Οι ακυρώσεις με χρέωση προστατεύουν το σαλόνι όταν ο πελάτης ακυρώνει την κράτηση πολύ αργά ή δεν εμφανίζεται. Στο SalonLife ορίζεις εσύ πόσο νωρίτερα από την έναρξη του ραντεβού μπορεί ο πελάτης να ακυρώσει χωρίς χρέωση και με ποιους όρους έχεις δικαίωμα να κρατήσεις μέρος του ποσού ως αποζημίωση για τον δεσμευμένο χρόνο.
Σε αυτό το άρθρο εξηγούμε πώς λειτουργεί η ακύρωση τόσο στις κρατήσεις με προκαταβολή όσο και σε εκείνες χωρίς προκαταβολή.
Πώς φαίνεται η ακύρωση με χρέωση στον πελάτη;
Όταν ο πελάτης ανοίγει την επιβεβαίωση ή την υπενθύμιση της κράτησής του, βλέπει εκεί το κουμπί:
Cancel booking
Αν το σαλόνι έχει ενεργοποιήσει την ακύρωση με χρέωση, ο πελάτης βλέπει πριν από την ακύρωση και τους σχετικούς όρους.
Για παράδειγμα:
- μέχρι ποια ημερομηνία και ώρα μπορεί να ακυρώσει χωρίς χρέωση
- πόσο ποσό μπορεί να κρατηθεί ως αποζημίωση σε περίπτωση πολύ καθυστερημένης ακύρωσης
- ποιοι είναι οι όροι κρατήσεων του σαλονιού
Μόνο μετά από αυτό μπορεί ο πελάτης να επιβεβαιώσει την ακύρωση. Έτσι ο πελάτης γνωρίζει ότι η ακύρωση έχει χρέωση.
Γιατί χρειάζεται η ακύρωση με χρέωση;
Η ακύρωση με χρέωση βοηθά να μειωθούν:
- οι ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής
- τα ραντεβού που μένουν κενά
- τα χαμένα έσοδα
- οι περιπτώσεις όπου ο πελάτης κλείνει ραντεβού χωρίς δεύτερη σκέψη
Επιπλέον, προστατεύει τον χρόνο εργασίας και το εισόδημα του επαγγελματία.
Οδηγός βήμα προς βήμα
Πώς ρυθμίζεις την ακύρωση με χρέωση;
1. Επίλεξε: Apps → Automatic notifications
2. Άνοιξε: Paid cancellation
3. Όρισε:
- πόσες ώρες πριν από την έναρξη του ραντεβού μπορεί ο πελάτης να ακυρώσει χωρίς χρέωση
- αν σε καθυστερημένη ακύρωση το σαλόνι κρατά ένα σταθερό ποσό ή ένα ποσοστό
- ποιο κείμενο αποστέλλεται στον πελάτη
4. Πάτησε Save για να αποθηκεύσεις τις αλλαγές.
Δύο διαφορετικές ειδοποιήσεις ακύρωσης μέσω email
Στο SalonLife μπορείς να χρησιμοποιείς δύο διαφορετικές ειδοποιήσεις ακύρωσης.
1. Κανονική ακύρωση
Χρησιμοποιείται όταν ο πελάτης ακυρώνει μέσα στο επιτρεπόμενο χρονικό διάστημα ή όταν δεν χρησιμοποιείς την ακύρωση με χρέωση.
Το περιεχόμενο του email μπορεί να είναι ουδέτερο, για παράδειγμα:
- η κράτηση ακυρώθηκε
- αν θέλει, ο πελάτης μπορεί να κλείσει νέο ραντεβού
2. Ακύρωση με χρέωση
Χρησιμοποιείται όταν ο πελάτης ακυρώνει πολύ αργά.
Στο email μπορείς να τονίσεις:
- ότι επρόκειτο για καθυστερημένη ακύρωση
- ότι, σύμφωνα με τους όρους κρατήσεων, το σαλόνι έχει δικαίωμα να κρατήσει μέρος του ποσού ως αποζημίωση
- ποιο ποσό ή ποσοστό κρατά το σαλόνι
Τι γίνεται μετά από μια πολύ καθυστερημένη ακύρωση;
Για τον επαγγελματία
- το σύστημα σημειώνει την κράτηση ως ακυρωμένη
- το σαλόνι βλέπει ότι επρόκειτο για καθυστερημένη ακύρωση
- υπάρχει η δυνατότητα να κρατηθεί η προκαταβολή ή η χρέωση ακύρωσης ως αποζημίωση
- στο ταμείο μένει καταγραφή της πληρωμής
- αν χρειαστεί, μπορείς να κάνεις επιστροφή χρημάτων ή να κρατήσεις το ποσό για μελλοντικές κρατήσεις του πελάτη
Για τον πελάτη
- ο πελάτης βλέπει τους σχετικούς όρους πριν από την ακύρωση
- ο πελάτης επιβεβαιώνει μόνος του την ακύρωση
- ο πελάτης λαμβάνει email για την ακύρωση
- ανάλογα με τους όρους, μέρος του ποσού μπορεί να μείνει στο σαλόνι ως αποζημίωση
Προκαταβολή και ακύρωση με χρέωση
Η ακύρωση με χρέωση λειτουργεί και σε συνδυασμό με τις προκαταβολές.
Για παράδειγμα, το σαλόνι μπορεί να ορίσει ότι:
- για την επιβεβαίωση της κράτησης απαιτείται προκαταβολή 25%
- η ελάχιστη προκαταβολή είναι 10 €
- η δωρεάν ακύρωση είναι δυνατή έως 48 ώρες πριν από την έναρξη του ραντεβού
Αν ο πελάτης ακυρώσει πολύ αργά ή δεν εμφανιστεί, το σαλόνι έχει δικαίωμα να κρατήσει την προκαταβολή ως αποζημίωση.
Πώς λειτουργεί η προκαταβολή στην online κράτηση;
Όταν μια κράτηση απαιτεί προκαταβολή:
1. Ο πελάτης επιλέγει υπηρεσία και ώρα.
2. Πριν επιβεβαιωθεί η κράτηση, ο πελάτης βλέπει μήνυμα ότι απαιτείται προκαταβολή.
3. Ο πελάτης μπορεί να επιλέξει:
- αν θα πληρώσει αμέσως ολόκληρο το ποσό
- ή μόνο την υποχρεωτική προκαταβολή
4. Στη συνέχεια εμφανίζονται στον πελάτη:
- οι όροι της προκαταβολής
- οι όροι ακύρωσης
- οι πιθανές χρεώσεις σε περίπτωση καθυστερημένης ακύρωσης
5. Ο πελάτης πρέπει να αποδεχτεί τους όρους.
6. Μετά ο πελάτης συμπληρώνει τα στοιχεία της τραπεζικής του κάρτας.
Τι γίνεται αν ο πελάτης δεν πληρώσει την προκαταβολή;
Αν ο πελάτης δεν πληρώσει την προκαταβολή μέσα στο προκαθορισμένο διάστημα:
- η κράτηση μένει αρχικά σε αναμονή
- ο πελάτης λαμβάνει υπενθύμιση
- αν δεν γίνει η πληρωμή, η κράτηση ακυρώνεται αυτόματα
Όλες οι ακυρωμένες κρατήσεις παραμένουν ωστόσο ορατές στο ιστορικό του συστήματος. Θα τις βρεις πάντα στη σελίδα Bookings.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ:
Σου προτείνουμε να διατυπώσεις τους όρους ακύρωσης όσο πιο καθαρά και απλά γίνεται. Αν ο πελάτης καταλαβαίνει τους όρους ήδη τη στιγμή της κράτησης, θα υπάρξουν λιγότερες παρεξηγήσεις αργότερα.
Οι ακυρώσεις με χρέωση προστατεύουν τον χρόνο εργασίας σου και δίνουν σαφείς κανόνες τόσο στο σαλόνι όσο και στον πελάτη.