In SalonLife kun je aanbetalingen instellen om annuleringen te verminderen en ervoor te zorgen dat geboekte afspraken zekerder voor je zijn. Een aanbetaling geeft je meer controle over je agenda en helpt je beter om te gaan met situaties waarin een klant niet komt opdagen of te laat annuleert.
Dat betekent voor jou een stabielere omzet, minder lege plekken in je agenda en meer zekerheid dat je tijd echt gewaardeerd wordt.
Bij het instellen van de aanbetaling bepaal je eerst voor wie en in welke situaties deze geldt, bijvoorbeeld alleen voor nieuwe klanten of voor alle boekers. Vervolgens kies je of de klant het volledige bedrag of slechts een deel vooraf moet betalen, en stel je het exacte bedrag of percentage in naar wens. Daarnaast kun je een minimale aanbetaling instellen om te voorkomen dat de bedragen bij goedkopere behandelingen te laag worden.
Ook kun je uitzonderingen maken, bijvoorbeeld voor vaste klanten of last-minute boekingen, waarbij de aanbetaling vrijblijvend kan worden. Ten slotte bepaal je of de aanbetaling alleen geldt voor online boekingen of ook voor handmatig toegevoegde afspraken, zodat het systeem zo goed mogelijk aansluit op jouw manier van werken.
Waar vind je de aanbetalingsinstellingen?
_20(1).png)
Het instellen van de aanbetaling begint met het inschakelen ervan.
Open de aanbetalingsinstellingen zo:
1. Log in bij je SalonLife-account
2. Ga naar Apps → Wallet → General settings
3. Kies vervolgens Enable prepayments.
Daarna opent een apart scherm waarin je kiest hoe de aanbetaling in jouw salon gaat werken. Je hoeft niet alles vanaf nul zelf in te stellen, maar kiest uit vaste opties, bijvoorbeeld of de aanbetaling vrijblijvend is, verplicht voor alleen online boekingen, alleen voor nieuwe klanten, of voor iedereen.
Heb je de juiste optie gekozen, dan kun je in de volgende stappen de hoogte, voorwaarden en uitzonderingen van de aanbetaling verder verfijnen, zodat deze precies bij jouw manier van werken past.
Optie 1: Prepayment is optional
Bij deze optie ziet de klant aan het einde van het online boeken de mogelijkheid om volledig vooraf te betalen, maar kan hij ook kiezen voor betalen ter plekke. Een aanbetaling is niet verplicht en de boeking wordt direct bevestigd, ongeacht of de klant vooraf heeft betaald.
Belangrijk om te weten: klanten ontvangen geen meldingen of herinneringen over de aanbetaling. Alle boekingen krijgen automatisch de status „bevestigd".
Geschikt als:
- je een bestaand en betrouwbaar klantenbestand hebt
- het in jouw branche gebruikelijk is om ter plekke te betalen
- je wilt dat boeken voor de klant zo eenvoudig en snel mogelijk is
Optie 2: Prepayment is required for online bookings
Aan het einde van het online boeken is de aanbetaling verplicht — zonder aanbetaling wordt de boeking niet bevestigd. Boekt een klant een afspraak maar betaalt hij de aanbetaling niet binnen de ingestelde tijd, dan wordt de boeking automatisch geannuleerd. Klanten ontvangen meldingen via e-mail of sms.
Belangrijk om te weten: deze instelling geldt alleen voor online boekingen. Voor afspraken die je handmatig in de Calendar toevoegt (bijvoorbeeld telefonisch geboekte afspraken) geldt de aanbetaling niet automatisch — dit moet je indien nodig apart regelen.
Geschikt als:
- je onnodige annuleringen en no-shows wilt verminderen
- je vooral met online geboekte afspraken werkt
- handmatig toegevoegde afspraken uitzondering zijn
Optie 3: Prepayment is required for everyone
Dit is de strengste optie. De aanbetaling is verplicht voor alle klanten — zowel voor wie online boekt als voor wie handmatig in de Calendar wordt ingepland (bijvoorbeeld telefonisch). Alle boekers ontvangen automatisch meldingen en indien nodig herinneringen.
Geschikt als:
- je maximale controle over je tijd wilt
- je gratis annuleren volledig wilt uitsluiten, ongeacht het boekingskanaal
- je langere, hogerwaardige behandelingen aanbiedt waarbij een no-show duur uitpakt
Optie 4: Prepayment is required for new clients only
De aanbetaling geldt alleen voor nieuwe klanten. Is een klant al vaak genoeg geweest, dan krijgt hij automatisch de status vaste klant en kun je hem daarna flexibelere voorwaarden bieden zonder aanbetaling.
Extra instellingen:
- je stelt in na hoeveel voltooide bezoeken een klant als vaste klant geldt
- je kiest vanaf wanneer de aanbetaling voor vaste klanten vrijblijvend wordt
Geschikt als:
- je jezelf wilt beschermen tegen risico bij nieuwe klanten
- je loyale klanten wilt belonen met een betere ervaring
- vaste klanten betrouwbaar zijn en zelden annuleren
Optie 5: Prepayment is required only for higher-value bookings
Standaard is de aanbetaling vrijblijvend, maar overschrijdt het totaalbedrag van de geboekte behandelingen de door jou ingestelde prijsgrens, dan wordt de aanbetaling automatisch verplicht. Zo bescherm je langere en duurdere behandelingen zonder dat boeken voor eenvoudigere behandelingen ingewikkelder wordt.
Extra instellingen:
- je stelt de prijsgrens in vanaf waar de aanbetaling geldt
- je kiest of de klant een deel of het volledige bedrag vooraf betaalt
- je stelt andere voorwaarden en uitzonderingen in
Geschikt als:
- je zowel korte, goedkopere als lange, duurdere behandelingen aanbiedt
- je waardevollere afspraken wilt beschermen zonder eenvoudigere boekingen te bemoeilijken
Wat kun je na het kiezen van een optie verder instellen?
Ongeacht welke optie je kiest, kun je in de volgende stappen preciezere regels instellen:
- of de klant het volledige bedrag of slechts een deel betaalt
- de exacte hoogte en het minimumbedrag van de aanbetaling
- uitzonderingen voor last-minute boekingen
- de mogelijkheid om direct het volledige bedrag te betalen
- de aanbetalingsvoorwaarden die aan klanten worden getoond
NB! Gebruik je de aanbetalingsinstellingen, dan ben je verplicht om de voorwaarden van de aanbetaling duidelijk aan klanten te vermelden.
Staat alles ingesteld zoals je wilt, klik dan onderaan de pagina op Save om de wijzigingen door te voeren.
TIP: Weet je niet zeker waar je moet beginnen, kies dan eerst voor Prepayment is required for online bookings en stel de aanbetaling in op bijvoorbeeld 20-30%. Voeg desgewenst de mogelijkheid toe om direct het volledige bedrag te betalen. Heb je veel annuleringen, dan kun je later overstappen op een strengere oplossing, bijvoorbeeld de aanbetaling voor iedereen verplicht maken of het percentage verhogen.
Meer over de aanbetalingsinstellingen lees je hier:
1. Prepayment is optional
2. Prepayment is required for online bookings
3. Prepayment is required for everyone
4. Prepayment is required for new clients only
5. Prepayment is required only for higher-value bookings
-