Dans SalonLife, vous pouvez à tout moment consulter une vue détaillée de chaque réservation. Cela signifie qu'en plus des informations de base (nom du client, prestation, heure), la même vue donne aussi accès à l'historique des réservations précédentes, aux prestations et produits ajoutables, aux informations de paiement, aux remises et au log de la réservation. Ce guide détaillé vous montre où se trouvent ces éléments et comment les utiliser au quotidien.

Où consulter la vue d'ensemble d'une réservation ?

La vue détaillée d'une réservation s'ouvre en cliquant sur une réservation, aussi bien depuis le calendrier que depuis la liste des réservations. La fenêtre qui s'ouvre contient toutes les informations liées à la réservation :

1. Informations du client (nom, coordonnées, etc.)
2. Date, heure et durée de la réservation
3. Prestations choisies (avec durée et prix)
4. Produits, si le client en achète sur place ou en emporte à la maison
5. Caisse, montant total avec le choix des moyens de paiement

Modifier les prestations et la durée

• Ajouter ou retirer des prestations : Si le client souhaite une prestation supplémentaire (par exemple un soin capillaire rapide en plus d'une nouvelle coupe), cliquez sur le bouton Add +, puis sous Services, ajoutez ou retirez des prestations de la liste existante, et enregistrez la modification. La réservation s'allonge automatiquement selon la durée totale des prestations choisies.
• Modifier la durée de la réservation : En plus de modifier les prestations, vous pouvez aussi changer la durée manuellement, ou allonger/raccourcir la réservation avec la souris dans le calendrier, selon les besoins.

Ajouter des produits à la réservation

Si le client achète au salon un produit à usage domestique ou, par exemple, une carte cadeau, vous pouvez facilement l'ajouter à la réservation. Vous gardez ainsi toutes les informations de vente et de service au même endroit :

1. Depuis l'écran de la réservation, sélectionnez Add + puis, dans les options qui s'ouvrent, Produit.
 
2. Recherchez le produit souhaité et confirmez votre choix.
 
3. Le système ajoute automatiquement les produits au montant total de la réservation.

Remises

Dans SalonLife, vous pouvez aussi ajouter, si vous le souhaitez, une remise (Discount) à chaque réservation depuis le bouton Add +, utile par exemple pour des promotions, des réductions fidélité ou des événements spéciaux. Indiquez le taux de remise en pourcentage, et le système déduit automatiquement ce pourcentage du montant total de la réservation.

Enregistrer le paiement en caisse

Sur la page de caisse de la réservation, indiquez comment le client a réglé la prestation :

• Send Payment Link (vous pouvez envoyer au client un lien de paiement par SMS ou par e-mail).
• Espèces
• Carte
• Carte cadeau
• Beauty Card (si votre salon accepte la Beauty Card. Découvrez-en plus ICI).

Si le paiement n'est pas défini, il s'affiche avec le statut Not paid. Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier plus tard le moyen de paiement et ajuster les montants depuis la même vue.

Aperçu rapide de l'historique : le créneau précédent et le prochain créneau à venir du client

La vue de la réservation indique depuis combien de jours ou de semaines le client n'était pas venu. Elle indique également s'il a des réservations à venir :

• Si vous voyez à gauche la mention << Previous: 3 days, cela signifie que le créneau du client était il y a 3 jours. En cliquant sur ce bouton, vous accédez aux détails de la réservation précédente.
• Si vous voyez à droite la mention Next 4 days >> , cela signifie que le client a un nouveau créneau réservé dans 4 jours.
• Si aucun créneau à venir n'est indiqué, vous pouvez en conclure que le client n'a pas encore de nouvelle réservation.
• Cette fonctionnalité vous permet de naviguer facilement vers les réservations passées ou à venir du client. Vous pouvez ainsi comparer rapidement les prestations ou produits déjà utilisés par le client, et vérifier si une nouvelle réservation a déjà été ajoutée.

Informations complémentaires de la réservation

La vue d'ensemble de la réservation permet également de consulter plus précisément les informations du client, l'heure de la réservation, ainsi que la possibilité d'envoyer la facture (le reçu) :‍

• Informations du client : Affiche les coordonnées et les informations générales du client.
• Date et heure : Permet de modifier l'heure de la réservation encore plus précisément.
• Facture : Le système génère automatiquement une facture pour chaque réservation. Vous pouvez l'envoyer par e-mail au client, ou la télécharger en PDF et l'imprimer si vous le souhaitez.

Notes

La fonction de notes client est l'une des grandes préférées des professionnels : elle permet de toujours garder à l'esprit les détails importants sur le client ou la réservation. Vous la trouverez en cliquant, dans la vue de la réservation, sur le bouton Notes en haut à droite, avec l'icône en forme d'enveloppe.

Il existe deux types de notes :

• Notes client : Elles sont visibles pour vous et vos collègues sur chaque réservation de ce client. Notez-y les éléments les plus importants que vous voulez consulter à chaque fois.
• Notes de réservation : Elles restent, elles, liées uniquement à cette réservation précise. Vous pouvez y écrire uniquement les éléments importants à retenir pour cette occasion.
• Vous pouvez également, avec les notes, télécharger des photos, par exemple des travaux réalisés ou des produits utilisés.

ASTUCE :
Les clients ne voient les notes nulle part. En revanche, si le champ Note est utilisé dans la réservation en ligne, les clients peuvent laisser des remarques au professionnel, visibles sous les notes de la réservation.

Menu de la réservation

En haut à droite de la vue d'ensemble se trouve le bouton de menu (III), où vous trouverez des fonctionnalités complémentaires utiles :

• History : Donne une vue d'ensemble de tout l'historique des réservations, passées et à venir.
• Info & log : Affiche un aperçu des modifications et informations liées à la réservation. Un log est par exemple généré, indiquant les notifications automatiques envoyées, les paiements reçus ou le statut de la réservation.

Accès rapide aux détails de la réservation

Les informations détaillées de la réservation sont toujours à portée de quelques clics :

• Ouvrez la réservation depuis le calendrier ou la liste des réservations.
• Consultez les informations de base : nom du client, prestation, heure, durée et montant total.
• Ajoutez ou modifiez des prestations, ajoutez des produits, appliquez des remises et indiquez les moyens de paiement.
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ASTUCE :
Si vous devez déplacer une réservation vers un autre jour ou une autre heure, vous pouvez aussi simplement la faire glisser dans le calendrier. Les informations mises à jour se reflètent automatiquement dans la vue de la réservation.

Voilà un aperçu rapide des détails d'une réservation. La prochaine fois que vous devez consulter ou préciser la visite d'un client, cliquez sur la réservation et trouvez tout ce dont vous avez besoin sur un seul écran !