Le cancellazioni a pagamento aiutano a proteggere il salone nelle situazioni in cui il cliente cancella la prenotazione troppo tardi o non si presenta. In SalonLife puoi stabilire tu stesso quanto tempo prima dell'inizio della prenotazione il cliente può cancellare gratuitamente, e a quali condizioni hai il diritto di trattenere parte della somma come compenso per l'appuntamento prenotato.
In questo articolo vediamo come funziona la cancellazione sia per le prenotazioni con acconto sia per quelle senza acconto.
Come si presenta la cancellazione a pagamento per il cliente?
Quando il cliente apre la conferma o il promemoria della prenotazione, vede il pulsante:
Annulla prenotazione
Se il salone ha attivato la cancellazione a pagamento, prima di cancellare il cliente vede anche le condizioni relative.
Ad esempio:
- fino a quale data e ora è possibile cancellare gratuitamente
- quale importo può essere trattenuto come compenso in caso di cancellazione troppo tardiva
- quali sono le condizioni di prenotazione del salone
Solo a quel punto il cliente può confermare la cancellazione. In questo modo il cliente è consapevole che la cancellazione è a pagamento.
Perché è necessaria la cancellazione a pagamento?
La cancellazione a pagamento aiuta a ridurre:
- le cancellazioni dell'ultimo minuto
- gli orari che restano vuoti
- le entrate mancate
- le situazioni in cui il cliente prenota un appuntamento con troppa leggerezza
Questo aiuta anche a proteggere il tempo di lavoro e le entrate del professionista del salone.
Guida passo dopo passo
Come configurare la cancellazione a pagamento?
1. Vai su: Apps → Notifications
2. Apri: Paid Cancellation
3. Imposta:
- quante ore prima dell'inizio della prenotazione il cliente può cancellare gratuitamente
- se in caso di cancellazione tardiva al salone spetta un importo fisso o una percentuale
- quale testo viene inviato al cliente
4. Save le modifiche.
Due diverse notifiche email di cancellazione
In SalonLife puoi usare due diverse notifiche di cancellazione.
1. Cancellazione normale
Viene usata quando il cliente cancella l'appuntamento entro il tempo consentito, oppure quando non utilizzi la cancellazione a pagamento.
Il contenuto dell'email può essere neutro, ad esempio:
- la prenotazione è stata cancellata
- se lo desidera, il cliente può prenotare un nuovo appuntamento
2. Cancellazione a pagamento
Viene usata quando il cliente cancella troppo tardi.
Nel testo dell'email puoi sottolineare:
- che si è trattato di una cancellazione tardiva
- che, in base alle condizioni di prenotazione, il salone ha il diritto di trattenere parte della somma come compenso
- quale importo o percentuale resta al salone
Cosa succede dopo una cancellazione troppo tardiva?
Per il salone
- il sistema segna la prenotazione come cancellata
- il salone vede che si è trattato di una cancellazione tardiva
- è possibile trattenere l'acconto o la penale di cancellazione come compenso
- in cassa resta una nota sul pagamento
- se necessario, puoi effettuare un rimborso oppure lasciare l'importo a disposizione del cliente per prenotazioni future
Per il cliente
- prima di cancellare, il cliente vede le condizioni relative
- il cliente conferma personalmente la cancellazione
- il cliente riceve un'email sulla cancellazione
- a seconda delle condizioni, parte della somma può restare al salone come compenso
Acconto e cancellazione a pagamento
La cancellazione a pagamento funziona anche insieme agli acconti.
Ad esempio, il salone può stabilire che:
- per confermare la prenotazione va versato un acconto del 25%
- l'acconto minimo è di 10 €
- la cancellazione gratuita è possibile fino a 48 ore prima dell'inizio della prenotazione
Se il cliente cancella troppo tardi o non si presenta, il salone ha il diritto di trattenere l'acconto come compenso.
Come funziona l'acconto nella prenotazione online?
Se la prenotazione richiede un acconto:
1. Il cliente sceglie il servizio e l'orario.
2. Prima di confermare la prenotazione, il cliente vede un avviso che è necessario un acconto.
3. Il cliente può scegliere:
- se pagare subito l'intero importo
- oppure versare solo l'acconto obbligatorio
4. A quel punto al cliente vengono mostrate:
- le condizioni dell'acconto
- le condizioni di cancellazione
- le eventuali penali in caso di cancellazione tardiva
5. Il cliente deve accettare le condizioni.
6. A quel punto il cliente inserisce i dati della propria carta.
Cosa succede se il cliente non versa l'acconto?
Se il cliente non versa l'acconto entro il tempo stabilito:
- la prenotazione resta inizialmente in sospeso
- al cliente viene inviato un promemoria
- se il pagamento non viene effettuato, la prenotazione viene cancellata automaticamente
Tutte le prenotazioni cancellate restano comunque visibili nella cronologia del sistema. Le trovi sempre nella pagina Prenotazioni.
SUGGERIMENTO:
Ti consigliamo di specificare le condizioni di cancellazione nel modo più chiaro possibile e con un linguaggio semplice. Se il cliente comprende le condizioni già al momento della prenotazione, in seguito ci saranno meno incomprensioni.
Le cancellazioni a pagamento aiutano a proteggere il tuo tempo di lavoro e danno regole chiare sia al salone che al cliente.