U programu SalonLife u svakom trenutku možete pogledati detaljan pregled svake rezervacije. To znači da su osim osnovnih podataka (ime klijenta, usluga, vrijeme) u istom prikazu dostupni i ranija povijest rezervacija, usluge i proizvodi koji se mogu dodati, podaci o plaćanju, popusti i zapisnik rezervacije. U sljedećim uputama detaljno objašnjavamo gdje se to nalazi i kako to koristiti u svakodnevnom radu.

Gdje vidjeti pregled rezervacije?

Detaljan pregled rezervacije otvara se klikom na rezervaciju i u kalendaru i na popisu rezervacija. U prozoru koji se otvori navedene su sve informacije povezane s rezervacijom:

1. podaci o klijentu (ime, kontakt-podaci i sl.)
2. datum, vrijeme i trajanje rezervacije
3. odabrane usluge (s trajanjem i cijenom)
4. proizvodi, ako klijent nešto kupi u salonu ili ponese neki proizvod kući
5. blagajna, ukupan iznos s izborom načina plaćanja

Promjena usluga i trajanja

• Dodajte ili uklonite usluge: ako klijent želi dodatnu uslugu (primjerice uz novu frizuru i brzi tretman za kosu), kliknite gumb + Add i pod Services dodajte ili uklonite  usluge s postojećeg popisa usluga te spremite promjenu. Rezervacija se automatski produljuje prema ukupnom trajanju odabranih usluga.
• Promjena trajanja rezervacije: osim promjene usluga, trajanje možete promijeniti i ručno ili rezervaciju u kalendaru mišem produljiti ili skratiti u odgovarajućoj mjeri.

Dodavanje proizvoda rezervaciji

Ako klijent u salonu kupi neki proizvod za kućnu upotrebu ili, primjerice, poklon bon, možete ga jednostavno dodati uz rezervaciju. Tako sve informacije povezane s prodajom i uslugom držite na jednom mjestu:

1. Na zaslonu pregleda odaberite + Add i u izboru koji se otvori odaberite Product.
 
2. Među proizvodima pronađite odgovarajući i potvrdite odabir.
 
3. Sustav automatski dodaje proizvode ukupnom iznosu rezervacije.

Popusti

U programu SalonLife svakoj rezervaciji po želji možete dodati i popust (Discount) pod gumbom + Add, što je dobro koristiti, primjerice, za akcije, popuste za stalne klijente ili posebne prigode. Označite postotak popusta, a sustav automatski oduzima taj postotak od ukupnog iznosa rezervacije.

Označavanje plaćanja na blagajni

Na stranici blagajne rezervacije treba označiti kako je klijent platio uslugu:

• Slanje poveznice za plaćanje (klijentu možete poslati poveznicu za plaćanje SMS-om ili e-poštom).
• Gotovinom
• Karticom
• Poklon bonom
• Ilukaartom (estonskom karticom za ljepotu – samo ako vaš salon prihvaća Ilukaart. Više pogledajte OVDJE).

Ako plaćanje nije određeno, prikazuje se sa statusom Not paid. Po želji kasnije u istom prikazu možete promijeniti način plaćanja i ispraviti iznose.

Brzi pregled povijesti rezervacija, odnosno prethodnog i sljedećeg termina klijenta

U prikazu rezervacije vidi se prije koliko je dana ili tjedana klijent posljednji put bio kod vas. Ondje se vidi i ima li buduće rezervacije:

• Ako na lijevoj strani piše << Previous: 3 days, to znači da je klijent imao termin prije 3 dana. Klikom na taj gumb otvaraju se detaljne informacije o prethodnoj rezervaciji.
• Ako na desnoj strani piše Next 4 days >> , to znači da klijent ima novi termin rezerviran za 4 dana.
• Ako budući termin nije označen, možete zaključiti da klijent još nema izrađenu novu rezervaciju.
• Ova vam funkcija omogućuje da se jednostavno krećete do ranijih ili budućih rezervacija klijenta. Tako brzo možete usporediti koje je usluge ili proizvode klijent ranije koristio i provjeriti je li nova rezervacija već dodana.

Dodatni podaci rezervacije

U pregledu rezervacije detaljnije možete vidjeti i podatke o klijentu, vrijeme održavanja rezervacije te mogućnost slanja dokumenta o plaćanju (Invoice/Receipt):‍

• Podaci o klijentu: prikazuje kontakt-podatke klijenta i opće informacije.
• Datum i vrijeme: pomaže vam da vrijeme rezervacije promijenite još preciznije.
• Invoice: sustav za svaku rezervaciju automatski izrađuje dokument o plaćanju. Odavde ga možete e-poštom poslati klijentu ili preuzeti kao PDF datoteku i po želji ispisati.

Bilješke

Jedna od velikih omiljenih funkcija stručnjaka za ljepotu je funkcija bilješki o klijentu, koja vam omogućuje da uvijek pamtite važne pojedinosti o podacima klijenta ili rezervaciji. Pronaći ćete je u prikazu rezervacije klikom na gumb Notes s ikonom lista papira gore desno.

Postoje dvije vrste bilješki:

• Bilješke o klijentu (Customer note): bilješke o klijentu vidljive su vama i vašim kolegama uz svaku rezervaciju tog klijenta. Ovdje je prikladno zabilježiti najvažnije stvari koje želite svaki put pregledati.
• Bilješke o rezervaciji (Booking note): bilješke o rezervaciji, za razliku od toga, ostaju samo uz tu određenu rezervaciju. Ondje možete zapisati stvari važne samo za taj put.
• Uz bilješke možete prenijeti i fotografije, primjerice obavljenih radova ili proizvoda koje ste koristili.

SAVJET:
Klijenti sami nigdje ne vide bilješke. Međutim, ako je u online rezervacijama uključeno polje Additional information, klijenti stručnjaku za ljepotu mogu ostaviti napomene, koje su vidljive pod bilješkama o rezervaciji.

Izbornik rezervacije

U pregledu se u gornjem desnom kutu nalazi gumb izbornika (III), u kojem ćete pronaći dodatne korisne funkcije:

• History: daje pregled cijele povijesti rezervacija, i ranijih i budućih.
• Information: prikazuje pregled promjena i informacija povezanih s rezervacijom. Primjerice, nastaje zapisnik u kojem se vide informacije o poslanim automatskim obavijestima, primljenim plaćanjima ili statusu rezervacije.

Brz pristup pojedinostima rezervacije

Detaljnije informacije o rezervaciji uvijek su udaljene samo nekoliko klikova:

• Otvorite rezervaciju iz kalendara ili s popisa rezervacija.
• Pregledajte osnovne podatke: ime klijenta, uslugu, vrijeme, trajanje i ukupan iznos.
• Dodajte ili promijenite usluge, dodajte proizvode, primijenite popuste i označite načine plaćanja.
  ‍

SAVJET:
Ako rezervaciju trebate premjestiti na drugi dan ili vrijeme, to jednostavno možete učiniti i povlačenjem u kalendaru. Ažurirani podaci automatski se prikazuju u prikazu rezervacije.

Time je brzi pregled pojedinosti rezervacije gotov. Dakle, sljedeći put kad trebate pregledati ili precizirati posjet klijenta, kliknite rezervaciju i sve potrebno pronaći ćete na jednom zaslonu!