I SalonLife kan du når som helst se en detaljert oversikt over hver booking. Det betyr at i tillegg til grunnleggende opplysninger (kundens navn, tjeneste, tidspunkt) er også tidligere bookinghistorikk, tjenester og produkter du kan legge til, betalingsinformasjon, rabatter og bookingloggen tilgjengelig i samme visning. I den følgende veiledningen gir vi en grundig gjennomgang av hvor du finner dette, og hvordan du bruker det i det daglige arbeidet.

Hvor ser du bookingoversikten?

Den detaljerte bookingoversikten åpnes ved å klikke på bookingen, både fra kalenderen og fra bookinglisten. I vinduet som åpnes, finner du all informasjon knyttet til bookingen:

1. Kundeopplysninger (navn, kontaktinformasjon o.l.)
2. Bookingens dato, klokkeslett og varighet
3. Valgte tjenester (med varighet og pris)
4. Produkter, hvis kunden kjøper noe på stedet eller får et produkt med seg hjem
5. Kasse, totalsum og valg av betalingsmåte

Endre tjenester og varighet

• Legg til eller fjern tjenester: Hvis kunden ønsker en ekstra tjeneste (for eksempel en rask hårkur i tillegg til ny frisyre), klikker du på knappen Add + og legger til eller fjerner tjenester fra den eksisterende listen under Add / Remove services, og lagrer endringen. Bookingen forlenges automatisk i henhold til de valgte tjenestenes samlede varighet.
• Endre bookingens varighet: I tillegg til å endre tjenester kan du også manuelt endre varigheten, eller forlenge eller forkorte bookingen ved å dra med musen i kalenderen i ønsket omfang.

Legge produkter til en booking

Hvis kunden kjøper et produkt til hjemmebruk eller for eksempel et gavekort i salongen, kan dette enkelt legges til bookingen. Slik holder du all informasjon om salg og service samlet på ett sted:

1. Velg Add + fra oversiktsskjermen, og velg Produkt fra menyen som åpnes.
 
2. Søk frem ønsket produkt blant produktene, og bekreft valget.
 
3. Systemet legger automatisk produktene til bookingens totalsum.

Rabatter

I SalonLife kan du ved behov også legge til en rabatt på hver booking via knappen Add +, noe som er nyttig for eksempel ved kampanjer, stamkundefordeler eller spesielle anledninger. Angi rabattsatsen i prosent, og systemet trekker automatisk prosentandelen fra bookingens totalsum.

Registrere betaling i kassen

På bookingens kassesiden bør du markere hvordan kunden betalte for tjenesten:

• Send betalingslenke (du kan sende en betalingslenke til kunden via SMS eller e-post).
• Kontant
• Kort
• Med gavekort
• Med Beauty Card (hvis salongen din aksepterer Beauty Card. Les mer HER).

Hvis betalingen ikke er registrert, vises den med statusen Not paid. Ved behov kan du senere endre betalingsmåten og korrigere beløpene i samme visning.

Hurtigvisning av bookinghistorikk — kundens forrige og neste kommende tidspunkt

I bookingvisningen ser du hvor mange dager eller uker det er siden kundens forrige besøk. Du kan også se om kunden har fremtidige bookinger:

• Hvis det til venstre står << Forrige: 3 dager, betyr det at kundens forrige time var for 3 dager siden. Klikker du på denne knappen, åpnes detaljert informasjon om den forrige bookingen.
• Hvis det til høyre står Neste 4 dager >> , betyr det at kunden har en ny time booket om 4 dager.
• Hvis det ikke er angitt en fremtidig time, kan du gå ut fra at kunden ennå ikke har opprettet en ny booking.
• Denne funksjonen lar deg enkelt bevege deg til kundens tidligere eller fremtidige bookinger. Slik kan du raskt sammenligne hvilke tjenester eller produkter kunden har brukt tidligere, og sjekke om en ny booking allerede er lagt inn.

Bookingens tilleggsopplysninger

I bookingoversikten kan du også se nærmere detaljer om kunden, tidspunktet for bookingen og muligheten for å sende faktura (kvittering):‍

• Kundeopplysninger: Viser kundens kontaktinformasjon og generell informasjon.
• Dato og klokkeslett: Lar deg endre bookingens tidspunkt enda mer nøyaktig.
• Faktura: Systemet oppretter automatisk en faktura for hver booking. Du kan sende denne som e-post til kunden herfra, eller laste den ned som PDF-fil og skrive den ut ved behov.

Notater

En av de mest populære funksjonene blant skjønnhetsutøvere er kundenotatfunksjonen, som gjør at du alltid kan huske viktige detaljer om kunden eller bookingen. Du finner denne øverst i høyre hjørne av bookingvisningen ved å klikke på brevikonet Notes.

Det finnes to typer notater:

• Kundenotater: Kundenotater er synlige for deg og kollegene dine ved hver av denne kundens bookinger. Her passer det å notere de viktigste tingene du ønsker å sjekke hver gang.
• Bookingnotater: Bookingnotater er derimot kun knyttet til denne bestemte bookingen. Her kan du skrive ned kun det som er viktig å huske for akkurat denne gangen.
• Du kan også laste opp bilder ved notatene, for eksempel av utført arbeid eller produkter du har brukt.

TIPS:
Kundene ser aldri notatene selv. Men hvis feltet Tilleggsinformasjon er i bruk ved nettbooking, kan kundene legge igjen merknader til den ansatte, som vises under bookingnotatene.

Bookingmeny

Øverst i høyre hjørne av oversikten finner du en menyknapp (III), hvor du finner flere nyttige funksjoner:

• History: Gir en oversikt over hele bookinghistorikken, både tidligere og fremtidige bookinger.
• Info & logg: Viser en oversikt over endringer og informasjon knyttet til bookingen. Her føres det for eksempel logg over utsendte automatiske varsler, mottatte betalinger eller bookingens status.

Rask tilgang til bookingdetaljer

Detaljert informasjon om bookingen er alltid bare noen klikk unna:

• Åpne bookingen fra kalenderen eller bookinglisten.
• Sjekk grunnleggende informasjon: kundens navn, tjeneste, tidspunkt, varighet og totalsum.
• Legg til eller endre tjenester, legg til produkter, gi rabatt og marker betalingsmåte.
  ‍

TIPS:
Hvis du trenger å flytte en booking til en annen dag eller et annet klokkeslett, kan du enkelt dra den rundt i kalenderen. Den oppdaterte informasjonen vises automatisk i bookingvisningen.

Dermed har du fått en rask oversikt over bookingens detaljer. Så neste gang du trenger å se over eller presisere kundens besøk, klikker du bare på bookingen og finner alt du trenger på én skjerm!