I SalonLife kan du sætte forudbetaling op for at reducere aflysninger og sikre, at de bookede tider er mere pålidelige for dig. Forudbetaling giver dig bedre kontrol over din kalender og hjælper med at håndtere situationer, hvor kunden udebliver eller aflyser for sent.

Det betyder for dig en mere stabil omsætning, færre huller i kalenderen og større sikkerhed for, at din tid reelt bliver værdsat.

‍
Når du sætter forudbetaling op, kan du først bestemme, hvem og hvilke situationer det gælder for – f.eks. kun nye kunder eller alle, der booker. Derefter vælger du, om kunden skal betale hele beløbet forud eller kun en del af det, og fastsætter det præcise beløb eller den procent, du foretrækker. Du kan desuden angive en minimumsforudbetaling for at undgå for små betalinger ved billigere behandlinger.

Det er også muligt at lave undtagelser, f.eks. for stamkunder eller bookinger i sidste øjeblik, hvor forudbetaling kan blive valgfri. Til sidst kan du beslutte, om forudbetaling kun skal gælde for online bookinger eller også for tider, du selv tilføjer manuelt, så systemet understøtter din arbejdsgang bedst muligt.

Sådan finder du indstillingerne for forudbetaling
‍

Opsætning af forudbetaling starter med, at du slår forudbetaling til.

Åbn indstillingerne for forudbetaling her:
1. Log ind på din SalonLife-konto
2. Vælg Apps → Wallet → General settings
3. Vælg derefter Enable prepayments.

Derefter åbnes en separat visning, hvor du kan vælge, hvordan forudbetaling skal fungere i din salon. Du behøver ikke opsætte alt fra bunden, men kan vælge mellem faste muligheder, f.eks. om forudbetaling er valgfri, kun obligatorisk ved online booking, kun for nye kunder eller for alle.

Når du har valgt den ønskede mulighed, kan du i de næste trin angive størrelsen på forudbetalingen, betingelser og undtagelser, så det passer præcis til din arbejdsgang.

Mulighed 1: Forudbetaling er valgfri

Ved denne mulighed ser kunden i slutningen af en online booking muligheden for at betale hele beløbet forud, men kan også vælge at betale på stedet. Forudbetaling kræves ikke, og bookingen bekræftes med det samme – uanset om kunden har betalt forud eller ej.

Vigtigt at vide: Kunderne får ikke sendt beskeder eller påmindelser om forudbetaling. Alle bookinger får automatisk status „bekræftet”.

Passer godt, hvis:

• Du har en etableret og pålidelig kundekreds
• Det er normalt i din branche at betale på stedet
• Du ønsker, at bookingen skal være så enkel og hurtig som muligt for kunden

Mulighed 2: Forudbetaling er obligatorisk ved online booking

I slutningen af en online booking er det obligatorisk at betale forud – uden det bekræftes bookingen ikke. Hvis kunden booker en tid, men ikke betaler forudbetalingen inden for den fastsatte tid, annulleres bookingen automatisk. Kunderne får besked via e-mail eller sms.

Vigtigt at vide: Denne indstilling gælder kun for online bookinger. Tider, der tilføjes manuelt i kalenderen (f.eks. telefonisk bookede tider), får ikke automatisk forudbetaling – det skal om nødvendigt håndteres separat.

Passer godt, hvis:

• Du vil reducere ubegrundede aflysninger og udeblivelser
• Du primært arbejder med bookinger foretaget online
• Manuelt tilføjede tider er en undtagelse

Mulighed 3: Forudbetaling er obligatorisk for absolut alle

Dette er den strengeste mulighed. Forudbetaling er obligatorisk for alle kunder – både dem, der booker online, og dem, hvis tider tilføjes manuelt i kalenderen (f.eks. telefonisk). Alle, der booker, får automatisk beskeder og om nødvendigt påmindelser.

Passer godt, hvis:

• Du ønsker maksimal kontrol over din tid
• Du vil helt udelukke gratis aflysninger – uanset bookingkanal
• Du tilbyder længere og højtprisede behandlinger, hvor udeblivelse er dyrt

Mulighed 4: Forudbetaling er kun obligatorisk for nye kunder

Forudbetaling kræves kun af nye kunder. Når en kunde har været der tilstrækkeligt mange gange, får kunden automatisk status som stamkunde, og du kan derefter tilbyde mere fleksible betingelser uden forudbetaling.

Yderligere indstillinger:

• Du kan angive, efter hvor mange gennemførte besøg en kunde regnes som stamkunde
• Du kan vælge, hvornår forudbetaling bliver valgfri for stamkunder

Passer godt, hvis:

• Du vil beskytte dig mod risikoen ved nye kunder
• Du vil belønne loyale kunder med en bedre oplevelse
• Dine stamkunder er pålidelige og aflyser sjældent

Mulighed 5: Forudbetaling er kun obligatorisk for dyrere behandlinger

Generelt er forudbetaling valgfri, men hvis den samlede pris for de bookede behandlinger overstiger den grænse, du har fastsat, bliver forudbetaling automatisk obligatorisk. Det beskytter længere og dyrere behandlinger uden at gøre det mere besværligt at booke enklere behandlinger.

Yderligere indstillinger:

• Du kan angive den beløbsgrænse, hvorfra forudbetaling gælder
• Du kan vælge, om kunden betaler en del af beløbet eller hele behandlingen forud
• Du kan indstille andre betingelser og undtagelser

Passer godt, hvis:

• Du tilbyder både korte, billigere og lange, dyrere behandlinger
• Du vil beskytte de mest værdifulde tider uden at gøre enklere bookinger besværlige

Hvad kan du justere, efter du har valgt en mulighed?

Uanset hvilken mulighed du har valgt, kan du i de næste trin indstille mere præcise regler:

• Om kunden betaler hele beløbet eller kun en del af det
• Den præcise størrelse på forudbetalingen og minimumsbeløbet
• Undtagelser for bookinger i sidste øjeblik
• Muligheden for at betale hele beløbet med det samme
• Betingelserne for forudbetaling, som vises til kunderne

Vigtigt! Hvis du bruger indstillinger for forudbetaling, er det obligatorisk at oplyse kunderne tydeligt om betingelserne for forudbetaling.

Når alle indstillinger er på plads, klikker du på Save nederst på siden, for at ændringerne træder i kraft.
‍

TIP: Hvis du er i tvivl om, hvor du skal starte, kan du begynde med Forudbetaling er obligatorisk ved online booking og sætte forudbetalingen til f.eks. omkring 20-30 %. Tilføj eventuelt muligheden for at betale hele beløbet med det samme. Har du mange aflysninger, kan du senere gå over til en strengere løsning, f.eks. gøre forudbetaling obligatorisk for alle eller øge procentsatsen

‍

Du kan læse mere detaljeret om indstillingerne for forudbetaling her:
‍1. Forudbetaling er valgfri
2. Forudbetaling er obligatorisk ved online booking
3. Forudbetaling er obligatorisk for absolut alle
4. Forudbetaling er kun obligatorisk for nye kunder
5. Forudbetaling er kun obligatorisk for dyrere behandlinger

‍