Maksulliset peruutukset auttavat suojaamaan salonkia tilanteissa, joissa asiakas peruuttaa varauksen liian myöhään tai ei saavu paikalle. SalonLifessa voit itse määrittää, kuinka kauan ennen varauksen alkua asiakas voi peruuttaa maksutta, ja millä ehdoilla sinulla on oikeus pidättää osa summasta korvauksena varatusta ajasta.

Tässä artikkelissa kerromme, miten peruutus toimii sekä ennakkomaksullisissa että ilman ennakkomaksua tehdyissä varauksissa.

Miltä maksullinen peruutus näyttää asiakkaan silmin?

Kun asiakas avaa varauksensa vahvistuksen tai muistutuksen, hän näkee siellä painikkeen:

Peruuta varaus

Jos salongissa on maksullinen peruutus käytössä, asiakas näkee ennen peruuttamista myös vastaavat ehdot.

Esimerkiksi:

• mihin päivämäärään ja kellonaikaan asti voi peruuttaa maksutta
• kuinka suuri summa voidaan liian myöhäisen peruutuksen yhteydessä pidättää korvauksena
• mitkä ovat salongin varausehdot

Vasta tämän jälkeen asiakas voi vahvistaa peruutuksen. Näin asiakas tietää, että peruutus on maksullinen.

Miksi maksullinen peruutus on tarpeen?

Maksullinen peruutus auttaa vähentämään:

• viime hetken peruutuksia
• tyhjäksi jääviä aikoja
• menetettyä tuloa
• tilanteita, joissa asiakas varaa ajan kevein perustein

Se auttaa myös suojaamaan palveluntarjoajan työaikaa ja tuloja.

Vaiheittainen ohje

Miten maksullinen peruutus määritetään?

1. Valitse: Sovellukset → Automaattiset ilmoitukset

2. Avaa: Maksullinen peruutus

3. Määritä:

• kuinka monta tuntia ennen varauksen alkua asiakas voi peruuttaa maksutta
• jääkö salongille myöhäisen peruutuksen yhteydessä kiinteä summa vai prosenttiosuus
• millainen teksti asiakkaalle lähetetään

4. Tallenna muutokset.

Kaksi erilaista peruutuksen sähköposti-ilmoitusta

SalonLifessa on mahdollista käyttää kahta erilaista peruutusilmoitusta.

1. Tavallinen peruutus

Tätä käytetään silloin, kun asiakas peruuttaa ajan sallitun ajan kuluessa tai kun et käytä maksullisen peruutuksen mahdollisuutta.

Viestin sisältö voi olla neutraali, esimerkiksi:

• varaus on peruutettu
• halutessaan asiakas voi varata uuden ajan

2. Maksullinen peruutus

Tätä käytetään silloin, kun asiakas peruuttaa liian myöhään.

Viestin sisällössä voi korostaa:

• että kyseessä oli myöhäinen peruutus
• että varausehtojen mukaan salongilla on oikeus pidättää osa summasta korvauksena
• minkä summan tai prosenttiosuuden salonki pidättää

Mitä tapahtuu liian myöhäisen peruutuksen jälkeen?

Palveluntarjoajalle

• järjestelmä merkitsee varauksen peruutetuksi
• salonki näkee, että kyseessä oli myöhäinen peruutus
• ennakkomaksun tai peruutusmaksun voi pidättää korvauksena
• kassaan jää merkintä maksusta
• tarvittaessa voi tehdä palautuksen tai jättää summan asiakkaan tulevia varauksia varten

Asiakkaalle

• asiakas näkee ennen peruuttamista vastaavat ehdot
• asiakas vahvistaa peruutuksen itse
• asiakas saa sähköpostin peruutuksesta
• ehdoista riippuen osa summasta voi jäädä salongille korvauksena

Ennakkomaksu ja maksullinen peruutus

Maksullinen peruutus toimii myös yhdessä ennakkomaksujen kanssa.

Salonki voi esimerkiksi määrittää, että:

• varauksen vahvistamiseksi on maksettava 25 % ennakkomaksu
• vähimmäisennakkomaksu on 10 €
• maksutta voi peruuttaa enintään 48 tuntia ennen varauksen alkua

Jos asiakas peruuttaa liian myöhään tai ei saavu paikalle, salongilla on oikeus pidättää ennakkomaksu korvauksena.

Miten ennakkomaksu toimii verkkovarauksessa?

Jos varaus edellyttää ennakkomaksua:

1. Asiakas valitsee palvelun ja ajan.

2. Ennen varauksen vahvistamista asiakas näkee ilmoituksen, että ennakkomaksu on tarpeen.

3. Asiakas voi valita:

• maksaako koko summan heti
• vai maksaako vain pakollisen ennakkomaksun

4. Sen jälkeen asiakkaalle näytetään:

• ennakkomaksun ehdot
• peruutusehdot
• mahdolliset maksut myöhäisen peruutuksen yhteydessä

5. Asiakkaan täytyy hyväksyä ehdot.

6. Sen jälkeen asiakas syöttää pankkikorttinsa tiedot.

Mitä tapahtuu, jos asiakas ei maksa ennakkomaksua?

Jos asiakas ei maksa ennakkomaksua määrätyn ajan kuluessa:

• varaus jää aluksi odottamaan
• asiakkaalle lähetetään muistutus
• jos maksua ei suoriteta, varaus peruuntuu automaattisesti

Kaikki peruutetut varaukset jäävät kuitenkin näkyviin järjestelmän historiaan. Löydät ne aina Varaukset-sivulta.

VINKKI:

Suosittelemme kirjaamaan peruutusehdot mahdollisimman selkeästi ja yksinkertaisella kielellä. Kun asiakas ymmärtää ehdot jo varaushetkellä, väärinkäsityksiä syntyy myöhemmin vähemmän.

Maksulliset peruutukset auttavat suojaamaan työaikaasi ja antavat selkeät säännöt sekä salongille että asiakkaalle.