V SalonLife si můžete nastavit zálohy, abyste snížili počet zrušení a zajistili, že rezervované termíny budou pro vás jistější. Záloha vám dává lepší kontrolu nad kalendářem a pomáhá lépe řešit situace, kdy klient nedorazí nebo zruší termín příliš na poslední chvíli.

To pro vás znamená stabilnější příjem, méně prázdných míst v kalendáři a víc jistoty, že je váš čas skutečně ceněný.

‍
Při nastavování zálohy si nejprve určíte, pro koho a v jakých situacích platí, například jen pro nové klienty nebo pro všechny, kdo si rezervují. Poté zvolíte, zda klient musí zaplatit celou částku předem, nebo jen její část, a určíte přesnou částku nebo procento podle svých preferencí. Navíc můžete přidat minimální zálohu, abyste zabránili příliš malým platbám u levnějších služeb.

Zároveň je možné udělat výjimky, například pro stálé klienty nebo rezervace na poslední chvíli, kde se záloha může stát dobrovolnou. Nakonec se rozhodnete, zda záloha platí jen pro online rezervace, nebo i pro ručně přidané termíny, aby systém co nejlépe podporoval vaši organizaci práce.

Jak najít nastavení zálohy?
‍

Nastavení zálohy začíná tím, že zálohy vůbec zapnete.

Nastavení zálohy otevřete takto:
1. Přihlaste se do svého účtu SalonLife
2. Zvolte Apps → Wallet → General settings
3. Poté zvolte Enable prepayments.

Poté se vám otevře samostatné zobrazení, kde si zvolíte, jak bude záloha ve vašem salonu fungovat. Nemusíte tam nic nastavovat od nuly, ale můžete vybírat mezi pevnými možnostmi, například zda je záloha dobrovolná, povinná jen pro online rezervace, jen pro nové klienty, nebo pro všechny.

Jakmile zvolíte vhodnou variantu, v dalších krocích si upřesníte výši zálohy, podmínky a výjimky tak, aby přesně odpovídaly vaší organizaci práce.

Varianta 1: Prepayment is optional

U této varianty klient na konci online rezervace vidí možnost zaplatit celou částku předem, ale může si zvolit i platbu na místě. Záloha se nevyžaduje a rezervace se potvrdí okamžitě – bez ohledu na to, zda klient zaplatil předem, nebo ne.

Důležité vědět: Klientům se neposílají žádná oznámení ani připomínky týkající se platby předem. Všechny rezervace automaticky dostanou stav „potvrzeno“.

Hodí se, když:

• máte stávající a důvěryhodnou klientelu
• ve vašem oboru je zvykem platit na místě
• chcete, aby byla rezervace pro klienta co nejjednodušší a nejrychlejší

Varianta 2: Prepayment is required for online bookings

Na konci online rezervace je zaplacení zálohy povinné – bez ní se rezervace nepotvrdí. Pokud si klient zarezervuje termín, ale nezaplatí zálohu v určeném čase, rezervace se automaticky zruší. Klientům se posílají oznámení e-mailem nebo SMS.

Důležité vědět: Toto nastavení platí jen pro online rezervace. Na ručně přidané termíny do kalendáře (např. rezervace přes telefon) se záloha automaticky nevztahuje – v případě potřeby je nutné to řešit zvlášť.

Hodí se, když:

• chcete snížit počet zrušení bez důvodu a nedostavení se
• pracujete převážně s rezervacemi z webu
• ručně přidané termíny jsou výjimkou

Varianta 3: Prepayment is required for everyone

Toto je nejpřísnější varianta. Záloha je povinná pro všechny klienty – jak pro ty, kdo rezervují online, tak pro ty, jejichž termíny se přidávají ručně do kalendáře (např. přes telefon). Všem, kdo si rezervují, se automaticky posílají oznámení a v případě potřeby i připomínky.

Hodí se, když:

• chcete mít nad svým časem maximální kontrolu
• chcete zcela vyloučit bezplatná zrušení – bez ohledu na kanál rezervace
• nabízíte delší a hodnotnější služby, u kterých je nedostavení se nákladné

Varianta 4: Prepayment is required for new clients only

Záloha se vyžaduje jen od nových klientů. Jakmile klient přijde dostatečně mnohokrát, automaticky získá status stálého klienta a poté mu můžete nabídnout pružnější podmínky bez zálohy.

Doplňková nastavení:

• Můžete určit, od kolikáté úspěšné návštěvy se klient považuje za stálého klienta
• Můžete zvolit, kdy se placení zálohy stane pro stálé klienty dobrovolným

Hodí se, když:

• chcete se chránit před rizikem u nových klientů
• chcete odměnit věrné klienty lepší zkušeností
• stálí klienti jsou důvěryhodní a zřídka ruší termíny

Varianta 5: Prepayment is required only for higher-value bookings

Obecně je záloha dobrovolná, ale pokud celková částka rezervovaných služeb překročí vámi určenou cenovou hranici, stane se záloha automaticky povinnou. To chrání delší a dražší služby, aniž by se rezervace jednodušších služeb stala složitější.

Doplňková nastavení:

• Můžete určit cenovou hranici, od které záloha platí
• Můžete zvolit, zda klient zaplatí předem část částky, nebo celou službu
• Můžete nastavit další podmínky a výjimky

Hodí se, když:

• nabízíte jak krátké levnější, tak dlouhé dražší služby
• chcete chránit hodnotnější termíny, aniž by se jednodušší rezervace zkomplikovaly

Co si můžete upřesnit po výběru varianty?

Bez ohledu na zvolenou variantu si v dalších krocích můžete nastavit podrobnější pravidla:

• Zda klient zaplatí celou částku, nebo jen její část
• Přesnou výši zálohy a minimální částku
• Výjimky pro rezervace na poslední chvíli
• Možnost zaplatit hned celou částku
• Podmínky zálohy, které se klientům zobrazují

POZOR! Pokud používáte nastavení zálohy, musíte klientům jasně upřesnit podmínky zálohy.

Jakmile máte všechna nastavení hotová, klikněte dole na stránce na Save, aby se změny uložily.
‍

TIP: Pokud si nejste jistí, kde začít, zvolte na začátek Prepayment is required for online bookings a nastavte zálohu například na 20–30 %. Podle přání přidejte možnost zaplatit hned celou částku. Pokud máte hodně zrušení, můžete později přejít na přísnější řešení, například udělat zálohu povinnou pro všechny nebo zvýšit procento

‍

Více o nastavení zálohy si můžete přečíst zde:
‍1. Prepayment is optional
2. Prepayment is required for online bookings
3. Prepayment is required for everyone
4. Prepayment is required for new clients only
5. Prepayment is required only for higher-value bookings

‍