Το SalonLife δημιουργήθηκε με στόχο να κάνει την καθημερινή σου δουλειά όσο το δυνατόν πιο εύκολη,  ακριβώς σύμφωνα με τον τρόπο που δουλεύεις και τις συνήθειές σου. Παρακάτω θα βρεις μερικά χρήσιμα κόλπα που σε βοηθούν να διαχειρίζεσαι τις κρατήσεις ακόμη πιο αποτελεσματικά, να εκπλήσσεις τους πελάτες σου και να αξιοποιείς τις διάφορες λειτουργίες του συστήματος.

1. Αντιγραφή κρατήσεων

Πολλοί πελάτες κλείνουν κάθε φορά την ίδια υπηρεσία. Στο SalonLife μπορείς να αντιγράψεις εύκολα μια υπάρχουσα κράτηση και να την επικολλήσεις σε μια νέα ελεύθερη ώρα. Έτσι καταχωρείς γρήγορα το νέο ραντεβού του πελάτη χωρίς να ξαναγράφεις όλες τις πληροφορίες.

Κάνε τα εξής:

• Επίλεξε στο ημερολόγιο την κράτηση που θέλεις.
• Κάνε κλικ στο κουμπί του μενού της κράτησης και βρες το κουμπί Copy.
• Πήγαινε στην ημερομηνία και ώρα που θέλεις και επίλεξε Paste booking.

2. Ένδειξη γενεθλίων στην κράτηση

Για να νιώσει ο πελάτης ξεχωριστός, το SalonLife δείχνει στο ημερολόγιο ένα εικονίδιο γενεθλίων:

• Όταν ο πελάτης έχει γενέθλια, το σύστημα το εντοπίζει και δείχνει στην κράτησή του ένα μικρό σύμβολο δώρου.
• Μπορείς να ευχηθείς στον πελάτη ή να του προσφέρεις κάτι ωραίο, για να κάνεις τη γιορτινή του μέρα ακόμη πιο ξεχωριστή.

3. Γρήγορη προβολή της προηγούμενης και της επόμενης κράτησης

Αν θέλεις να ελέγξεις γρήγορα πότε ήρθε ο πελάτης την τελευταία φορά ή πότε τον περιμένεις ξανά, στην προβολή της κράτησης υπάρχουν αριστερά και δεξιά βοηθητικές ετικέτες:

• Ετικέτα αριστερά: δείχνει πριν από πόσες ημέρες ήρθε ο πελάτης (με ένα κλικ σε μεταφέρει αμέσως στην προβολή εκείνης της ημέρας).
• Ετικέτα δεξιά: δείχνει πότε είναι η επόμενη κράτηση.

Έτσι έχεις πιο γρήγορη εικόνα για το ιστορικό του πελάτη και την επόμενη επίσκεψή του.

4. Σημειώσεις για την κράτηση

Μία από τις αγαπημένες λειτουργίες των επαγγελματιών ομορφιάς είναι η δυνατότητα να κρατούν σημειώσεις για τον πελάτη. Έτσι δεν χρειάζεται να θυμάσαι όλες τις μικρές λεπτομέρειες, αλλά μπορείς να τις καταγράφεις εύκολα. Είναι ένας βολικός τρόπος να ελέγχεις οποιαδήποτε στιγμή τις σημαντικές πληροφορίες του πελάτη.

Πώς βρίσκεις τις σημειώσεις;

• Άνοιξε στο ημερολόγιο του SalonLife μια υπάρχουσα κράτηση και κάνε κλικ στο κουμπί Notes.

Για τον πελάτη μπορείς να προσθέσεις δύο είδη σημειώσεων:

• Booking note (συγκεκριμένες πληροφορίες μόνο για αυτή τη μία επίσκεψη).
• Customer note (πληροφορίες που συνοδεύουν πάντα τον πελάτη).

Αυτές οι σημειώσεις είναι μόνο για σένα, ο πελάτης δεν τις βλέπει, οπότε μπορείς να προσθέτεις ό,τι είναι σημαντικό (π.χ. τη φόρμουλα βαφής που χρησιμοποίησες, προτιμήσεις κ.ά.).

5. Αποστολή Invoice στον πελάτη για την κράτηση

Αν ο πελάτης θέλει Invoice για την κράτηση, στο SalonLife μπορείς με δύο κλικ να του το στείλεις στο email:

• Άνοιξε από το ημερολόγιο την κράτηση  και επίλεξε το εικονίδιο PDF του Invoice.
• Από εκεί μπορείς να κατεβάσεις ή να αποθηκεύσεις αμέσως το Invoice ως αρχείο PDF ή να το στείλεις απευθείας στο email του πελάτη.

Έτσι όλη η χρέωση γίνεται σωστά και γρήγορα.

6. Ιστορικό πελάτη

Για κάθε πελάτη συγκεντρώνονται οι πληροφορίες όλων των κρατήσεών του, που θα τις βρεις στην ενότητα Client history.

Από εκεί βλέπεις:

• Όλες τις προηγούμενες κρατήσεις (ανά ημερομηνία, υπηρεσία και κατάσταση).
• Ολοκληρωμένα και ακυρωμένα ραντεβού.

Κερδίζεις χρόνο και δεν χρειάζεται να ψάχνεις πληροφορίες σε πολλά συστήματα.

7. Χρήση προϊόντων, δωροκαρτών και σαρωτή barcode

Αν πουλάς προϊόντα μαζί με την κράτηση ή δέχεσαι δωροκάρτες που δημιουργήθηκαν στο SalonLife:

• Πρόσθεσε από πριν στην αποθήκη του SalonLife τα προϊόντα που χρειάζεσαι, με καταχωρισμένο barcode. Οδηγίες για την προσθήκη barcode σε προϊόν θα βρεις εδώ. Στην περίπτωση της δωροκάρτας, πιθανότατα την έχεις ήδη δημιουργήσει και δώσει στον πελάτη.
• Άνοιξε την κράτηση του πελάτη και σάρωσε το πραγματικό προϊόν με τον σαρωτή barcode, ώστε να προστεθεί αμέσως στην κράτηση.
• Το ίδιο ισχύει και για τις δωροκάρτες: βάλε μπροστά στον σαρωτή τον κωδικό που είναι τυπωμένος στη δωροκάρτα ή που στάλθηκε στον πελάτη και το σύστημα αφαιρεί αμέσως την αξία της δωροκάρτας. Περισσότερες πληροφορίες για την αποδοχή πληρωμής με δωροκάρτα θα βρεις σε αυτό το άρθρο.

Έτσι οι συναλλαγές στο ταμείο γίνονται πολύ πιο απλές και κερδίζεις χρόνο.

8. Εύκολη πλοήγηση στο ημερολόγιο με το πληκτρολόγιο

Εκτός από τα κουμπιά πλοήγησης στο πάνω μέρος, μπορείς:

• Με τα βέλη ↑ ↓ ← → να μετακινείς το ημερολόγιο ανά ημέρα, εβδομάδα ή ώρα.
• Πατώντας το γράμμα T στο πληκτρολόγιο, επιστρέφεις αμέσως στη σημερινή ημέρα.

Η κόκκινη γραμμή στο ημερολόγιο δείχνει πάντα την τρέχουσα ώρα και σου δίνει εικόνα για το τι συμβαίνει σε πραγματικό χρόνο.

9. Κράτηση «σε αναμονή»

Αν ο πελάτης δεν είναι προσωρινά σίγουρος πότε ακριβώς θέλει να κλείσει νέο ραντεβού:

• Σύρε ή μετακίνησε την κράτηση στο πεδίο On hold (βρίσκεται στην πάνω μπάρα του ημερολογίου).
• Όταν ο πελάτης επιβεβαιώσει την ώρα, σύρε την κράτηση πάλι στη σωστή θέση στο ημερολόγιο.

Έτσι δεν χρειάζεται να διαγράψεις μια αβέβαιη κράτηση και να τη δημιουργήσεις ξανά αργότερα.

10. Χρόνοι αναμονής και διαλείμματα στο ημερολόγιο

Χρειάζεσαι λίγο χρόνο για να προετοιμάσεις ή να ολοκληρώσεις μια υπηρεσία;

• Πρόσθεσε χρόνο αναμονής (buffer time) στην αρχή ή στο τέλος. Το SalonLife δεσμεύει αυτόν τον χρόνο επιπλέον της διάρκειας της υπηρεσίας, ώστε κανείς να μην μπορεί να κλείσει νέα κράτηση εκείνη την ώρα. Για τους χρόνους αναμονής διάβασε περισσότερα εδώ.

• Στο ημερολόγιο μπορείς να προσθέσεις και διαλείμματα (π.χ. μεσημεριανό ή ώρα εκπαίδευσης, προσωπικές δουλειές, γυμναστήριο ή παραλαβή δέματος). Κατέγραψέ τα άφοβα, οι πελάτες δεν τα βλέπουν. Για τη δημιουργία διαλειμμάτων διάβασε περισσότερα εδώ.

Έτσι τα διαλείμματα και οι χρόνοι αναμονής σε προστατεύουν από απρόοπτα.

11. Προτίμηση γλώσσας στο προφίλ πελάτη

Για κάθε πελάτη μπορείς να σημειώσεις ποια γλώσσα προτιμά:

• Ανοίγοντας το προφίλ του πελάτη, επίλεξε από την ενότητα Show more το αναπτυσσόμενο μενού Language και τη γλώσσα που ταιριάζει (π.χ. αγγλικά, γερμανικά, ρωσικά κ.λπ.).
• Από εκεί και πέρα, όλες οι ειδοποιήσεις του συστήματος θα του αποστέλλονται στη γλώσσα που επέλεξες.

Έτσι δείχνεις στον πελάτη ότι νοιάζεσαι και η επικοινωνία γίνεται πιο ομαλή.

12. Online κρατήσεις σε πολλές γλώσσες

Θέλεις να προσφέρεις online κρατήσεις σε πολλές γλώσσες;

• Άνοιξε στη σελίδα Apps του SalonLife την ενότητα Translations.
• Πρόσθεσε τις γλώσσες που θέλεις και δες ποια κείμενα του συστήματος χρειάζεται, αν θέλεις, να εξειδικεύσεις ή να αλλάξεις.
• Όταν η γλώσσα που πρόσθεσες ενεργοποιηθεί, οι πελάτες βλέπουν στην αρχική σελίδα των online κρατήσεων ένα σημαιάκι, με το οποίο μπορούν να αλλάξουν γλώσσα.

13. Μυστικός κωδικός για τις online κρατήσεις

Αν επιτρέπεις κρατήσεις μόνο στους σταθερούς σου πελάτες (π.χ. όταν δεν μπορείς προς το παρόν να δεχτείς νέες κρατήσεις):

• Για κάθε εργαζόμενο μπορείς να ορίσεις έναν μυστικό κωδικό, που πρέπει να πληκτρολογηθεί πριν από την κράτηση.
• Ο πελάτης που δεν ξέρει τον κωδικό δεν μπορεί να προχωρήσει στη συγκεκριμένη υπηρεσία ή στον συγκεκριμένο εργαζόμενο.

Έτσι κρατάς το ημερολόγιό σου υπό έλεγχο και περιορίζεις τις κρατήσεις μόνο σε συγκεκριμένα άτομα. Περισσότερες πληροφορίες για τη ρύθμιση του μυστικού κωδικού εργαζομένου θα βρεις εδώ.

14. Ρύθμιση online κρατήσεων που αποφεύγει τα κενά στο ημερολόγιο

Αν ανάμεσα στις κρατήσεις δημιουργούνται άβολα κενά, στο SalonLife μπορείς να ορίσεις πιο συγκεκριμένους κανόνες για το πώς το σύστημα προτείνει στο εξής ελεύθερες ώρες στους πελάτες:

• Μπορείς να επιλέξεις πώς προτείνονται οι ελεύθερες ώρες στους πελάτες: είτε με βάση έναν σταθερό κύκλο (π.χ. ανά 60 λεπτά από την έναρξη της εργάσιμης ημέρας, π.χ. 14:00) είτε προτείνοντας αυτόματα και ώρες εκτός κύκλου (π.χ. 14:45).
• Τις ρυθμίσεις θα τις βρεις στις Preferences κάθε εργαζομένου.

Έτσι δεν μένουν άβολα κενά και το πρόγραμμα της ημέρας σου μένει ευέλικτο. Περισσότερες πληροφορίες για τη ρύθμιση Avoid gaps θα βρεις εδώ.

15. Email επαναφοράς για σταθερούς πελάτες

Κάποιος πελάτης ξεχνά να κλείσει νέο ραντεβού ή έχει κάνει μεγαλύτερο διάλειμμα;

• Το email επαναφοράς (Win-Back) είναι μια αυτόματη ειδοποίηση που στέλνεται στον πελάτη όταν δεν έχει προστεθεί καμία νέα κράτηση γι’ αυτόν εδώ και αρκετό καιρό.
• Ρύθμισε από τη σελίδα Apps, στην ενότητα Automatic notifications, πότε και με ποιους όρους στέλνεται το email Win-Back.

Περισσότερα για τις ρυθμίσεις των ειδοποιήσεων θα διαβάσεις εδώ. Έτσι υπενθυμίζεις στους πελάτες ότι ήρθε η ώρα να επισκεφθούν ξανά το σαλόνι σου, και κερδίζεις περισσότερους σταθερούς πελάτες και πωλήσεις.

Αυτά είναι μόνο μερικά κόλπα για το πώς το SalonLife κάνει τη ζωή σου ακόμη πιο εύκολη. Το σύστημα σού επιτρέπει να προσαρμόζεις ρυθμίσεις και λειτουργίες μέχρι την τελευταία λεπτομέρεια, σύμφωνα με τις ανάγκες σου. Αν κάποια από τις παραπάνω δυνατότητες δεν είναι ξεκάθαρη, θα βρεις στο εκπαιδευτικό υλικό του SalonLife αναλυτικότερες οδηγίες για κάθε λειτουργία.