Στο SalonLife μπορείς να ρυθμίσεις προκαταβολές, ώστε να μειώσεις τις ακυρώσεις και τα ραντεβού που κλείνονται να είναι πιο σίγουρα για σένα. Η προκαταβολή σού δίνει καλύτερο έλεγχο στο ημερολόγιό σου και σε βοηθά να χειρίζεσαι καλύτερα τις περιπτώσεις όπου ο πελάτης δεν εμφανίζεται ή ακυρώνει την τελευταία στιγμή.

Για σένα αυτό σημαίνει πιο σταθερό εισόδημα, λιγότερα κενά στο ημερολόγιο και μεγαλύτερη σιγουριά ότι ο χρόνος σου εκτιμάται πραγματικά.

‍
Κατά τη ρύθμιση της προκαταβολής ορίζεις πρώτα για ποιους και σε ποιες περιπτώσεις ισχύει, για παράδειγμα μόνο για νέους πελάτες ή για όλους όσοι κλείνουν ραντεβού. Μετά επιλέγεις αν ο πελάτης πρέπει να πληρώσει όλο το ποσό από πριν ή μόνο ένα μέρος του, και ορίζεις το ακριβές ποσό ή ποσοστό όπως προτιμάς. Μπορείς επίσης να ορίσεις ελάχιστη προκαταβολή, για να αποφύγεις πολύ μικρές πληρωμές στις φθηνότερες υπηρεσίες.

Μπορείς ακόμη να κάνεις εξαιρέσεις, για παράδειγμα για σταθερούς πελάτες ή για κρατήσεις της τελευταίας στιγμής, όπου η προκαταβολή μπορεί να γίνει προαιρετική. Τέλος, αποφασίζεις αν η προκαταβολή ισχύει μόνο για τις online κρατήσεις ή και για τα ραντεβού που καταχωρείς χειροκίνητα, ώστε το σύστημα να υποστηρίζει όσο καλύτερα γίνεται τον τρόπο που δουλεύεις.

Πού θα βρεις τις ρυθμίσεις προκαταβολής;
‍

Η ρύθμιση της προκαταβολής ξεκινά με την ενεργοποίηση των προκαταβολών.

Άνοιξε τις ρυθμίσεις προκαταβολής ως εξής:
1. Συνδέσου στον λογαριασμό σου στο SalonLife
2. Επίλεξε Apps → Wallet → General settings
3. Στη συνέχεια επίλεξε Enable prepayments.

Μετά ανοίγει μια ξεχωριστή προβολή, όπου επιλέγεις πώς θα λειτουργεί η προκαταβολή στο σαλόνι σου. Δεν χρειάζεται να ρυθμίσεις τα πάντα από το μηδέν, αφού διαλέγεις ανάμεσα σε συγκεκριμένες επιλογές, για παράδειγμα αν η προκαταβολή είναι προαιρετική, υποχρεωτική μόνο για online κρατήσεις, μόνο για νέους πελάτες ή για όλους.

Αφού διαλέξεις την κατάλληλη επιλογή, στα επόμενα βήματα μπορείς να καθορίσεις το ύψος της προκαταβολής, τους όρους και τις εξαιρέσεις, ώστε να ταιριάζουν ακριβώς στον τρόπο που δουλεύεις.

Επιλογή 1: «Prepayment is optional» – προαιρετική προκαταβολή

Με αυτή την επιλογή, στο τέλος της online κράτησης ο πελάτης βλέπει τη δυνατότητα να πληρώσει ολόκληρο το ποσό από πριν, αλλά μπορεί να διαλέξει και πληρωμή στο σαλόνι. Η προκαταβολή δεν ζητείται και η κράτηση επιβεβαιώνεται αμέσως, είτε ο πελάτης πλήρωσε από πριν είτε όχι.

Καλό να ξέρεις: Οι πελάτες δεν λαμβάνουν ειδοποιήσεις ή υπενθυμίσεις σχετικά με την προκαταβολή. Όλες οι κρατήσεις παίρνουν αυτόματα την κατάσταση «επιβεβαιωμένη».

Ταιριάζει αν:

• Έχεις ήδη σταθερή και αξιόπιστη πελατεία
• Στον κλάδο σου συνηθίζεται η πληρωμή στο σαλόνι
• Θέλεις η κράτηση να είναι για τον πελάτη όσο το δυνατόν πιο απλή και γρήγορη

Επιλογή 2: «Prepayment is required for online bookings» – υποχρεωτική προκαταβολή για online κρατήσεις

Στο τέλος της online κράτησης η πληρωμή της προκαταβολής είναι υποχρεωτική και χωρίς αυτήν η κράτηση δεν επιβεβαιώνεται. Αν ο πελάτης κλείσει ραντεβού αλλά δεν πληρώσει την προκαταβολή μέσα στο προβλεπόμενο διάστημα, η κράτηση ακυρώνεται αυτόματα. Οι πελάτες λαμβάνουν ειδοποιήσεις με email ή SMS.

Καλό να ξέρεις: Αυτή η ρύθμιση ισχύει μόνο για τις online κρατήσεις. Στα ραντεβού που καταχωρείς χειροκίνητα στο ημερολόγιο (π.χ. όσα κλείνονται τηλεφωνικά) η προκαταβολή δεν εφαρμόζεται αυτόματα και, αν χρειαστεί, τη διαχειρίζεσαι ξεχωριστά.

Ταιριάζει αν:

• Θέλεις να μειώσεις τις αδικαιολόγητες ακυρώσεις και τις μη εμφανίσεις
• Δουλεύεις κυρίως με κρατήσεις που γίνονται online
• Τα ραντεβού που καταχωρείς χειροκίνητα είναι η εξαίρεση

Επιλογή 3: «Prepayment is required for everyone» – υποχρεωτική προκαταβολή για όλους

Αυτή είναι η πιο αυστηρή επιλογή. Η προκαταβολή είναι υποχρεωτική για όλους τους πελάτες, τόσο για όσους κλείνουν online όσο και για εκείνους των οποίων τα ραντεβού καταχωρούνται χειροκίνητα στο ημερολόγιο (π.χ. τηλεφωνικά). Όλοι όσοι κλείνουν ραντεβού λαμβάνουν αυτόματα ειδοποιήσεις και, όπου χρειάζεται, υπενθυμίσεις.

Ταιριάζει αν:

• Θέλεις τον μέγιστο έλεγχο στον χρόνο σου
• Θέλεις να αποκλείσεις εντελώς τις ακυρώσεις χωρίς κόστος, από όποιο κανάλι κι αν γίνει η κράτηση
• Προσφέρεις μεγαλύτερης διάρκειας υπηρεσίες υψηλής αξίας, όπου η μη εμφάνιση κοστίζει ακριβά

Επιλογή 4: «Prepayment is required for new clients only» – υποχρεωτική προκαταβολή μόνο για νέους πελάτες

Η προκαταβολή ζητείται μόνο από νέους πελάτες. Όταν ένας πελάτης έχει έρθει αρκετές φορές, αποκτά αυτόματα την ιδιότητα του σταθερού πελάτη και από εκεί και πέρα μπορείς να του προσφέρεις πιο ευέλικτους όρους χωρίς προκαταβολή.

Πρόσθετες ρυθμίσεις:

• Ορίζεις μετά από πόσες επιτυχημένες επισκέψεις ένας πελάτης θεωρείται σταθερός
• Επιλέγεις πότε η προκαταβολή γίνεται προαιρετική για τους σταθερούς πελάτες

Ταιριάζει αν:

• Θέλεις να προστατευτείς από το ρίσκο με τους νέους πελάτες
• Θέλεις να επιβραβεύεις τους πιστούς πελάτες με καλύτερη εμπειρία
• Οι σταθεροί σου πελάτες είναι αξιόπιστοι και σπάνια ακυρώνουν

Επιλογή 5: «Prepayment is required only for higher-value bookings» – υποχρεωτική προκαταβολή μόνο για ακριβότερες υπηρεσίες

Γενικά η προκαταβολή είναι προαιρετική, αλλά όταν το συνολικό ποσό των υπηρεσιών της κράτησης ξεπερνά το όριο τιμής που έχεις ορίσει, γίνεται αυτόματα υποχρεωτική. Έτσι προστατεύεις τις μεγαλύτερες και ακριβότερες υπηρεσίες, χωρίς να γίνεται πιο περίπλοκη η κράτηση των απλούστερων.

Πρόσθετες ρυθμίσεις:

• Ορίζεις το όριο τιμής από το οποίο και πάνω ισχύει η προκαταβολή
• Επιλέγεις αν ο πελάτης πληρώνει από πριν μέρος του ποσού ή ολόκληρη την υπηρεσία
• Μπορείς να ρυθμίσεις και άλλους όρους και εξαιρέσεις

Ταιριάζει αν:

• Προσφέρεις τόσο σύντομες, φθηνότερες υπηρεσίες όσο και μεγάλες, ακριβότερες
• Θέλεις να προστατεύσεις τα πιο πολύτιμα ραντεβού χωρίς να περιπλέξεις τις απλούστερες κρατήσεις

Τι μπορείς να καθορίσεις αφού διαλέξεις επιλογή;

Όποια επιλογή κι αν διαλέξεις, στα επόμενα βήματα μπορείς να ρυθμίσεις πιο αναλυτικούς κανόνες:

• Αν ο πελάτης πληρώνει όλο το ποσό ή μόνο ένα μέρος του
• Το ακριβές ύψος της προκαταβολής και το ελάχιστο ποσό
• Εξαιρέσεις για κρατήσεις της τελευταίας στιγμής
• Τη δυνατότητα να πληρωθεί αμέσως ολόκληρο το ποσό
• Τους όρους προκαταβολής που βλέπουν οι πελάτες

Προσοχή! Αν χρησιμοποιείς τις ρυθμίσεις προκαταβολής, είναι υποχρεωτικό να ενημερώνεις τους πελάτες με σαφήνεια για τους όρους της προκαταβολής.

Όταν ολοκληρώσεις όλες τις ρυθμίσεις, κάνε κλικ στο Save στο κάτω μέρος της σελίδας, για να τεθούν σε ισχύ οι αλλαγές.
‍

ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Αν δεν ξέρεις από πού να ξεκινήσεις, διάλεξε αρχικά Prepayment is required for online bookings και όρισε ως προκαταβολή, για παράδειγμα, περίπου 20-30%. Αν θέλεις, πρόσθεσε και τη δυνατότητα να πληρώνεται αμέσως ολόκληρο το ποσό. Αν έχεις πολλές ακυρώσεις, μπορείς αργότερα να περάσεις σε πιο αυστηρή λύση, για παράδειγμα να κάνεις την προκαταβολή υποχρεωτική για όλους ή να αυξήσεις το ποσοστό

‍

Περισσότερα για τις ρυθμίσεις προκαταβολής θα βρεις εδώ:
‍1. Προαιρετική προκαταβολή
2. Υποχρεωτική προκαταβολή για online κρατήσεις
3. Υποχρεωτική προκαταβολή για όλους
4. Υποχρεωτική προκαταβολή μόνο για νέους πελάτες
5. Υποχρεωτική προκαταβολή μόνο για ακριβότερες υπηρεσίες

‍