SalonLife is gemaakt om je dagelijkse werk zo comfortabel mogelijk te maken, precies afgestemd op jouw manier van werken en gewoontes. Hieronder vind je een aantal handige tips die je helpen om nog efficiënter boekingen te beheren, klanten te verrassen en de verschillende functies van het systeem te gebruiken.

1. Boekingen kopiëren

Veel klanten kiezen elke keer voor dezelfde dienst. In SalonLife kun je een bestaande boeking gemakkelijk kopiëren en op een nieuwe vrije tijd plaatsen. Zo leg je snel een nieuwe afspraak vast voor de klant, zonder alle informatie opnieuw in te voeren.

Ga als volgt te werk:

• Kies de gewenste boeking in de Calendar.
• Klik bij de boeking op de menuknop en zoek de knop Copy.
• Ga naar de gewenste datum en tijd en kies Paste here.

2. Verjaardagsmelding bij een boeking

Om de klant een speciaal gevoel te geven, toont SalonLife in de Calendar een verjaardagsicoon:

• Heeft de klant jarig, dan herkent het systeem dit en toont het bij zijn boeking een klein cadeau-icoon.
• Je kunt de klant feliciteren of iets leuks aanbieden om zijn feestdag nog specialer te maken.

3. Snel de vorige en volgende boeking bekijken

Wil je snel controleren wanneer de klant voor het laatst is geweest of wanneer hij weer wordt verwacht, dan zie je in het openingsscherm van de boeking links en rechts handige labels:

• Label links: toont hoeveel dagen geleden de klant is geweest (erop klikken brengt je direct naar de weergave van die dag).
• Label rechts: toont wanneer de volgende boeking is.

Zo heb je sneller overzicht van de geschiedenis en het volgende bezoek van de klant.

4. Notities bij een boeking

Een van de favoriete functies bij salons is de mogelijkheid om notities over een klant te maken. Zo hoef je niet alle kleine details te onthouden, maar kun je ze gemakkelijk noteren. Dit is een handige manier om op elk moment belangrijke klantinformatie te bekijken.

Hoe vind je de notities?

• Open in de SalonLife Calendar een bestaande boeking en klik op de knop Notes.

Bij een klant kun je twee soorten notities toevoegen:

• Booking notes (specifieke informatie voor alleen dit ene bezoek).
• Client notes (informatie die altijd bij de klant blijft).

Deze notities zijn alleen voor jou, de klant ziet ze niet, dus je kunt alles belangrijks toevoegen (bijv. gebruikte kleurcode, voorkeuren enz.).

5. Een factuur voor een boeking uitreiken aan de klant

Wil de klant een factuur voor de boeking, dan kun je in SalonLife met een paar klikken een factuur naar het e-mailadres van de klant sturen:

• Open in de Calendar de boeking  en kies het PDF-factuurpictogram.
• Daar kun je de factuur meteen als PDF-bestand downloaden/opslaan of rechtstreeks naar het e-mailadres van de klant sturen.

Zo verloopt de hele facturatie correct en snel.

6. Klantgeschiedenis

Voor elke klant wordt de informatie van al zijn boekingen verzameld, die je vindt onder Client history.

Daar zie je:

• Alle eerdere boekingen (per datum, dienst en status).
• Voltooide en geannuleerde afspraken.

Je bespaart tijd en hoeft geen informatie in meerdere systemen op te zoeken.

7. Producten, cadeaubonnen en de barcodescanner gebruiken

Verkoop je bij een boeking producten of accepteer je in SalonLife aangemaakte cadeaubonnen:

• Voeg vooraf de benodigde producten met barcode toe aan je SalonLife-voorraad. De handleiding voor het toevoegen van een productbarcode vind je hier. Bij een cadeaubon heb je deze waarschijnlijk al eerder voor de klant aangemaakt en uitgereikt.
• Open de boeking van de klant en scan het fysieke product met de barcodescanner, zodat het meteen aan de boeking wordt toegevoegd.
• Hetzelfde geldt voor cadeaubonnen: houd de geprinte of verstuurde code van de cadeaubon voor de scanner, en het systeem trekt meteen de waarde van de cadeaubon af. Meer informatie over het accepteren van een cadeaubon als betaalmiddel vind je in dit artikel.

Dit vereenvoudigt de kassatransacties aanzienlijk en bespaart je tijd.

8. Gemakkelijk navigeren in de Calendar met het toetsenbord

Naast de navigatieknoppen bovenaan kun je ook:

• Met de pijltjestoetsen ↑ ↓ ← → door de Calendar navigeren per dag, week of tijd.
• Met de T-toets op je toetsenbord kom je meteen terug bij vandaag.

De rode lijn in de Calendar geeft altijd de huidige tijd aan, zodat je in realtime overzicht hebt van de huidige situatie.

9. Een boeking 'On hold' zetten

Weet de klant tijdelijk niet precies wanneer hij een nieuwe afspraak wil boeken, dan:

• Sleep of zet de boeking in het vak On hold (bovenaan de Calendar).
• Weet de klant de tijd later wel, sleep de boeking dan weer terug naar de juiste plek in de Calendar.

Zo hoef je een onzekere boeking niet te verwijderen en later opnieuw aan te maken.

10. Buffertijden en pauzes in de Calendar

Heb je wat tijd nodig om een dienst voor te bereiden of af te ronden?

• Voeg een buffertijd toe aan het begin of einde. SalonLife reserveert deze tijd naast de duur van de dienst, zodat niemand op dat moment een nieuwe boeking kan maken. Meer over buffertijden lees je hier.

• Aan de Calendar kun je ook pauzes toevoegen (bijv. lunch- of trainingstijd, persoonlijke boodschap, sporten of een pakketje ophalen). Noteer deze gerust, klanten zien ze niet. Meer over het aanmaken van pauzes lees je hier.

Zo behoeden pauzes en buffertijden je voor onverwachte situaties.

11. Taalvoorkeur in het klantprofiel

Bij elke klant kun je aangeven welke taal hij prefereert:

• Open het klantprofiel en kies onder Show more info in het dropdownmenu Language de gewenste taal (bijv. Nederlands, Engels, Frans, Duits enz.).
• Vanaf dan worden alle systeemmeldingen in de gekozen taal naar de klant gestuurd.

Dit toont aandacht voor de klant en maakt de communicatie soepeler.

12. Meertalig online boeken

Wil je online boeken in meerdere talen aanbieden?

• Open op de pagina Apps van SalonLife Translations.
• Voeg de gewenste talen toe en bekijk welke systeemteksten je eventueel wilt aanpassen of verfijnen.
• Is de toegevoegde taal geactiveerd, dan zien klanten op de startpagina van het online boeken een vlagicoon waarmee ze van taal kunnen wisselen.

13. Geheime code voor online boeken

Wil je boeken alleen toestaan voor je vaste klanten (bijv. als je momenteel geen nieuwe boekingen kunt aannemen):

• Voor elke medewerker kun je een geheime code instellen, die vóór het boeken moet worden ingevoerd.
• Een klant die de code niet kent, komt niet verder bij die specifieke dienst of medewerker.

Zo houd je je Calendar onder controle en beperk je boeken tot alleen bepaalde mensen. Meer informatie over het instellen van een geheime code voor medewerkers vind je hier.

14. Instelling voor online boeken die lege gaten voorkomt

Ontstaan er tussen boekingen onhandige gaten, dan kun je in SalonLife preciezere regels instellen voor hoe het systeem klanten voortaan vrije tijden aanbiedt:

• Je kunt kiezen of je klanten vrije tijden aanbiedt volgens een vaste tijdscyclus (bijv. per 60 minuten vanaf het begin van de werkdag, bijv. 14:00) of automatisch ook tijden buiten die cyclus aanbiedt (bijv. 14:45).
• De instellingen vind je bij Preferences in de instellingen van elke medewerker.

Zo ontstaan er geen onhandige gaten en blijft je dagplanning flexibel. Meer informatie over de instelling Avoid schedule gaps vind je hier.

15. Terugkombericht voor vaste klanten

Vergeet een klant een nieuwe afspraak te boeken, of heeft hij een langere pauze gehad?

• Het terugkombericht is een automatische melding die naar de klant wordt gestuurd als er al een tijdje geen nieuwe boeking voor hem is toegevoegd.
• Stel op de pagina Apps, bij Notifications, het verzendmoment en de voorwaarden voor het terugkombericht in.

Meer over het instellen van meldingen lees je hier. Dit helpt klanten eraan te herinneren dat het weer tijd is om je salon te bezoeken, wat zorgt voor meer vaste klanten en meer omzet.

Dit zijn slechts enkele tips over hoe SalonLife je leven nog gemakkelijker maakt. Het systeem laat je instellingen en functies tot in detail aanpassen aan je eigen behoeften. Is een van de bovenstaande mogelijkheden nog onduidelijk, dan vind je in de leermaterialen van SalonLife voor elke functie ook uitgebreidere instructies.