Annuleringskosten beschermen de salon in situaties waarin een klant te laat annuleert of niet komt opdagen. In SalonLife stel je zelf in hoeveel tijd voor de afspraak een klant gratis kan annuleren, en onder welke voorwaarden jij een deel van het bedrag mag houden als vergoeding voor de gereserveerde tijd.
In dit artikel bespreken we hoe annuleren werkt bij boekingen met én zonder aanbetaling.
Hoe ziet annuleren met kosten eruit voor de klant?
Als de klant zijn boekingsbevestiging of herinnering opent, ziet hij daar een knop:
Afspraak annuleren
Heeft de salon annuleren met kosten ingeschakeld, dan ziet de klant vóór het annuleren ook de bijbehorende voorwaarden.
Bijvoorbeeld:
- tot welke datum en tijd gratis annuleren mogelijk is
- welk bedrag bij een te late annulering als vergoeding kan worden ingehouden
- wat de boekingsvoorwaarden van de salon zijn
Pas daarna kan de klant de annulering bevestigen. Zo weet de klant dat er kosten aan de annulering verbonden zijn.
Waarom zijn annuleringskosten nodig?
Annuleringskosten helpen het volgende te verminderen:
- last-minute annuleringen
- lege plekken in de agenda
- gemiste omzet
- situaties waarin een klant lichtvaardig een afspraak boekt
Ook beschermt dit de werktijd en het inkomen van de salon.
Stap-voor-stap
Hoe stel je annuleren met kosten in?
1. Ga naar: Apps → Notifications
2. Open: Paid cancellation
3. Stel in:
- hoeveel uur voor de afspraak de klant gratis kan annuleren
- of de salon bij een late annulering een vast bedrag of percentage mag houden
- welke tekst naar de klant wordt gestuurd
4. Save de wijzigingen.
Twee verschillende e-mailmeldingen bij annulering
In SalonLife kun je twee verschillende annuleringsmeldingen gebruiken.
1. Gewone annulering
Deze wordt gebruikt als de klant tijdig annuleert, of als je geen annuleringskosten toepast.
De inhoud van de e-mail kan neutraal zijn, bijvoorbeeld:
- de boeking is geannuleerd
- de klant kan desgewenst een nieuwe afspraak boeken
2. Annulering met kosten
Deze wordt gebruikt als de klant te laat annuleert.
In de e-mail kun je benadrukken:
- dat het om een late annulering ging
- dat de salon volgens de boekingsvoorwaarden een deel van het bedrag als vergoeding mag inhouden
- welk bedrag of percentage de salon behoudt
Wat gebeurt er na een te late annulering?
Voor de salon
- het systeem markeert de boeking als geannuleerd
- de salon ziet dat het om een late annulering ging
- je kunt de aanbetaling of annuleringskosten als vergoeding behouden
- in de Checkout blijft een aantekening van de betaling staan
- indien nodig kun je een terugbetaling doen of het bedrag bewaren voor toekomstige boekingen van de klant
Voor de klant
- de klant ziet vóór het annuleren de bijbehorende voorwaarden
- de klant bevestigt de annulering zelf
- de klant ontvangt een e-mail over de annulering
- afhankelijk van de voorwaarden kan een deel van het bedrag als vergoeding bij de salon blijven
Aanbetaling en annuleringskosten
Annuleringskosten werken ook samen met aanbetalingen.
Een salon kan bijvoorbeeld instellen dat:
- er om de boeking te bevestigen een aanbetaling van 25% moet worden betaald
- de minimale aanbetaling € 10 is
- gratis annuleren mogelijk is tot 48 uur voor de afspraak
Annuleert de klant te laat of komt hij niet opdagen, dan mag de salon de aanbetaling als vergoeding behouden.
Hoe werkt de aanbetaling bij online boeken?
Als de boeking een aanbetaling vereist:
1. De klant kiest de behandeling en het tijdstip.
2. Voordat de boeking wordt bevestigd, ziet de klant een melding dat een aanbetaling nodig is.
3. De klant kan kiezen:
- meteen het volledige bedrag te betalen
- of alleen de verplichte aanbetaling te betalen
4. Vervolgens ziet de klant:
- de aanbetalingsvoorwaarden
- de annuleringsvoorwaarden
- mogelijke kosten bij een late annulering
5. De klant moet akkoord gaan met de voorwaarden.
6. Daarna voert de klant zijn kaartgegevens in.
Wat gebeurt er als de klant de aanbetaling niet betaalt?
Betaalt de klant de aanbetaling niet binnen de ingestelde tijd, dan:
- blijft de boeking eerst On hold
- ontvangt de klant een herinnering
- wordt de boeking automatisch geannuleerd als er niet wordt betaald
Alle geannuleerde boekingen blijven wel zichtbaar in de geschiedenis van het systeem. Je vindt ze altijd op de pagina Boekingen.
TIP:
We raden aan om de annuleringsvoorwaarden zo duidelijk en eenvoudig mogelijk te formuleren. Begrijpt de klant de voorwaarden al bij het boeken, dan ontstaan er later minder misverstanden.
Annuleringskosten helpen je werktijd te beschermen en geven zowel de salon als de klant duidelijke regels.