In SalonLife kun je op elk moment een gedetailleerd overzicht van elke boeking bekijken. Dat betekent dat je, naast de basisgegevens (naam van de klant, behandeling, tijd), in dezelfde weergave ook de boekingsgeschiedenis, toe te voegen behandelingen, producten, betaalinformatie, kortingen en het boekingslog terugvindt. In deze handleiding leggen we stap voor stap uit waar je dit alles vindt en hoe je het in je dagelijkse werk gebruikt.

Waar vind je het boekingsoverzicht?

Het gedetailleerde boekingsoverzicht open je door in de Calendar of in de boekingenlijst op een boeking te klikken. In het venster dat opent, vind je alle informatie over de boeking:

1. Klantgegevens (naam, contactgegevens enz.)
2. Datum, tijd en duur van de boeking
3. Gekozen behandelingen (met duur en prijs)
4. Producten, als de klant ter plekke iets koopt of een product meekrijgt
5. Kassa, het totaalbedrag met keuze van betaalmethode

Behandelingen en duur wijzigen

• Behandelingen toevoegen of verwijderen: Wil de klant een extra behandeling (bijvoorbeeld een snelle haarverzorging naast een nieuw kapsel)? Klik dan op Add en voeg via Services behandelingen toe aan of verwijder ze uit de bestaande lijst, en sla de wijziging op. De boeking wordt automatisch verlengd op basis van de totale duur van de gekozen behandelingen.
• Duur van de boeking wijzigen: Naast het wijzigen van behandelingen kun je de duur ook handmatig aanpassen, of de boeking in de Calendar met je muis naar wens langer of korter slepen.

Producten toevoegen aan een boeking

Koopt de klant bij jou in de salon een product voor thuisgebruik of bijvoorbeeld een cadeaubon, dan kun je dit eenvoudig aan de boeking toevoegen. Zo houd je alle informatie over de verkoop en de behandeling op één plek:

1. Kies in het overzichtsscherm Add en kies in het menu dat opent Product.
 
2. Zoek het juiste product en bevestig je keuze.
 
3. Het systeem telt het product automatisch bij het totaalbedrag van de boeking op.

Kortingen

In SalonLife kun je aan elke boeking desgewenst ook een korting toevoegen via de knop Add, handig bij bijvoorbeeld acties, kortingen voor vaste klanten of speciale gelegenheden. Geef het kortingspercentage op en het systeem trekt dit percentage automatisch af van het totaalbedrag van de boeking.

Betaling bij de kassa registreren

Op de kassapagina van de boeking geef je aan hoe de klant heeft betaald:

• Betaallink versturen (je kunt de klant een betaallink sturen via sms of e-mail).
• Contant
• Met kaart
• Met cadeaubon
• Beauty Card (als je salon Beauty Card accepteert. Lees meer HIER).

Is er nog geen betaling geregistreerd, dan krijgt de boeking de status Not paid. Je kunt later in dezelfde weergave de betaalmethode wijzigen en bedragen aanpassen.

Snel overzicht van de boekingsgeschiedenis: de vorige en volgende afspraak van de klant

In de boekingsweergave zie je hoeveel dagen of weken geleden de klant voor het laatst is geweest. Ook zie je meteen of er een toekomstige boeking gepland staat:

• Staat er links << Vorige: 3 dagen, dan was de afspraak van de klant 3 dagen geleden. Klik op deze knop om de details van de vorige boeking te openen.
• Staat er rechts Volgende 4 dagen >> , dan betekent dit dat de klant over 4 dagen een nieuwe afspraak heeft.
• Is er geen toekomstige afspraak vermeld, dan heeft de klant nog geen nieuwe boeking staan.
• Met deze functie navigeer je eenvoudig naar eerdere of toekomstige boekingen van de klant. Zo vergelijk je snel welke behandelingen of producten de klant eerder heeft gebruikt, en controleer je of er al een nieuwe boeking is toegevoegd.

Aanvullende gegevens bij de boeking

In het boekingsoverzicht kun je ook gedetailleerd de klantgegevens en het tijdstip van de boeking bekijken, en heb je de mogelijkheid om een factuur (bon) te versturen:‍

• Klantgegevens: Toont de contactgegevens en algemene informatie van de klant.
• Datum en tijd: Hiermee pas je het tijdstip van de boeking nog nauwkeuriger aan.
• Factuur: Het systeem maakt automatisch een factuur aan voor elke boeking. Je kunt deze hier per e-mail naar de klant sturen, als pdf downloaden of desgewenst afdrukken.

Notities

Een van de favoriete functies van beautyprofessionals is de klantnotitie: zo onthoud je altijd belangrijke details over de klant of de boeking. Je vindt deze in de boekingsweergave rechtsboven, door op het papiericoontje Notes te klikken.

Er zijn twee soorten notities:

• Klantnotities: Klantnotities zijn bij elke boeking van deze klant zichtbaar voor jou en je collega's. Noteer hier de belangrijkste dingen die je elke keer wilt nalezen.
• Boekingsnotities: Boekingsnotities blijven daarentegen aan die ene specifieke boeking gekoppeld. Hier schrijf je alleen de dingen op die alleen voor dat moment belangrijk zijn.
• Bij notities kun je ook foto's uploaden, bijvoorbeeld van uitgevoerde behandelingen of gebruikte producten.

TIP:
Klanten zien deze notities zelf nergens. Wel kunnen klanten, als het veld Extra informatie bij het online boeken wordt gebruikt, een opmerking voor de beautyprofessional achterlaten, die dan zichtbaar is bij de boekingsnotities.

Boekingsmenu

Rechtsboven in het overzicht vind je de menuknop (III), waarachter je nog meer handige functies vindt:

• History: Geeft een overzicht van de volledige boekingsgeschiedenis, met eerdere en toekomstige boekingen.
• Info & Log: Toont een overzicht van wijzigingen en informatie bij de boeking. Zo ontstaat er een logboek met informatie over verstuurde automatische meldingen, ontvangen betalingen en de status van de boeking.

Snel toegang tot de boekingsdetails

De gedetailleerde informatie van een boeking is altijd maar een paar klikken verwijderd:

• Open de boeking vanuit de Calendar of de boekingenlijst.
• Bekijk de basisinformatie: naam van de klant, behandeling, tijd, duur en totaalbedrag.
• Voeg behandelingen toe of wijzig ze, voeg producten toe, pas kortingen toe en registreer de betaalmethode.
  ‍

TIP:
Moet je een boeking naar een andere dag of tijd verplaatsen? Dat kan gewoon door de boeking in de Calendar te verslepen. De bijgewerkte gegevens verschijnen automatisch in het boekingsoverzicht.

Dat was een snel overzicht van de boekingsdetails. Dus de volgende keer dat je een bezoek van een klant wilt nakijken of verduidelijken, klik je op de boeking en vind je alles wat je nodig hebt op één scherm!