W systemie SalonLife w każdej chwili możesz zobaczyć szczegółowy przegląd każdej wizyty. Oznacza to, że oprócz podstawowych danych (imię klienta, usługa, godzina) w tym samym widoku dostępna jest też wcześniejsza historia wizyt, dodawane usługi, produkty, informacje o płatności, rabaty oraz log wizyty. W poniższej instrukcji dokładnie pokazujemy, gdzie się to znajduje i jak z tego korzystać w codziennej pracy.

Gdzie zobaczyć przegląd wizyty?

Szczegółowy przegląd wizyty otwiera się zarówno z kalendarza, jak i z listy wizyt po kliknięciu wizyty. W otwartym oknie zapisane są wszystkie informacje związane z wizytą:

1. Dane klienta (imię, dane kontaktowe itp.)
2. Data, godzina i czas trwania wizyty
3. Wybrane usługi (wraz z czasem trwania i ceną)
4. Produkty, jeśli klient kupuje coś na miejscu lub dostaje jakiś produkt do domu
5. Kasa, łączna kwota wraz z wyborem sposobów płatności

Zmiana usług i czasu trwania

• Dodaj lub usuń usługi: Jeśli klient chce dodatkową usługę (np. do nowej fryzury szybką pielęgnację włosów), kliknij przycisk Add + i w Services dodaj lub usuń usługi z istniejącej listy, a następnie zapisz zmianę. Wizyta automatycznie się wydłuża zgodnie z łącznym czasem trwania wybranych usług.
• Zmiana czasu trwania wizyty: Oprócz zmiany usług można też ręcznie zmienić czas trwania albo myszką w kalendarzu wydłużyć lub skrócić wizytę o odpowiedni zakres.

Dodawanie produktów do wizyty

Jeśli klient kupuje w salonie produkt przeznaczony do użytku domowego albo np. kartę podarunkową, można go wygodnie dodać do wizyty. Dzięki temu masz wszystkie informacje o sprzedaży i obsłudze w jednym miejscu:

1. Wybierz na ekranie przeglądu Add + i z otwartych opcji wybierz Produkt.
 
2. Znajdź odpowiedni produkt i potwierdź wybór.
 
3. System automatycznie doda produkty do łącznej kwoty wizyty.

Rabaty

W systemie SalonLife w razie potrzeby możesz dodać do każdej wizyty pod przyciskiem Add + także rabat, przydatny na przykład przy promocjach, zniżkach dla stałych klientów lub specjalnych okazjach. Podaj wysokość rabatu w procentach, a system automatycznie odejmie ten procent od łącznej kwoty wizyty.

Zaznaczanie płatności w kasie

Na stronie kasy wizyty należy zaznaczyć, w jaki sposób klient zapłacił za usługę:

• Wyślij link do płatności (możesz wysłać klientowi link do płatności SMS-em lub e-mailem).
• Gotówką
• Kartą
• Kartą podarunkową
• Beauty Card (funkcja dostępna tylko w wybranych krajach, np. w Estonii — nie dotyczy salonów w Polsce. Więcej informacji TUTAJ).

Jeśli płatność nie jest ustawiona, pokazywana jest ze statusem Unpaid. W razie potrzeby możesz później w tym samym widoku zmienić sposób płatności i skorygować kwoty.

Szybki podgląd historii wizyt, czyli poprzedni i następny termin klienta

W widoku wizyty widać, ile dni lub tygodni temu klient był ostatnio. Widać tam też, czy ma przyszłe wizyty:

• Jeśli po lewej stronie widnieje napis << Poprzednia: 3 dni, oznacza to, że termin klienta był 3 dni temu. Klikając ten przycisk, otworzysz szczegółowe informacje o poprzedniej wizycie.
• Jeśli po prawej stronie widnieje napis Następna za 4 dni >> , oznacza to, że klient ma zarezerwowany nowy termin za 4 dni.
• Jeśli przyszły termin nie jest oznaczony, można stąd wywnioskować, że klient nie ma jeszcze utworzonej nowej wizyty.
• Ta funkcja pozwala Ci wygodnie przechodzić do wcześniejszych lub przyszłych wizyt klienta. Dzięki temu szybko porównasz, jakich usług lub produktów klient wcześniej używał, i sprawdzisz, czy nowa wizyta jest już dodana.

Dodatkowe dane wizyty

W przeglądzie wizyty można dokładniej zobaczyć też dane klienta, godzinę wizyty oraz możliwość wysłania faktury (paragonu):‍

• Dane klienta: Pokazuje dane kontaktowe i ogólne informacje o kliencie.
• Data i godzina: Pomaga jeszcze dokładniej zmienić termin wizyty.
• Faktura: System automatycznie tworzy fakturę dla każdej wizyty. Można ją stąd wysłać klientowi e-mailem albo pobrać jako plik PDF i w razie potrzeby wydrukować.

Notatki

Jedną z ulubionych funkcji specjalistów beauty jest funkcja notatek klienta, która pozwala zawsze pamiętać ważne szczegóły dotyczące danych klienta lub wizyty. Znajdziesz ją w widoku wizyty, klikając w prawym górnym rogu przycisk Notes z ikoną kartki papieru.

Są dwa rodzaje notatek:

• Client Notes: Notatki klienta są widoczne przy każdej wizycie tego klienta dla Ciebie i Twoich kolegów. Zapisuj tu najważniejsze rzeczy, które chcesz sprawdzać za każdym razem.
• Booking Notes: Notatki wizyty pozostają natomiast tylko przy tej konkretnej wizycie. Możesz tam zapisać tylko ważne na tę okazję rzeczy, o których chcesz pamiętać.
• Przy notatkach możesz też wgrać zdjęcia, np. wykonanej pracy lub użytych produktów.

WSKAZÓWKA:
Klienci sami nigdzie nie widzą notatek. Jeśli jednak w rezerwacji online używane jest pole Additional Info, klienci mogą zostawić specjaliście beauty notatkę, widoczną w Booking Notes.

Menu wizyty

W przeglądzie w prawym górnym rogu jest przycisk menu (III), z którego dostępne są dodatkowe przydatne funkcje:

• History: Daje przegląd całej historii wizyt, wcześniejszych i przyszłych.
• Info & Log: Pokazuje przegląd zmian i informacji związanych z wizytą. Powstaje tam np. log z informacjami o wysłanych automatycznych powiadomieniach, otrzymanych płatnościach czy statusie wizyty.

Szybki dostęp do szczegółów wizyty

Dokładniejsze informacje o wizycie są zawsze o kilka kliknięć:

• Otwórz wizytę z kalendarza lub listy wizyt.
• Sprawdź podstawowe informacje: imię klienta, usługę, godzinę, czas trwania i łączną kwotę.
• Dodaj lub zmień usługi, dodaj produkty, zastosuj rabaty i zaznacz sposoby płatności.
  ‍

WSKAZÓWKA:
Jeśli musisz przenieść wizytę na inny dzień lub godzinę, możesz po prostu przeciągnąć ją w kalendarzu. Zaktualizowane informacje automatycznie odzwierciedlają się w widoku wizyty.

Tak wygląda szybki przegląd szczegółów wizyty. Więc następnym razem, gdy będziesz musiał/-a sprawdzić lub doprecyzować wizytę klienta, kliknij wizytę i znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz, na jednym ekranie!