I SalonLife kan du sette opp forskuddsbetaling for å redusere avbestillinger og sikre at bookede timer blir tryggere for deg. Forskuddsbetaling gir deg bedre kontroll over kalenderen din og hjelper deg med å håndtere situasjoner der kunden ikke møter opp eller avbestiller i siste liten.

Dette betyr en mer stabil inntekt for deg, færre hull i kalenderen og mer trygghet for at tiden din faktisk blir verdsatt.

‍
Når du setter opp forskuddsbetaling, kan du først bestemme hvem og i hvilke situasjoner den gjelder — for eksempel bare for nye kunder eller for alle som booker. Deretter velger du om kunden skal betale hele beløpet på forhånd eller bare en del av det, og angir et nøyaktig beløp eller en prosentandel etter eget ønske. I tillegg kan du legge til et minimumsbeløp for forskuddsbetaling, for å unngå altfor små betalinger for rimeligere tjenester.

Det er også mulig å gjøre unntak, for eksempel for faste kunder eller bookinger i siste liten, der forskuddsbetaling kan gjøres valgfri. Til slutt kan du bestemme om forskuddsbetaling bare skal gjelde nettbookinger eller også tider du legger til manuelt, slik at systemet støtter arbeidsflyten din best mulig.

Hvordan finner du forskuddsinnstillingene?
‍

Oppsett av forskuddsbetaling starter med at du slår på forskuddsbetaling i det hele tatt.

Slik åpner du forskuddsinnstillingene:
1. Logg inn på SalonLife-kontoen din
2. Velg Apps → Wallet → General settings
3. Velg deretter Enable prepayments.

Deretter åpnes en egen visning der du kan velge hvordan forskuddsbetaling skal fungere i salongen din. Der trenger du ikke sette opp alt fra bunnen selv, men kan velge mellom faste alternativer, for eksempel om forskuddsbetaling er valgfri, obligatorisk bare for nettbookinger, bare for nye kunder eller for alle.

Når du har valgt riktig alternativ, kan du i de neste trinnene angi størrelsen på forskuddsbetalingen, vilkårene og eventuelle unntak, slik at det passer nøyaktig til arbeidsflyten din.

Alternativ 1: Prepayment is optional

Med dette alternativet ser kunden ved slutten av en nettbooking muligheten til å betale hele beløpet på forhånd, men kan også velge å betale på stedet. Forskuddsbetaling er ikke påkrevd, og bookingen bekreftes umiddelbart — uansett om kunden betalte forskudd eller ikke.

Viktig å vite: Kunden får ikke varsler eller påminnelser knyttet til forskuddsbetaling. Alle bookinger får automatisk status «bekreftet».

Passer når:

• Du har en etablert og pålitelig kundekrets
• Det er vanlig i din bransje å betale på stedet
• Du ønsker at bookingen skal være så enkel og rask som mulig for kunden

Alternativ 2: Prepayment is required for online bookings

Ved slutten av en nettbooking er forskuddsbetaling obligatorisk — uten den bekreftes ikke bookingen. Hvis kunden booker en time, men ikke betaler forskudd innen fastsatt tid, avbestilles bookingen automatisk. Kunden får varsler via e-post eller SMS.

Viktig å vite: Denne innstillingen gjelder bare for nettbookinger. For tider som legges manuelt inn i kalenderen (f.eks. bestilt per telefon) blir forskuddsbetaling ikke anvendt automatisk — dette må eventuelt håndteres separat.

Passer når:

• Du ønsker å redusere avbestillinger og no-show uten grunn
• Du jobber hovedsakelig med bookinger gjort på nett
• Manuelt tillagte tider er unntaket

Alternativ 3: Prepayment is required for everyone

Dette er det strengeste alternativet. Forskuddsbetaling er obligatorisk for alle kunder — både de som booker på nett, og de som får timen lagt inn manuelt i kalenderen (f.eks. per telefon). Alle som booker, får automatisk varsler og eventuelt påminnelser.

Passer når:

• Du ønsker maksimal kontroll over tiden din
• Du vil utelukke gratis avbestilling helt — uansett bookingkanal
• Du tilbyr lengre og kostbare tjenester der no-show er dyrt

Alternativ 4: Prepayment is required for new clients only

Forskuddsbetaling kreves bare fra nye kunder. Når en kunde har vært hos deg nok ganger, får hen automatisk status som fast kunde, og du kan deretter tilby mer fleksible vilkår uten forskuddsbetaling.

Tilleggsinnstillinger:

• Du kan angi etter hvor mange fullførte besøk en kunde regnes som fast kunde
• Du kan velge når forskuddsbetaling blir valgfri for faste kunder

Passer når:

• Du ønsker å beskytte deg mot risikoen med nye kunder
• Du vil premiere lojale kunder med en bedre opplevelse
• Faste kunder er pålitelige og avbestiller sjelden

Alternativ 5: Prepayment is required only for higher-value bookings

Generelt er forskuddsbetaling valgfri, men hvis totalsummen for de bookede tjenestene overstiger grensen du har satt, blir forskuddsbetaling automatisk obligatorisk. Dette beskytter lengre og dyrere tjenester uten at booking av enklere tjenester blir mer komplisert.

Tilleggsinnstillinger:

• Du kan angi grensen som forskuddsbetaling gjelder fra
• Du kan velge om kunden betaler en del av beløpet eller hele tjenesten på forhånd
• Du kan sette opp andre vilkår og unntak

Passer når:

• Du tilbyr både korte, rimelige tjenester og lange, dyrere tjenester
• Du ønsker å beskytte de mer verdifulle timene uten at enklere bookinger blir kompliserte

Hva kan du spesifisere etter at du har valgt et alternativ?

Uansett hvilket alternativ du velger, kan du i de neste trinnene stille inn mer detaljerte regler:

• Om kunden betaler hele beløpet eller bare en del av det
• Nøyaktig størrelse på forskuddsbetalingen og minimumsbeløpet
• Unntak for bookinger i siste liten
• Muligheten til å betale hele beløpet med én gang
• Vilkårene for forskuddsbetaling som vises til kunden

OBS! Hvis du bruker forskuddsinnstillinger, er det obligatorisk å tydelig spesifisere vilkårene for forskuddsbetaling til kundene.

Når alle innstillingene er på plass, klikker du på Save nederst på siden for at endringene skal tre i kraft.
‍

TIPS: Hvis du er usikker på hvor du skal begynne, kan du starte med å velge Prepayment is required for online bookings og sette forskuddsbetalingen til for eksempel rundt 20–30 %. Legg gjerne til muligheten til å betale hele beløpet med én gang. Hvis du har mange avbestillinger, kan du senere gå over til en strengere løsning, for eksempel gjøre forskuddsbetaling obligatorisk for alle eller øke prosentandelen

‍

Du kan lese mer om forskuddsinnstillingene her:
‍1. Prepayment is optional
2. Prepayment is required for online bookings
3. Prepayment is required for everyone
4. Prepayment is required for new clients only
5. Prepayment is required only for higher-value bookings

‍