Avgiftsbelagd avbokning hjälper dig att skydda salongen i situationer där kunden avbokar för sent eller inte dyker upp. I SalonLife kan du själv ange hur lång tid före bokningens start kunden kan avboka kostnadsfritt, och under vilka villkor du har rätt att behålla en del av beloppet som kompensation för den bokade tiden.

I den här artikeln går vi igenom hur avbokning fungerar både för bokningar med förskottsbetalning och utan förskottsbetalning.

Hur ser en avgiftsbelagd avbokning ut för kunden?

När kunden öppnar sin bokningsbekräftelse eller påminnelse ser hen där knappen:

Cancel my appointment

Om salongen har aktiverat avgiftsbelagd avbokning ser kunden även de aktuella villkoren innan avbokningen genomförs.

Till exempel:

  • fram till vilket datum och klockslag avbokning är kostnadsfri
  • hur stort belopp som kan behållas som kompensation vid en för sen avbokning
  • vilka bokningsvillkor salongen har

Först därefter kan kunden bekräfta avbokningen. På så sätt vet kunden att avbokningen är avgiftsbelagd.

Varför behövs avgiftsbelagd avbokning?

Avgiftsbelagd avbokning hjälper dig att minska:

  • avbokningar i sista minuten
  • tomma tider i kalendern
  • utebliven intäkt
  • situationer där kunden bokar en tid lättvindigt

Det hjälper också till att skydda salongens arbetstid och intäkter.

Steg-för-steg-guide

Hur konfigurerar du avgiftsbelagd avbokning?

1. Välj: Apps → Notifications

2. Öppna: Paid Cancellation

3. Ange:

  • hur många timmar innan bokningens start kunden kan avboka kostnadsfritt
  • om salongen vid en sen avbokning behåller ett fast belopp eller en procentsats
  • vilken text som skickas till kunden

4. Save ändringarna.

Två olika avbokningsmejl

I SalonLife kan du använda två olika avbokningsaviseringar.

1. Booking Canceled

Den används när kunden avbokar tiden inom tillåten tid, eller när du inte använder funktionen för avgiftsbelagd avbokning.

Innehållet i mejlet kan vara neutralt, till exempel:

  • bokningen är avbokad
  • kunden kan om hen vill boka en ny tid

2. Paid Cancellation

Den används när kunden avbokar för sent.

I mejlets innehåll kan du framhäva:

  • att det rörde sig om en sen avbokning
  • att salongen enligt bokningsvillkoren har rätt att behålla en del av beloppet som kompensation
  • vilket belopp eller vilken procentsats som salongen behåller

Vad händer efter en för sen avbokning?

För salongen

  • systemet markerar bokningen som avbokad
  • salongen ser att det rörde sig om en sen avbokning
  • det går att behålla förskottsbetalningen eller avbokningsavgiften som kompensation
  • en anteckning om betalningen sparas i kassan
  • vid behov kan du göra en återbetalning eller spara beloppet till kundens framtida bokningar

För kunden

  • kunden ser villkoren innan avbokningen genomförs
  • kunden bekräftar avbokningen själv
  • kunden får ett mejl om avbokningen
  • beroende på villkoren kan en del av beloppet behållas av salongen som kompensation

Förskottsbetalning och avgiftsbelagd avbokning

Avgiftsbelagd avbokning fungerar även tillsammans med förskottsbetalningar.

Salongen kan till exempel ange att:

  • en förskottsbetalning på 25 % krävs för att bekräfta bokningen
  • minsta förskottsbetalning är 100 kr
  • kostnadsfri avbokning är möjlig upp till 48 timmar innan bokningens start

Om kunden avbokar för sent eller inte dyker upp har salongen rätt att behålla förskottsbetalningen som kompensation.

Hur fungerar förskottsbetalning vid onlinebokning?

Om bokningen kräver förskottsbetalning:

1. Kunden väljer tjänst och tid.

2. Innan bokningen bekräftas ser kunden ett meddelande om att förskottsbetalning krävs.

3. Kunden kan välja:

  • att betala hela beloppet direkt
  • eller att bara betala den obligatoriska förskottsbetalningen

4. Därefter visas för kunden:

  • villkoren för förskottsbetalningen
  • avbokningsvillkoren
  • eventuella avgifter vid en sen avbokning

5. Kunden måste godkänna villkoren.

6. Därefter anger kunden sina kortuppgifter.

Vad händer om kunden inte betalar förskottsbetalningen?

Om kunden inte betalar förskottsbetalningen inom angiven tid:

  • förblir bokningen inledningsvis väntande
  • skickas en påminnelse till kunden
  • avbokas bokningen automatiskt om betalningen inte görs

Alla avbokade bokningar syns ändå kvar i systemets historik. Du hittar dem alltid under Bokningar.

TIPS:

Vi rekommenderar att avbokningsvillkoren är så tydliga och enkla som möjligt. Om kunden förstår villkoren redan vid bokningstillfället uppstår färre missförstånd senare.

Avgiftsbelagd avbokning hjälper dig att skydda din arbetstid och ger tydliga regler för både salongen och kunden.