SalonLifessa voit milloin tahansa katsoa jokaisen varauksen tarkempaa yleiskatsausta. Tämä tarkoittaa, että perustietojen (asiakkaan nimi, palvelu, aika) lisäksi samassa näkymässä on saatavilla myös aiempi varaushistoria, lisättävät palvelut, tuotteet, maksutiedot, alennukset sekä varauksen loki. Seuraavassa ohjeessa annamme perusteellisen katsauksen siihen, missä nämä sijaitsevat ja miten niitä käytetään päivittäisessä työssäsi.

Mistä varauksen yleiskatsauksen näkee?

Varauksen tarkempi yleiskatsaus avautuu sekä kalenterista että varausluettelosta varausta klikkaamalla. Avautuneessa ikkunassa on kirjattuna kaikki varaukseen liittyvä tieto:

1. Asiakkaan tiedot (nimi, yhteystiedot jne.)
2. Varauksen päivämäärä, kellonaika ja kesto
3. Valitut palvelut (keston ja hinnan kanssa)
4. Tuotteet, jos asiakas ostaa jotain paikan päällä tai saa jonkin tuotteen mukaansa
5. Kassa, kokonaissumma maksutapavalinnan kanssa

Palvelujen ja keston muuttaminen

• Lisää tai poista palveluja: Jos asiakas haluaa lisäpalvelun (esimerkiksi uuden kampauksen lisäksi myös pikaisen hiushoidon), klikkaa painiketta Lisää + ja lisää tai poista Palvelut-kohdasta olemassa olevasta palveluluettelosta palveluja ja tallenna muutos. Varaus pitenee automaattisesti valittujen palvelujen kokonaiskeston mukaan.
• Varauksen keston muuttaminen: Palvelujen muuttamisen lisäksi kestoa voi muuttaa myös manuaalisesti tai pidentää tai lyhentää varausta kalenterissa hiirellä sopivassa määrin.

Tuotteiden lisääminen varaukseen

Jos asiakas ostaa salongista jonkin kotikäyttöön tarkoitetun tuotteen tai esimerkiksi lahjakortin, sen voi kätevästi lisätä varaukseen. Näin pidät kaiken myyntiin ja palveluun liittyvän tiedon yhdessä paikassa:

1. Valitse yleiskatsausnäytöltä Lisää + ja avautuvasta valikosta Tuote.
 
2. Etsi tuotteiden joukosta sopiva ja vahvista valinta.
 
3. Järjestelmä lisää tuotteet automaattisesti varauksen kokonaissummaan.

Alennukset

SalonLifessa jokaiselle varaukselle voi halutessaan lisätä myös Lisää + -painikkeen alta alennuksen, jota on hyvä käyttää esimerkiksi kampanjoiden, kanta-asiakasalennusten tai erikoistapahtumien yhteydessä. Merkitse alennuksen määrä prosentteina, ja järjestelmä laskee sinulle automaattisesti prosentin koko varauksen summasta pois.

Maksun merkitseminen kassassa

Varauksen kassasivulla kannattaa merkitä, miten asiakas maksoi palvelusta:

• Lähetä maksulinkki (voit lähettää asiakkaalle maksulinkin tekstiviestillä tai sähköpostitse).
• Käteisellä
• Kortilla
• Lahjakortilla
• Ilukaartilla (mikäli salonkisi hyväksyy Ilukaartin. Katso lisää TÄSTÄ).

Jos maksu on määrittämättä, se näytetään Maksamatta-tilassa. Halutessasi voit myöhemmin samassa näkymässä muuttaa maksutapaa ja korjata summia.

Varauksen historian pikanäkymä eli asiakkaan aiempi ja seuraava tuleva aika

Varausnäkymässä näkyy, kuinka monta päivää tai viikkoa sitten asiakkaalla oli viimeinen käynti. Sieltä näkee myös, onko hänellä tulevia varauksia:

• Jos vasemmalla puolella lukee << Edellinen: 3 päivää, se tarkoittaa, että asiakkaan aika oli 3 päivää sitten. Klikkaamalla tätä painiketta avautuu edellisen varauksen tarkempi tieto.
• Jos oikealla puolella lukee Seuraava 4 päivää >> , se tarkoittaa, että asiakkaalla on uusi aika varattu 4 päivän kuluttua.
• Jos tulevaa aikaa ei ole merkitty, voit päätellä, ettei asiakkaalle ole vielä luotu uutta varausta.
• Tämä toiminto mahdollistaa kätevän siirtymisen asiakkaan aiempiin tai tuleviin varauksiin. Näin voit nopeasti verrata, mitä palveluja tai tuotteita asiakas on aiemmin käyttänyt, ja tarkistaa, onko uusi varaus jo lisätty.

Varauksen lisätiedot

Varauksen yleiskatsauksessa voi tarkemmin nähdä myös asiakkaan tiedot, varauksen ajankohdan sekä laskun (kuitin) lähettämismahdollisuuden:‍

• Asiakkaan tiedot: Näyttää asiakkaan yhteystiedot ja yleistiedot.
• Päivämäärä ja kellonaika: Auttaa muuttamaan varauksen aikaa vielä tarkemmin.
• Lasku: Järjestelmä luo automaattisesti laskun jokaisesta varauksesta. Sen voi lähettää täältä sähköpostitse asiakkaalle tai ladata PDF-tiedostona ja halutessaan tulostaa.

Muistiinpanot

Yksi kauneusalan ammattilaisten suosituimmista toiminnoista on asiakkaan muistiinpanotoiminto, jonka avulla voi aina muistaa tärkeät yksityiskohdat asiakkaan tiedoista tai varauksesta. Löydät sen varausnäkymässä klikkaamalla oikealta ylhäältä kirjekuoren kuvakkeella varustettua Muistiinpanot-painiketta.

Muistiinpanoja on kahdenlaisia:

• Asiakkaan muistiinpanot: Asiakkaan muistiinpanot näkyvät sinulle ja kollegoillesi jokaisen tämän asiakkaan varauksen yhteydessä. Tähän kannattaa merkitä tärkeimmät asiat, jotka haluat käydä läpi joka kerta.
• Varauksen muistiinpanot: Sen sijaan varauksen muistiinpanot jäävät vain tähän tiettyyn varaukseen. Sinne voit kirjoittaa vain tälle kerralle tärkeät asiat, jotka haluat muistaa.
• Muistiinpanojen yhteydessä voit myös ladata kuvia esimerkiksi tehdyistä töistä tai käyttämistäsi tuotteista.

VINKKI:
Asiakkaat eivät näe muistiinpanoja itse mistään. Mutta jos verkkoajanvarauksessa on käytössä Lisätiedot-kenttä, asiakkaat voivat jättää kauneusalan ammattilaiselle muistiinpanoja, jotka näkyvät Varauksen muistiinpanojen alla.

Varauksen valikko

Yleiskatsauksessa on oikeassa yläkulmassa (III) valikkopainike, josta löytyy lisäksi avustavia toimintoja:

• Historia: Antaa yleiskatsauksen koko varaushistoriasta, sekä aiemmista että tulevista varauksista.
• Info ja loki: Näyttää varaukseen liittyvän yleiskatsauksen muutoksista ja tiedoista. Esimerkiksi syntyy loki, josta näkee tietoa lähetetyistä automaattisista ilmoituksista, vastaanotetuista maksuista tai myös varauksen tilasta.

Nopea pääsy varauksen tietoihin

Varauksen tarkempi tieto on aina vain muutaman klikkauksen päässä:

• Avaa varaus kalenterista tai varausluettelosta.
• Tarkista perustiedot: asiakkaan nimi, palvelu, aika, kesto ja kokonaissumma.
• Lisää tai muuta palveluja, lisää tuotteita, sovella alennuksia ja merkitse maksutapoja.
  ‍

VINKKI:
Jos sinun täytyy siirtää varaus toiseen päivään tai kellonaikaan, voit yksinkertaisesti raahata sitä kalenterissa. Päivittynyt tieto näkyy automaattisesti varausnäkymässä.

Siinä olikin nopea yleiskatsaus varauksen tiedoista. Joten seuraavan kerran, kun sinun täytyy tarkastella tai täsmentää asiakkaan käyntiä, klikkaa varausta ja löydät kaiken tarvittavan yhdeltä ruudulta!