SalonLifessa voit määrittää ennakkomaksut vähentääksesi peruutuksia ja varmistaaksesi, että varatut ajat pysyvät sinulle varmempina. Ennakkomaksu antaa sinulle paremman hallinnan kalenteriisi ja auttaa ratkaisemaan paremmin tilanteita, joissa asiakas ei saavu paikalle tai peruuttaa liian myöhään.

Tämä tarkoittaa sinulle vakaampaa tuloa, vähemmän tyhjiä aukkoja kalenterissa ja enemmän varmuutta siitä, että aikaasi arvostetaan aidosti.

‍
Ennakkomaksua määrittäessäsi voit ensin päättää, kenelle ja missä tilanteissa se koskee, esimerkiksi vain uusille asiakkaille tai kaikille varaajille. Sen jälkeen valitset, pitääkö asiakkaan maksaa koko summa ennakkoon vai vain osa siitä, ja määrität tarkan summan tai prosentin oman mieltymyksesi mukaan. Lisäksi voit asettaa vähimmäisennakkomaksun, jotta vältät liian pienet maksut halvempien palveluiden kohdalla.

Voit myös tehdä poikkeuksia, esimerkiksi kanta-asiakkaille tai viime hetken varauksille, joissa ennakkomaksusta voi tulla vapaaehtoinen. Lopuksi voit päättää, koskeeko ennakkomaksu vain verkkovarauksia vai myös käsin lisättyjä aikoja, jotta järjestelmä tukisi työjärjestystäsi mahdollisimman hyvin.

Mistä löydät ennakkomaksun asetukset?
‍

Ennakkomaksun määrittäminen alkaa siitä, että otat ennakkomaksut ylipäätään käyttöön.

Avaa ennakkomaksun asetukset näin:
1. Kirjaudu SalonLife-tilillesi
2. Valitse Sovellukset → Lompakko → Yleisasetukset
3. Valitse sitten Ota ennakkomaksut käyttöön.

Tämän jälkeen avautuu erillinen näkymä, jossa voit valita, miten ennakkomaksu toimii salongissasi. Sinun ei tarvitse määrittää kaikkea itse alusta asti, vaan voit valita valmiiden vaihtoehtojen väliltä, esimerkiksi onko ennakkomaksu vapaaehtoinen, pakollinen vain verkkovarauksille, vain uusille asiakkaille vai kaikille.

Kun olet valinnut sopivan vaihtoehdon, voit seuraavissa vaiheissa tarkentaa ennakkomaksun suuruutta, ehtoja ja poikkeuksia, jotta se vastaisi tarkalleen työjärjestystäsi.

Vaihtoehto 1: Ennakkomaksu on vapaaehtoinen

Tässä vaihtoehdossa asiakas näkee verkkovarauksen lopussa mahdollisuuden maksaa koko summan ennakkoon, mutta voi valita myös maksamisen paikan päällä. Ennakkomaksua ei vaadita, ja varaus vahvistetaan heti — riippumatta siitä, maksoiko asiakas ennakkoon vai ei.

Tärkeää tietää: Asiakkaille ei lähetetä ennakkomaksuun liittyviä ilmoituksia tai muistutuksia. Kaikki varaukset saavat automaattisesti tilan ”vahvistettu”.

Sopii, kun:

• Sinulla on olemassa oleva ja luotettava asiakaskunta
• Alallasi on tapana maksaa paikan päällä
• Haluat varaamisen olevan asiakkaalle mahdollisimman yksinkertaista ja nopeaa

Vaihtoehto 2: Ennakkomaksu on pakollinen verkkovarauksessa

Verkkovarauksen lopussa ennakkomaksun maksaminen on pakollista — ilman sitä varausta ei vahvisteta. Jos asiakas varaa ajan mutta ei maksa ennakkomaksua määräajassa, varaus peruuntuu automaattisesti. Asiakkaille lähetetään ilmoitukset sähköpostitse tai tekstiviestillä.

Tärkeää tietää: Tämä asetus koskee vain verkkovarauksia. Käsin kalenteriin lisättyihin aikoihin (esim. puhelimitse varatut ajat) ennakkomaksua ei sovelleta automaattisesti — sitä täytyy tarvittaessa hallita erikseen.

Sopii, kun:

• Haluat vähentää perusteettomia peruutuksia ja saapumatta jättämisiä
• Työskentelet pääasiassa verkossa tehtyjen varausten kanssa
• Käsin lisättävät ajat ovat poikkeustapauksia

Vaihtoehto 3: Ennakkomaksu on pakollinen ehdottomasti kaikille

Tämä on tiukin vaihtoehto. Ennakkomaksu on pakollinen kaikille asiakkaille — sekä niille, jotka varaavat verkossa, että niille, joiden ajat lisätään käsin kalenteriin (esim. puhelimitse). Kaikille varaajille lähetetään automaattisesti ilmoitukset ja tarvittaessa muistutukset.

Sopii, kun:

• Haluat maksimaalisen hallinnan ajastasi
• Haluat estää ilmaiset peruutukset täysin — varauskanavasta riippumatta
• Tarjoat pidempiä ja arvokkaampia palveluita, joiden kohdalla saapumatta jättäminen on kallista

Vaihtoehto 4: Ennakkomaksu on pakollinen vain uusille asiakkaille

Ennakkomaksua vaaditaan vain uusilta asiakkailta. Kun asiakas on käynyt riittävän monta kertaa, hän saa automaattisesti kanta-asiakkaan statuksen, minkä jälkeen voit tarjota hänelle joustavampia ehtoja ilman ennakkomaksua.

Lisäasetukset:

• Voit määrittää, kuinka mones onnistunut käynti tekee asiakkaasta kanta-asiakkaan
• Voit valita, milloin ennakkomaksusta tulee kanta-asiakkaille vapaaehtoinen

Sopii, kun:

• Haluat suojautua uusien asiakkaiden riskiltä
• Haluat palkita uskolliset asiakkaat paremmalla kokemuksella
• Kanta-asiakkaat ovat luotettavia ja peruuttavat harvoin

Vaihtoehto 5: Ennakkomaksu on pakollinen vain kalliimpien palveluiden kohdalla

Yleensä ennakkomaksu on vapaaehtoinen, mutta jos varattujen palveluiden kokonaissumma ylittää sinun asettamasi hintarajan, ennakkomaksusta tulee automaattisesti pakollinen. Tämä suojaa pidempiä ja kalliimpia palveluita ilman, että yksinkertaisempien palveluiden varaaminen muuttuu hankalammaksi.

Lisäasetukset:

• Voit määrittää hintarajan, josta alkaen ennakkomaksu on voimassa
• Voit valita, maksaako asiakas osan summasta vai koko palvelun ennakkoon
• Voit määrittää muita ehtoja ja poikkeuksia

Sopii, kun:

• Tarjoat sekä lyhyitä, edullisempia että pitkiä, kalliimpia palveluita
• Haluat suojata arvokkaampia aikoja ilman, että yksinkertaisemmista varauksista tulee hankalia

Mitä voit tarkentaa vaihtoehdon valitsemisen jälkeen?

Valitusta vaihtoehdosta riippumatta voit seuraavissa vaiheissa määrittää tarkemmat säännöt:

• Maksaako asiakas koko summan vai vain osan siitä
• Ennakkomaksun tarkan suuruuden ja vähimmäissumman
• Viime hetken varausten poikkeukset
• Mahdollisuuden maksaa koko summa heti
• Ennakkomaksun ehdot, jotka näytetään asiakkaille

HUOM! Jos käytät ennakkomaksuasetuksia, on pakollista kertoa asiakkaille selkeästi ennakkomaksun ehdot.

Kun kaikki asetukset ovat kunnossa, klikkaa sivun alareunassa Tallenna, jotta muutokset tulevat voimaan.
‍

VINKKI: Jos et ole varma, mistä aloittaa, valitse aluksi Ennakkomaksu on pakollinen verkkovarauksessa ja määritä ennakkomaksuksi esimerkiksi noin 20–30 %. Halutessasi lisää mahdollisuus maksaa koko summa heti. Jos peruutuksia on paljon, voit myöhemmin siirtyä tiukempaan ratkaisuun, esimerkiksi tehdä ennakkomaksusta pakollisen kaikille tai nostaa prosenttia

‍

Ennakkomaksun asetuksista voit lukea vielä tarkemmin täältä:
‍1. Ennakkomaksu on vapaaehtoinen
2. Ennakkomaksu on pakollinen verkkovarauksessa
3. Ennakkomaksu on pakollinen ehdottomasti kaikille
4. Ennakkomaksu on pakollinen vain uusille asiakkaille
5. Ennakkomaksu on pakollinen vain kalliimpien palveluiden kohdalla

‍