Dans SalonLife, vous pouvez configurer les acomptes pour réduire les annulations et sécuriser vos créneaux réservés. L'acompte vous donne un meilleur contrôle sur votre calendrier et vous aide à mieux gérer les situations où un client ne se présente pas ou annule trop tard.

Concrètement, cela signifie des revenus plus stables, moins de créneaux vides dans votre calendrier, et plus de certitude que votre temps est réellement valorisé.

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Lors de la configuration de l'acompte, vous définissez d'abord à qui et dans quelles situations il s'applique : par exemple uniquement aux nouveaux clients, ou à tous ceux qui réservent. Vous choisissez ensuite si le client doit régler la totalité ou seulement une partie du montant, et vous fixez le montant exact ou le pourcentage selon vos préférences. Vous pouvez aussi définir un acompte minimum, pour éviter des paiements trop faibles sur les prestations les moins chères.

Vous pouvez également prévoir des exceptions, par exemple pour les clients fidèles ou les réservations de dernière minute, où l'acompte peut devenir facultatif. Enfin, vous décidez si l'acompte s'applique uniquement aux réservations en ligne ou aussi aux créneaux ajoutés manuellement, pour que le système s'adapte au mieux à votre façon de travailler.

Où trouver les réglages d'acompte ?
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La configuration des acomptes commence par leur activation.

Pour ouvrir les réglages d'acompte :
1. Connectez-vous à votre compte SalonLife
2. Allez dans Apps → Wallet → General settings
3. Sélectionnez ensuite Enable prepayments.

Une vue dédiée s'ouvre alors, dans laquelle vous choisissez comment l'acompte doit fonctionner dans votre salon. Vous n'avez pas besoin de tout configurer à partir de zéro : vous choisissez parmi des options prédéfinies, par exemple si l'acompte est facultatif, obligatoire uniquement pour les réservations en ligne, uniquement pour les nouveaux clients, ou pour tout le monde.

Une fois l'option choisie, vous pouvez préciser dans les étapes suivantes le montant de l'acompte, les conditions et les exceptions, afin qu'il corresponde exactement à votre façon de travailler.

Option 1 : « Prepayment is optional »

Avec cette option, le client voit à la fin de sa réservation en ligne la possibilité de payer en totalité à l'avance, mais peut aussi choisir de payer sur place. L'acompte n'est pas exigé et la réservation est confirmée immédiatement, qu'il ait payé à l'avance ou non.

Bon à savoir : aucune notification ni aucun rappel lié à l'acompte n'est envoyé aux clients. Toutes les réservations reçoivent automatiquement le statut « confirmée ».

Cette option convient si :

• vous avez une clientèle existante et fiable
• le paiement sur place est la norme dans votre secteur
• vous voulez que la réservation reste la plus simple et rapide possible pour le client

Option 2 : « Prepayment is required for online bookings »

À la fin de la réservation en ligne, le paiement de l'acompte est obligatoire : sans cela, la réservation n'est pas confirmée. Si le client réserve un créneau mais ne règle pas l'acompte dans le délai imparti, la réservation est annulée automatiquement. Les clients reçoivent des notifications par e-mail ou par SMS.

Bon à savoir : ce réglage ne s'applique qu'aux réservations en ligne. Les créneaux ajoutés manuellement au calendrier (par exemple réservés par téléphone) ne sont pas soumis automatiquement à l'acompte : vous devez les gérer séparément si besoin.

Cette option convient si :

• vous voulez réduire les annulations injustifiées et les no-shows
• vous travaillez principalement avec des réservations faites en ligne
• les créneaux ajoutés manuellement restent l'exception

Option 3 : « Prepayment is required for everyone »

C'est l'option la plus stricte. L'acompte est obligatoire pour tous les clients, qu'ils réservent en ligne ou que leur créneau soit ajouté manuellement au calendrier (par exemple par téléphone). Toutes les personnes qui réservent reçoivent automatiquement des notifications et, si besoin, des rappels.

Cette option convient si :

• vous voulez un contrôle maximal sur votre planning
• vous voulez exclure totalement les annulations gratuites, quel que soit le canal de réservation
• vous proposez des prestations longues et à forte valeur, pour lesquelles un no-show coûte cher

Option 4 : « Prepayment is required for new clients only »

L'acompte n'est exigé que des nouveaux clients. Lorsqu'un client est venu suffisamment de fois, il obtient automatiquement le statut de client fidèle, et vous pouvez alors lui proposer des conditions plus flexibles, sans acompte.

Réglages complémentaires :

• vous pouvez définir à partir de combien de visites réussies un client est considéré comme fidèle
• vous pouvez choisir à partir de quand l'acompte devient facultatif pour vos clients fidèles

Cette option convient si :

• vous voulez vous protéger du risque lié aux nouveaux clients
• vous voulez récompenser vos clients fidèles par une meilleure expérience
• vos clients fidèles sont fiables et annulent rarement

Option 5 : « Prepayment is required only for higher-value bookings »

En général, l'acompte est facultatif, mais si le montant total des prestations réservées dépasse le seuil que vous avez défini, il devient automatiquement obligatoire. Cela protège vos prestations les plus longues et les plus chères, sans compliquer la réservation des prestations plus simples.

Réglages complémentaires :

• vous pouvez définir le seuil à partir duquel l'acompte s'applique
• vous pouvez choisir si le client paie une partie ou la totalité de la prestation à l'avance
• vous pouvez configurer d'autres conditions et exceptions

Cette option convient si :

• vous proposez à la fois des prestations courtes et abordables, et des prestations longues et plus chères
• vous voulez protéger vos créneaux à plus forte valeur, sans compliquer les réservations plus simples

Que pouvez-vous préciser après avoir choisi une option ?

Quelle que soit l'option choisie, vous pouvez configurer des règles plus précises dans les étapes suivantes :

• si le client paie la totalité ou seulement une partie du montant
• le montant exact de l'acompte et le montant minimum
• des exceptions pour les réservations de dernière minute
• la possibilité de payer immédiatement la totalité
• les conditions d'acompte affichées aux clients

Important ! Si vous utilisez les réglages d'acompte, vous devez indiquer clairement les conditions d'acompte à vos clients.

Une fois tous les réglages en place, cliquez en bas de page sur Save pour appliquer les modifications.
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ASTUCE : Si vous ne savez pas par où commencer, choisissez d'abord Prepayment is required for online bookings et fixez l'acompte à environ 20-30 %. Vous pouvez aussi ajouter la possibilité de payer la totalité immédiatement. Si vous constatez beaucoup d'annulations, vous pourrez ensuite passer à une option plus stricte, par exemple rendre l'acompte obligatoire pour tout le monde ou augmenter le pourcentage.

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Pour en savoir plus sur les réglages d'acompte :
‍1. Prepayment is optional
2. Prepayment is required for online bookings
3. Prepayment is required for everyone
4. Prepayment is required for new clients only
5. Prepayment is required only for higher-value bookings

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