Betalte afbestillinger beskytter salonen i situationer, hvor kunden aflyser bookingen for sent eller udebliver. I SalonLife kan du selv bestemme, hvor lang tid før bookingens start kunden kan afbestille gratis, og under hvilke betingelser du har ret til at beholde en del af beløbet som kompensation for den bookede tid.

I denne artikel gennemgår vi, hvordan afbestilling fungerer både for bookinger med og uden forudbetaling.

Sådan ser en betalt afbestilling ud for kunden

Når kunden åbner bookingbekræftelsen eller påmindelsen, ser kunden knappen:

Afbestil tid

Hvis salonen har betalt afbestilling slået til, ser kunden også de tilhørende betingelser, inden afbestillingen gennemføres.

For eksempel:

• hvilken dato og hvilket klokkeslæt kunden kan afbestille gratis indtil
• hvor stort et beløb der kan blive beholdt som kompensation ved for sen afbestilling
• hvad salonens bookingbetingelser er

Først derefter kan kunden bekræfte afbestillingen. På den måde er kunden opmærksom på, at afbestillingen er betalt.

Hvorfor er betalt afbestilling nødvendigt?

Betalt afbestilling er med til at reducere:

• afbud i sidste øjeblik
• tomme tider i kalenderen
• tabt omsætning
• situationer, hvor kunden booker en tid uden at tænke sig om

Det er også med til at beskytte salonens arbejdstid og indtjening.

Trin-for-trin-guide

Sådan sætter du betalt afbestilling op

1. Vælg: Apps → Notifications

2. Åbn: Cancellation fees

3. Angiv:

• hvor mange timer før bookingens start kunden kan afbestille gratis
• om salonen ved sen afbestilling beholder et fast beløb eller en procent
• hvilken tekst der sendes til kunden

4. Save ændringerne.

To forskellige e-mail-beskeder om afbestilling

I SalonLife kan du bruge to forskellige beskeder om afbestilling.

1. Almindelig afbestilling

Denne bruges, når kunden afbestiller inden for den tilladte tid, eller når du ikke bruger muligheden for betalt afbestilling.

Indholdet i beskeden kan være neutralt, f.eks.:

• bookingen er afbestilt
• kunden kan booke en ny tid, hvis ønsket

2. Betalt afbestilling

Denne bruges, når kunden afbestiller for sent.

I beskeden kan du fremhæve:

• at der var tale om en sen afbestilling
• at salonen i henhold til bookingbetingelserne har ret til at beholde en del af beløbet som kompensation
• hvilket beløb eller hvilken procent der tilfalder salonen

Hvad sker der efter en for sen afbestilling?

For salonen

• systemet markerer bookingen som afbestilt
• salonen kan se, at der var tale om en sen afbestilling
• det er muligt at beholde forudbetalingen eller afbudsgebyret som kompensation
• der gemmes en note om betalingen i Checkout
• om nødvendigt kan der laves en tilbagebetaling, eller beløbet kan gemmes til kundens fremtidige bookinger

For kunden

• kunden ser de tilhørende betingelser, inden afbestillingen gennemføres
• kunden bekræfter selv afbestillingen
• kunden får en e-mail om afbestillingen
• afhængigt af betingelserne kan en del af beløbet tilfalde salonen som kompensation

Forudbetaling og betalt afbestilling

Betalt afbestilling fungerer også sammen med forudbetalinger.

Salonen kan f.eks. fastsætte, at:

• der skal betales 25 % i forudbetaling for at bekræfte bookingen
• minimumsforudbetalingen er 75 kr.
• der kan afbestilles gratis indtil 48 timer før bookingens start

Hvis kunden afbestiller for sent eller udebliver, har salonen ret til at beholde forudbetalingen som kompensation.

Sådan fungerer forudbetaling ved online booking

Hvis bookingen kræver forudbetaling:

1. Kunden vælger behandling og tidspunkt.

2. Inden bookingen bekræftes, ser kunden en besked om, at forudbetaling er nødvendig.

3. Kunden kan vælge:

• at betale hele beløbet med det samme
• eller kun betale den obligatoriske forudbetaling

4. Derefter vises for kunden:

• betingelserne for forudbetaling
• betingelserne for afbestilling
• eventuelle gebyrer ved sen afbestilling

5. Kunden skal acceptere betingelserne.

6. Derefter indtaster kunden sine kortoplysninger.

Hvad sker der, hvis kunden ikke betaler forudbetalingen?

Hvis kunden ikke betaler forudbetalingen inden for den fastsatte tid:

• forbliver bookingen foreløbig afventende
• får kunden sendt en påmindelse
• annulleres bookingen automatisk, hvis betalingen udebliver

Alle annullerede bookinger forbliver dog synlige i systemets historik. Du finder dem altid under siden Bookinger.

TIP:

Vi anbefaler, at du formulerer afbestillingsbetingelserne så tydeligt og enkelt som muligt. Når kunden forstår betingelserne allerede ved bookingen, opstår der færre misforståelser bagefter.

Betalte afbestillinger er med til at beskytte din arbejdstid og giver klare regler for både salonen og kunden.