I SalonLife kan du konfigurera förskottsbetalningar för att minska avbokningar och göra dina bokade tider säkrare. Förskottsbetalning ger dig bättre kontroll över din kalender och hjälper dig att hantera situationer där kunden inte dyker upp eller avbokar i sista sekunden.

Det innebär en stabilare inkomst för dig, färre luckor i kalendern och större trygghet i att din tid faktiskt värdesätts.

‍
När du konfigurerar förskottsbetalning kan du först ange för vem och i vilka situationer den ska gälla, till exempel bara för nya kunder eller för alla som bokar. Sedan väljer du om kunden ska betala hela beloppet i förskott eller bara en del av det, och anger exakt belopp eller procentsats efter eget val. Du kan även ange en minsta förskottsbetalning, för att undvika alltför små betalningar för billigare tjänster.

Det går också att göra undantag, till exempel för stamkunder eller bokningar i sista minuten, där förskottsbetalningen kan bli frivillig. Till sist kan du bestämma om förskottsbetalningen bara ska gälla onlinebokningar eller även tider som du lägger till manuellt, så att systemet stödjer ditt arbetssätt på bästa sätt.

Var hittar du inställningarna för förskottsbetalning?
‍

Konfigurationen av förskottsbetalning börjar med att du aktiverar förskottsbetalning över huvud taget.

Så här öppnar du inställningarna för förskottsbetalning:
1. Logga in på ditt SalonLife-konto
2. Välj Apps → Wallet → General settings
3. Välj sedan Enable prepayments.

Därefter öppnas en separat vy där du kan välja hur förskottsbetalningen ska fungera i din salong. Du behöver inte konfigurera allt från grunden själv, utan kan välja mellan färdiga alternativ, till exempel om förskottsbetalning ska vara frivillig, obligatorisk endast för onlinebokningar, endast för nya kunder eller för alla.

När du har valt lämpligt alternativ kan du i nästa steg specificera förskottsbetalningens storlek, villkor och undantag, så att det passar exakt ditt arbetssätt.

Alternativ 1: Prepayment is optional

Med det här alternativet ser kunden i slutet av onlinebokningen möjligheten att betala hela beloppet i förskott, men kan också välja att betala på plats. Förskottsbetalning krävs inte, och bokningen bekräftas direkt — oavsett om kunden betalade i förskott eller inte.

Viktigt att veta: Kunder får inga aviseringar eller påminnelser om förskottsbetalning. Alla bokningar får automatiskt statusen ”bekräftad”.

Passar när:

• Du har en befintlig och pålitlig kundkrets
• Det är brukligt inom din bransch att betala på plats
• Du vill att bokningen ska vara så enkel och snabb som möjligt för kunden

Alternativ 2: Prepayment is required for online bookings

I slutet av onlinebokningen är förskottsbetalning obligatorisk — utan den bekräftas inte bokningen. Om kunden bokar en tid men inte betalar förskottsbetalningen inom angiven tid avbokas bokningen automatiskt. Kunder får aviseringar via e-post eller SMS.

Viktigt att veta: Den här inställningen gäller endast onlinebokningar. Tider som läggs till manuellt i kalendern (t.ex. tider som bokas via telefon) omfattas inte automatiskt av förskottsbetalningen — det behöver du vid behov hantera separat.

Passar när:

• Du vill minska avbokningar och no-shows utan giltig anledning
• Du arbetar främst med bokningar gjorda online
• Manuellt tillagda tider är undantag

Alternativ 3: Prepayment is required for everyone

Det här är det strängaste alternativet. Förskottsbetalning är obligatorisk för alla kunder — både de som bokar online och de vars tider läggs till manuellt i kalendern (t.ex. via telefon). Alla som bokar får automatiskt aviseringar och vid behov påminnelser.

Passar när:

• Du vill ha maximal kontroll över din tid
• Du vill helt utesluta kostnadsfria avbokningar — oavsett bokningskanal
• Du erbjuder längre och mer värdefulla tjänster där no-shows blir kostsamma

Alternativ 4: Prepayment is required for new clients only

Förskottsbetalning krävs endast av nya kunder. När en kund har besökt dig tillräckligt många gånger får hen automatiskt status som stamkund, och därefter kan du erbjuda mer flexibla villkor utan förskottsbetalning.

Tilläggsinställningar:

• Du kan ange efter hur många genomförda besök en kund räknas som stamkund
• Du kan välja när förskottsbetalningen blir frivillig för stamkunder

Passar när:

• Du vill skydda dig mot risken med nya kunder
• Du vill belöna lojala kunder med en bättre upplevelse
• Dina stamkunder är pålitliga och avbokar sällan

Alternativ 5: Prepayment is required only for higher-value bookings

Generellt är förskottsbetalning frivillig, men om det bokade totalbeloppet överstiger den prisgräns du har angett blir förskottsbetalningen automatiskt obligatorisk. Det skyddar längre och dyrare tjänster utan att göra bokningen av enklare tjänster mer komplicerad.

Tilläggsinställningar:

• Du kan ange prisgränsen från vilken förskottsbetalningen gäller
• Du kan välja om kunden betalar en del av beloppet eller hela tjänsten i förskott
• Du kan konfigurera andra villkor och undantag

Passar när:

• Du erbjuder både korta, billigare tjänster och långa, dyrare tjänster
• Du vill skydda dina mer värdefulla tider utan att göra enklare bokningar krångliga

Vad kan du specificera efter att du har valt alternativ?

Oavsett vilket alternativ du väljer kan du i nästa steg konfigurera mer detaljerade regler:

• Om kunden betalar hela beloppet eller bara en del av det
• Förskottsbetalningens exakta storlek och minimibelopp
• Undantag för bokningar i sista minuten
• Möjligheten att betala hela beloppet direkt
• Villkoren för förskottsbetalning som visas för kunderna

Obs! Om du använder inställningar för förskottsbetalning är det obligatoriskt att tydligt ange villkoren för förskottsbetalningen till kunderna.

När alla inställningar är på plats klickar du på Save längst ner på sidan för att ändringarna ska börja gälla.
‍

TIPS: Om du är osäker på var du ska börja, välj till att börja med Prepayment is required for online bookings och ange till exempel ungefär 20–30 % i förskottsbetalning. Lägg gärna till möjligheten att betala hela beloppet direkt. Har du många avbokningar kan du senare gå mot en striktare lösning, till exempel göra förskottsbetalning obligatorisk för alla eller höja procentsatsen.

‍

Du kan läsa mer i detalj om inställningarna för förskottsbetalning här:
‍1. Prepayment is optional
2. Prepayment is required for online bookings
3. Prepayment is required for everyone
4. Prepayment is required for new clients only
5. Prepayment is required only for higher-value bookings

‍