Ausfallgebühren schützen deinen Salon in Situationen, in denen ein Kunde zu spät storniert oder nicht erscheint. In SalonLife legst du selbst fest, wie viel Zeit vor dem Termin ein Kunde kostenlos stornieren kann und unter welchen Bedingungen du berechtigt bist, einen Teil der Summe als Entschädigung für die reservierte Zeit einzubehalten.
In diesem Artikel erklären wir, wie die Stornierung sowohl bei Buchungen mit als auch ohne Anzahlung funktioniert.
Wie sieht die Ausfallgebühr aus Kundensicht aus?
Öffnet der Kunde seine Buchungsbestätigung oder Erinnerung, sieht er dort eine Schaltfläche:
Cancellation
Hat der Salon die Ausfallgebühr aktiviert, sieht der Kunde vor der Stornierung auch die entsprechenden Bedingungen.
Zum Beispiel:
- bis zu welchem Datum und welcher Uhrzeit kostenlos storniert werden kann
- welcher Betrag bei zu später Stornierung als Entschädigung einbehalten werden kann
- welche Buchungsbedingungen (Booking terms) der Salon hat
Erst danach kann der Kunde die Stornierung bestätigen. So weiß der Kunde, dass die Stornierung mit Kosten verbunden ist.
Warum ist die Ausfallgebühr wichtig?
Die Ausfallgebühr hilft, Folgendes zu reduzieren:
- Last-Minute-Stornierungen
- leere Termine
- entgangenen Umsatz
- Situationen, in denen ein Kunde leichtfertig einen Termin bucht
Außerdem schützt sie die Arbeitszeit und das Einkommen des Salons.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Wie richtest du die Ausfallgebühr ein?
1. Wähle: Apps → Notifications
2. Öffne: Cancellation fees
3. Lege fest:
- wie viele Stunden vor dem Termin der Kunde kostenlos stornieren kann
- ob bei später Stornierung ein fester Betrag oder Prozentsatz beim Salon verbleibt
- welcher Text an den Kunden gesendet wird
4. Speichere die Änderungen.
Zwei verschiedene E-Mail-Benachrichtigungen zur Stornierung
In SalonLife kannst du zwei verschiedene Stornierungsbenachrichtigungen verwenden.
1. Normale Stornierung
Diese wird verwendet, wenn der Kunde innerhalb der erlaubten Frist storniert oder wenn du die Ausfallgebühr nicht nutzt.
Der Inhalt der Nachricht kann neutral sein, zum Beispiel:
- die Buchung wurde storniert
- der Kunde kann bei Bedarf einen neuen Termin buchen
2. Stornierung mit Ausfallgebühr
Diese wird verwendet, wenn der Kunde zu spät storniert.
Im Text kannst du hervorheben:
- dass es sich um eine späte Stornierung handelte
- dass der Salon gemäß den Buchungsbedingungen berechtigt ist, einen Teil der Summe als Entschädigung einzubehalten
- welcher Betrag oder Prozentsatz beim Salon verbleibt
Was passiert nach einer zu späten Stornierung?
Für den Salon
- das System markiert die Buchung als storniert
- der Salon sieht, dass es sich um eine späte Stornierung handelte
- die Anzahlung oder Ausfallgebühr kann als Entschädigung einbehalten werden
- in der Kasse bleibt ein Vermerk zur Zahlung erhalten
- bei Bedarf kannst du eine Rückerstattung vornehmen oder den Betrag für künftige Buchungen des Kunden vormerken
Für den Kunden
- der Kunde sieht vor der Stornierung die entsprechenden Bedingungen
- der Kunde bestätigt die Stornierung selbst
- der Kunde erhält eine E-Mail zur Stornierung
- je nach Bedingungen kann ein Teil der Summe beim Salon als Entschädigung verbleiben
Anzahlung und Ausfallgebühr
Die Ausfallgebühr funktioniert auch zusammen mit Anzahlungen.
Der Salon kann zum Beispiel festlegen, dass:
- zur Bestätigung der Buchung eine Anzahlung von 25 % zu leisten ist
- die Mindestanzahlung 10 € beträgt
- bis zu 48 Stunden vor dem Termin kostenlos storniert werden kann
Storniert der Kunde zu spät oder erscheint er nicht, ist der Salon berechtigt, die Anzahlung als Entschädigung einzubehalten.
Wie funktioniert die Anzahlung bei der Online-Buchung?
Erfordert die Buchung eine Anzahlung:
1. Der Kunde wählt die Leistung und den Termin.
2. Vor der Bestätigung der Buchung sieht der Kunde einen Hinweis, dass eine Anzahlung nötig ist.
3. Der Kunde kann wählen:
- ob er sofort die gesamte Summe zahlt
- oder nur die verpflichtende Anzahlung zahlt
4. Anschließend werden dem Kunden angezeigt:
- die Anzahlungsbedingungen
- die Stornobedingungen
- mögliche Gebühren bei später Stornierung
5. Der Kunde muss den Bedingungen zustimmen.
6. Anschließend gibt der Kunde seine Kartendaten ein.
Was passiert, wenn der Kunde die Anzahlung nicht zahlt?
Zahlt der Kunde die Anzahlung nicht innerhalb der festgelegten Zeit:
- bleibt die Buchung zunächst in der Warteschleife
- erhält der Kunde eine Erinnerung
- wird die Buchung automatisch storniert, wenn keine Zahlung erfolgt
Alle stornierten Buchungen bleiben trotzdem im Verlauf des Systems sichtbar. Du findest sie jederzeit auf der Seite Buchungen.
TIPP:
Wir empfehlen, die Stornobedingungen möglichst klar und in einfacher Sprache zu formulieren. Versteht der Kunde die Bedingungen schon bei der Buchung, gibt es später weniger Missverständnisse.
Ausfallgebühren schützen deine Arbeitszeit und schaffen klare Regeln für Salon und Kunden.