SalonLife wurde entwickelt, um deine tägliche Arbeit so angenehm wie möglich zu gestalten  – ganz nach deiner Arbeitsweise und deinen Gewohnheiten. Im Folgenden findest du eine Auswahl nützlicher Tipps, mit denen du Buchungen noch effizienter verwaltest, deine Kunden überraschst und die verschiedenen Funktionen des Systems optimal nutzt.

1. Buchungen kopieren

Viele Kunden wählen bei jeder Buchung dieselbe Leistung. In SalonLife kannst du eine bestehende Buchung bequem kopieren und in eine neue freie Zeit einfügen. So trägst du dem Kunden schnell einen neuen Termin ein, ohne alle Angaben erneut eingeben zu müssen.

So geht’s:

• Wähle im Kalender die passende Buchung aus.
• Klicke bei der Buchung auf das Menüsymbol und suche die Schaltfläche Copy booking.
• Gehe zum gewünschten Datum und zur gewünschten Uhrzeit und wähle Paste here.

2. Geburtstagshinweis bei der Buchung

Damit sich dein Kunde besonders fühlt, zeigt SalonLife im Kalender ein Geburtstagssymbol an:

• Hat ein Kunde Geburtstag, erkennt das System das automatisch und zeigt bei seiner Buchung ein kleines Geschenksymbol an.
• So kannst du ihm gratulieren oder ihm eine kleine Aufmerksamkeit machen, um seinen Ehrentag noch besonderer zu gestalten.

3. Schnellansicht der letzten und nächsten Buchung

Wenn du schnell nachsehen möchtest, wann ein Kunde zuletzt da war oder wann er das nächste Mal erwartet wird, helfen dir dabei die Markierungen links und rechts in der Buchungsansicht:

• Markierung links: zeigt, vor wie vielen Tagen der Kunde zuletzt da war (ein Klick bringt dich direkt zur entsprechenden Tagesansicht).
• Markierung rechts: zeigt, wann die nächste Buchung stattfindet.

So hast du schneller einen Überblick über die Kundenhistorie und den nächsten Besuch.

4. Notizen zur Buchung

Unter Beauty-Profis ist die Möglichkeit, Notizen zu einem Kunden zu machen, eine der beliebtesten Funktionen. So musst du dir nicht jedes kleine Detail merken, sondern kannst es bequem festhalten. Das ist eine praktische Möglichkeit, wichtige Kundeninfos jederzeit griffbereit zu haben.

Wo findest du die Notizen?

• Öffne im SalonLife-Kalender eine bestehende Buchung und klicke auf die Schaltfläche Notes.

Zu einem Kunden kannst du zwei Arten von Notizen hinzufügen:

• Buchungsnotizen (spezifische Informationen nur zu diesem einen Besuch).
• Kundennotizen (Informationen, die den Kunden dauerhaft begleiten).

Diese Notizen sind nur für dich bestimmt, der Kunde sieht sie nicht – du kannst also alles Wichtige eintragen (z. B. verwendeten Farbcode, Vorlieben u. Ä.).

5. Rechnung für die Buchung an den Kunden ausstellen

Möchte ein Kunde eine Rechnung für seine Buchung, kannst du sie in SalonLife mit wenigen Klicks an seine E-Mail-Adresse senden:

• Öffne im Kalender die Buchung  und wähle das Symbol Download invoice.
• Von dort kannst du die Rechnung sofort als PDF-Datei herunterladen/speichern oder direkt an die E-Mail-Adresse des Kunden senden.

So ist die gesamte Abrechnung korrekt und schnell erledigt.

6. Kundenhistorie

Für jeden Kunden werden alle Informationen zu seinen Buchungen gesammelt, die du unter Booking history findest.

Dort siehst du:

• Alle bisherigen Buchungen (nach Datum, Leistung und Status).
• Abgeschlossene und stornierte Termine.

So sparst du Zeit und musst nicht in mehreren Systemen nach Informationen suchen.

7. Produkte, Gutscheine und den Barcode-Scanner nutzen

Wenn du bei einer Buchung Produkte verkaufst oder in SalonLife erstellte Gutscheine akzeptierst:

• Lege die benötigten Produkte vorab mit Barcode in deinem SalonLife-Warenbestand an. Die Anleitung zum Hinzufügen eines Produkt-Barcodes findest du hier. Bei einem Gutschein hast du diesen dem Kunden in der Regel bereits vorher erstellt und ausgestellt.
• Öffne die Buchung des Kunden und scanne das Produkt mit dem Barcode-Scanner, damit es sofort zur Buchung hinzugefügt wird.
• Dasselbe gilt für Gutscheine: Halte den auf dem Gutschein aufgedruckten oder versendeten Code vor den Scanner, und das System zieht den Gutscheinwert sofort ab. Weitere Informationen zur Annahme von Gutschein-Zahlungen findest du in diesem Artikel.

Das vereinfacht den Kassiervorgang erheblich und spart dir Zeit.

8. Praktische Kalendernavigation per Tastatur

Zusätzlich zu den Navigationsschaltflächen oben kannst du:

• mit den Pfeiltasten ↑ ↓ ← → den Kalender tage-, wochen- oder zeitweise bewegen.
• mit der Taste T auf der Tastatur sofort zum heutigen Tag zurückspringen.

Die rote Linie im Kalender markiert immer die aktuelle Uhrzeit und gibt dir so in Echtzeit einen Überblick über die aktuelle Situation.

9. Buchungen „On hold“ setzen

Ist sich ein Kunde vorübergehend nicht sicher, wann genau er einen neuen Termin buchen möchte:

• Ziehe die Buchung in das Feld On hold (oben in der Kalenderleiste).
• Sobald der Kunde sich für eine Zeit entschieden hat, ziehe die Buchung wieder an die passende Stelle im Kalender zurück.

So musst du eine unsichere Buchung nicht löschen und später neu anlegen.

10. Pufferzeiten und Pausen im Kalender

Brauchst du etwas Zeit für die Vorbereitung oder den Abschluss einer Leistung?

• Füge am Anfang oder Ende eine Pufferzeit hinzu. SalonLife blockiert diese Zeit zusätzlich zur Dauer der Leistung, sodass niemand in dieser Zeit eine neue Buchung vornehmen kann. Mehr über Pufferzeiten erfährst du hier.

• Im Kalender kannst du auch Pausen eintragen (z. B. Mittagspause, Fortbildung, private Erledigung, Sport oder eine Paketabholung). Trag sie ruhig ein – Kunden sehen sie nicht. Mehr zum Anlegen von Pausen erfährst du hier.

So bewahren dich Pausen und Pufferzeiten vor unerwarteten Situationen.

11. Spracheinstellungen im Kundenprofil

Für jeden Kunden kannst du die bevorzugte Sprache hinterlegen:

• Öffne das Kundenprofil, wähle unter Display additional information im Dropdown-Menü Language die passende Sprache (z. B. Deutsch, Englisch, Russisch, Türkisch usw.).
• Ab sofort erhält er alle automatischen Benachrichtigungen des Systems in der gewählten Sprache.

Das zeigt dem Kunden Aufmerksamkeit und macht die Kommunikation reibungsloser.

12. Mehrsprachige Online-Buchung

Möchtest du die Online-Buchung in mehreren Sprachen anbieten?

• Öffne auf der Apps-Seite von SalonLife Translations.
• Füge die gewünschten Sprachen hinzu und prüfe, welche Systemtexte du bei Bedarf anpassen oder ändern möchtest.
• Sobald die hinzugefügte Sprache aktiviert ist, sehen Kunden auf der Startseite der Online-Buchung ein Flaggensymbol, mit dem sie die Sprache wechseln können.

13. Geheimcode für die Online-Buchung

Wenn du Buchungen nur für deine Stammkunden zulassen möchtest (z. B. weil du aktuell keine neuen Buchungen annehmen kannst):

• Du kannst für jeden Mitarbeiter einen Geheimcode festlegen, der vor der Buchung eines Termins eingegeben werden muss.
• Ein Kunde, der den Code nicht kennt, gelangt nicht zur jeweiligen Leistung oder zum jeweiligen Mitarbeiter.

So behältst du deinen Kalender unter Kontrolle und beschränkst Buchungen auf bestimmte Personen. Mehr zur Einrichtung des Mitarbeiter-Geheimcodes erfährst du hier.

14. Online-Buchungseinstellung gegen leere Zeitlücken

Entstehen zwischen Buchungen unschöne Lücken, kannst du in SalonLife genauere Regeln festlegen, wie das System Kunden künftig freie Zeiten anbietet:

• Du kannst wählen, wie Kunden freie Zeiten angeboten werden: entweder in einem festen Zeittakt (z. B. alle 60 Minuten ab Arbeitsbeginn, z. B. 14:00 Uhr) oder zusätzlich auch automatisch mit Zeiten außerhalb dieses Takts (z. B. 14:45 Uhr).
• Die Einstellungen findest du bei jedem Mitarbeiter unter Preferences.

So entstehen keine unangenehmen Lücken, und dein Tagesplan bleibt flexibel. Mehr Informationen zur Einstellung „Avoid gaps" (Lücken vermeiden) findest du hier.

15. Winback-E-Mail für Stammkunden

Vergisst ein Kunde, einen neuen Termin zu buchen, oder hatte er eine längere Pause?

• Die Winback Email ist eine automatische Benachrichtigung, die an den Kunden verschickt wird, wenn ihm längere Zeit keine neue Buchung mehr eingetragen wurde.
• Lege unter Apps bei Notifications den Versandzeitpunkt und die Bedingungen für die Winback Email fest.

Mehr zu den Benachrichtigungseinstellungen kannst du hier nachlesen. Das hilft dabei, Kunden daran zu erinnern, dass es wieder Zeit für einen Besuch in deinem Salon ist – und bringt dir so mehr Stammkunden und Umsatz.

Das sind nur einige Tipps, wie SalonLife dir das Leben noch leichter macht. Das System lässt sich bis ins Detail an deine Bedürfnisse anpassen. Solltest du bei einer der genannten Funktionen unsicher sein, findest du in den SalonLife-Lernmaterialien zu jeder Funktion noch ausführlichere Anleitungen.