Στο SalonLife μπορείς οποιαδήποτε στιγμή να δεις μια αναλυτική επισκόπηση κάθε κράτησης. Αυτό σημαίνει ότι, εκτός από τα βασικά στοιχεία (όνομα πελάτη, υπηρεσία, ώρα), στην ίδια προβολή είναι διαθέσιμα και το ιστορικό προηγούμενων κρατήσεων, οι υπηρεσίες που μπορείς να προσθέσεις, τα προϊόντα, οι πληροφορίες πληρωμής, οι εκπτώσεις και το αρχείο καταγραφής της κράτησης. Στον οδηγό που ακολουθεί εξηγούμε αναλυτικά πού βρίσκονται αυτά και πώς τα χρησιμοποιείς στην καθημερινή σου δουλειά.

Πού βλέπεις την επισκόπηση της κράτησης;

Η αναλυτική επισκόπηση της κράτησης ανοίγει τόσο από το ημερολόγιο όσο και από τη λίστα κρατήσεων, με ένα κλικ στην κράτηση. Στο παράθυρο που ανοίγει υπάρχουν όλες οι πληροφορίες που αφορούν την κράτηση:

1. Τα στοιχεία του πελάτη (όνομα, στοιχεία επικοινωνίας κ.λπ.)
2. Η ημερομηνία, η ώρα και η διάρκεια της κράτησης
3. Οι υπηρεσίες που επιλέχθηκαν (με τη διάρκεια και την τιμή τους)
4. Τα προϊόντα, αν ο πελάτης αγοράζει κάτι στο σαλόνι ή παίρνει κάποιο προϊόν μαζί του στο σπίτι
5. Το ταμείο, το συνολικό ποσό και η επιλογή του τρόπου πληρωμής

Αλλαγή υπηρεσιών και διάρκειας

• Πρόσθεσε ή αφαίρεσε υπηρεσίες: αν ο πελάτης θέλει μια επιπλέον υπηρεσία (για παράδειγμα, εκτός από το νέο χτένισμα και μια γρήγορη περιποίηση μαλλιών), κάνε κλικ στο κουμπί Add + και, στο Services, πρόσθεσε ή αφαίρεσε  υπηρεσίες από τη λίστα των υπαρχουσών υπηρεσιών και αποθήκευσε την αλλαγή. Η κράτηση μεγαλώνει αυτόματα ανάλογα με τη συνολική διάρκεια των υπηρεσιών που επιλέχθηκαν.
• Αλλαγή της διάρκειας της κράτησης: εκτός από την αλλαγή των υπηρεσιών, μπορείς επίσης να αλλάξεις τη διάρκεια χειροκίνητα ή να μεγαλώσεις ή να μικρύνεις την κράτηση στο ημερολόγιο με το ποντίκι όσο χρειάζεται.

Προσθήκη προϊόντων στην κράτηση

Αν ο πελάτης αγοράσει από το σαλόνι ένα προϊόν για χρήση στο σπίτι ή, για παράδειγμα, μια δωροκάρτα, μπορείς να το προσθέσεις άνετα στην κράτηση. Έτσι κρατάς όλες τις πληροφορίες για τις πωλήσεις και την εξυπηρέτηση σε ένα σημείο:

1. Στην οθόνη της επισκόπησης επίλεξε Add + και από τις επιλογές που ανοίγουν επίλεξε Product.
 
2. Βρες το κατάλληλο προϊόν και επιβεβαίωσε την επιλογή.
 
3. Το σύστημα προσθέτει αυτόματα τα προϊόντα στο συνολικό ποσό της κράτησης.

Εκπτώσεις

Στο SalonLife μπορείς, αν θέλεις, να προσθέσεις σε κάθε κράτηση και έκπτωση (Discount) από το κουμπί Add +, κάτι που είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, σε προωθητικές ενέργειες, σε εκπτώσεις για σταθερούς πελάτες ή σε ξεχωριστές περιστάσεις. Σημείωσε το ποσοστό της έκπτωσης και το σύστημα αφαιρεί αυτόματα το ποσοστό από το συνολικό ποσό της κράτησης.

Καταγραφή της πληρωμής στο ταμείο

Στη σελίδα ταμείου της κράτησης πρέπει να καταγράψεις πώς πλήρωσε ο πελάτης την υπηρεσία:

• Send Payment Link (μπορείς να στείλεις στον πελάτη σύνδεσμο πληρωμής με SMS ή email).
• Cash (μετρητά)
• Card (κάρτα)
• Gift Card (δωροκάρτα)
• Beauty Card (αν το σαλόνι σου δέχεται την Ilukaart, την εσθονική κάρτα δώρου ομορφιάς — δες περισσότερα ΕΔΩ).

Αν δεν έχει οριστεί πληρωμή, η κράτηση εμφανίζεται με την κατάσταση Not paid. Αν θέλεις, μπορείς αργότερα στην ίδια προβολή να αλλάξεις τον τρόπο πληρωμής και να διορθώσεις τα ποσά.

Γρήγορη ματιά στο ιστορικό, δηλαδή στο προηγούμενο και στο επόμενο ραντεβού του πελάτη

Στην προβολή της κράτησης φαίνεται πριν από πόσες ημέρες ή εβδομάδες ήταν η τελευταία επίσκεψη του πελάτη. Από εκεί βλέπεις επίσης αν έχει μελλοντικές κρατήσεις:

• Αν αριστερά υπάρχει η ένδειξη << Previous: 3 days, σημαίνει ότι το ραντεβού του πελάτη ήταν πριν από 3 ημέρες. Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί, ανοίγουν οι αναλυτικές πληροφορίες της προηγούμενης κράτησης.
• Αν δεξιά υπάρχει η ένδειξη Next 4 days >> , σημαίνει ότι ο πελάτης έχει κλείσει νέο ραντεβού σε 4 ημέρες.
• Αν δεν φαίνεται μελλοντικό ραντεβού, μπορείς να συμπεράνεις ότι ο πελάτης δεν έχει ακόμη νέα κράτηση.
• Αυτή η λειτουργία σού επιτρέπει να μετακινείσαι άνετα στις προηγούμενες ή στις μελλοντικές κρατήσεις του πελάτη. Έτσι συγκρίνεις γρήγορα ποιες υπηρεσίες ή ποια προϊόντα έχει χρησιμοποιήσει ο πελάτης στο παρελθόν και ελέγχεις αν έχει ήδη προστεθεί νέα κράτηση.

Επιπλέον στοιχεία της κράτησης

Στην επισκόπηση της κράτησης μπορείς να δεις πιο αναλυτικά και τα στοιχεία του πελάτη, την ώρα της κράτησης και τη δυνατότητα αποστολής της σύνοψης πώλησης (receipt):‍

• Στοιχεία πελάτη: δείχνει τα στοιχεία επικοινωνίας και τις γενικές πληροφορίες του πελάτη.
• Ημερομηνία και ώρα: σε βοηθά να αλλάξεις την ώρα της κράτησης ακόμη πιο ακριβώς.
• Receipt: το σύστημα δημιουργεί αυτόματα για κάθε κράτηση μια σύνοψη της πώλησης. Μπορείς να τη στείλεις από εδώ στον πελάτη με email ή να την κατεβάσεις ως αρχείο PDF και, αν θέλεις, να την εκτυπώσεις.

Notes

Μία από τις αγαπημένες λειτουργίες των επαγγελματιών ομορφιάς είναι οι σημειώσεις πελάτη, που σου επιτρέπουν να θυμάσαι πάντα σημαντικές λεπτομέρειες για τα στοιχεία του πελάτη ή για την κράτηση. Τη βρίσκεις στην προβολή της κράτησης, πάνω δεξιά, κάνοντας κλικ στο κουμπί Notes με το εικονίδιο του φύλλου χαρτιού.

Υπάρχουν δύο είδη σημειώσεων:

• Customer note: οι σημειώσεις πελάτη είναι ορατές σε εσένα και στους συναδέλφους σου σε κάθε κράτηση αυτού του πελάτη. Εδώ ταιριάζει να σημειώνεις τα πιο σημαντικά πράγματα που θέλεις να βλέπεις κάθε φορά.
• Booking note: αντίθετα, οι σημειώσεις κράτησης μένουν μόνο στη συγκεκριμένη κράτηση. Εκεί μπορείς να γράφεις πράγματα που είναι σημαντικά μόνο για αυτή τη φορά.
• Στις σημειώσεις μπορείς επίσης να ανεβάζεις φωτογραφίες, για παράδειγμα της δουλειάς που έγινε ή των προϊόντων που χρησιμοποίησες.

ΣΥΜΒΟΥΛΗ:
Οι πελάτες δεν βλέπουν πουθενά τις σημειώσεις. Αν όμως στις online κρατήσεις χρησιμοποιείται το πεδίο Additional information, οι πελάτες μπορούν να αφήνουν σημειώσεις στον επαγγελματία, που φαίνονται στις σημειώσεις κράτησης.

Το μενού της κράτησης

Στην επισκόπηση, πάνω δεξιά, υπάρχει το κουμπί μενού (III), όπου θα βρεις επιπλέον χρήσιμες λειτουργίες:

• History: δίνει μια εικόνα όλου του ιστορικού κρατήσεων, για τις προηγούμενες και τις μελλοντικές κρατήσεις.
• Information: δείχνει μια επισκόπηση των αλλαγών και των πληροφοριών που αφορούν την κράτηση. Για παράδειγμα, δημιουργείται ένα αρχείο καταγραφής με πληροφορίες για τις αυτόματες ειδοποιήσεις που στάλθηκαν, τις πληρωμές που εισπράχθηκαν ή την κατάσταση της κράτησης.

Γρήγορη πρόσβαση στις λεπτομέρειες της κράτησης

Οι αναλυτικές πληροφορίες της κράτησης απέχουν πάντα μόνο λίγα κλικ:

• Άνοιξε την κράτηση από το ημερολόγιο ή από τη λίστα κρατήσεων.
• Δες τις βασικές πληροφορίες: όνομα πελάτη, υπηρεσία, ώρα, διάρκεια και συνολικό ποσό.
• Πρόσθεσε ή άλλαξε υπηρεσίες, πρόσθεσε προϊόντα, εφάρμοσε εκπτώσεις και κατέγραψε τους τρόπους πληρωμής.
  ‍

ΣΥΜΒΟΥΛΗ:
Αν χρειάζεται να μεταφέρεις μια κράτηση σε άλλη ημέρα ή ώρα, μπορείς απλώς να τη σύρεις στο ημερολόγιο. Οι ενημερωμένες πληροφορίες εμφανίζονται αυτόματα στην προβολή της κράτησης.

Αυτή ήταν η γρήγορη επισκόπηση των λεπτομερειών μιας κράτησης. Οπότε, την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να δεις ή να διευκρινίσεις την επίσκεψη ενός πελάτη, κάνε κλικ στην κράτηση και θα βρεις όλα όσα χρειάζεσαι σε μία οθόνη!