Avbestillingsgebyr bidrar til å beskytte salongen i situasjoner der kunden avbestiller bookingen for sent eller ikke møter opp. I SalonLife kan du selv angi hvor lang tid før bookingen starter kunden kan avbestille gratis, og under hvilke vilkår du har rett til å beholde en del av beløpet som kompensasjon for den bookede tiden.

I denne artikkelen forklarer vi hvordan avbestilling fungerer både for bookinger med og uten forskuddsbetaling.

Hvordan ser avbestillingsgebyret ut for kunden?

Når kunden åpner bekreftelsen eller påminnelsen for bookingen sin, ser hen en knapp der:

Avbestille timen?

Hvis salongen har avbestillingsgebyr slått på, ser kunden også de aktuelle vilkårene før avbestillingen bekreftes.

For eksempel:

  • Frem til hvilken dato og klokkeslett man kan avbestille gratis
  • Hvor stort beløp som kan holdes tilbake som kompensasjon ved for sen avbestilling
  • Hva salongens bookingvilkår er

Først etter dette kan kunden bekrefte avbestillingen. Slik er kunden klar over at avbestillingen medfører et gebyr.

Hvorfor er avbestillingsgebyr nødvendig?

Avbestillingsgebyr bidrar til å redusere:

  • Avbestillinger i siste liten
  • Tomme timer i kalenderen
  • Tapt inntekt
  • Situasjoner der kunden booker en time uten å tenke seg om

Det bidrar også til å beskytte salongens arbeidstid og inntekt.

Steg-for-steg-veiledning

Hvordan sette opp avbestillingsgebyr?

1. Velg: Apps → Notifications

2. Åpne: Paid cancellation

3. Angi:

  • Hvor mange timer før bookingen starter kunden kan avbestille gratis
  • Om salongen beholder et fast beløp eller en prosentandel ved sen avbestilling
  • Hvilken tekst som sendes til kunden

4. Save endringene.

To ulike e-postvarsler om avbestilling

I SalonLife kan du bruke to ulike varsler om avbestilling.

1. Vanlig avbestilling

Denne brukes når kunden avbestiller timen innenfor tillatt tidsfrist, eller når du ikke bruker avbestillingsgebyr.

Innholdet i e-posten kan være nøytralt, for eksempel:

  • Bookingen er avbestilt
  • Kunden kan booke en ny time om ønskelig

2. Avbestilling med gebyr

Denne brukes når kunden avbestiller for sent.

I e-posten kan du fremheve:

  • At det var en sen avbestilling
  • At salongen, i henhold til bookingvilkårene, har rett til å beholde en del av beløpet som kompensasjon
  • Hvilket beløp eller hvilken prosentandel som beholdes av salongen

Hva skjer etter en for sen avbestilling?

For salongen

  • Systemet merker bookingen som avbestilt
  • Salongen ser at det var en sen avbestilling
  • Det er mulig å beholde forskuddet eller avbestillingsgebyret som kompensasjon
  • Betalingen registreres i kassen
  • Ved behov kan du gi refusjon eller sette av beløpet til kundens fremtidige bookinger

For kunden

  • Kunden ser de aktuelle vilkårene før avbestillingen
  • Kunden bekrefter avbestillingen selv
  • Kunden får en e-post om avbestillingen
  • Avhengig av vilkårene kan en del av beløpet bli beholdt av salongen som kompensasjon

Forskuddsbetaling og avbestillingsgebyr

Avbestillingsgebyr fungerer også sammen med forskuddsbetaling.

Salongen kan for eksempel angi at:

  • Det kreves 25 % forskudd for å bekrefte bookingen
  • Minimumsforskuddet er 100 kr
  • Det er gratis å avbestille inntil 48 timer før bookingen starter

Hvis kunden avbestiller for sent eller ikke møter opp, har salongen rett til å beholde forskuddet som kompensasjon.

Hvordan fungerer forskuddsbetaling ved nettbooking?

Hvis bookingen krever forskuddsbetaling:

1. Kunden velger tjeneste og tidspunkt.

2. Før bookingen bekreftes, ser kunden en melding om at forskuddsbetaling er nødvendig.

3. Kunden kan velge:

  • Å betale hele beløpet med én gang
  • Eller bare betale det obligatoriske forskuddet

4. Deretter vises følgende for kunden:

  • Vilkårene for forskuddsbetaling
  • Vilkårene for avbestilling
  • Eventuelle gebyrer ved sen avbestilling

5. Kunden må godta vilkårene.

6. Deretter taster kunden inn kortopplysningene sine.

Hva skjer hvis kunden ikke betaler forskuddet?

Hvis kunden ikke betaler forskuddet innen fastsatt tid:

  • Bookingen forblir foreløpig på vent
  • Kunden får en påminnelse
  • Hvis betalingen ikke gjennomføres, avbestilles bookingen automatisk

Alle avbestilte bookinger forblir likevel synlige i systemets historikk. Du finner dem alltid under Bookinger.

TIPS:

Vi anbefaler at du gjør avbestillingsvilkårene så tydelige og enkle som mulig. Når kunden forstår vilkårene allerede når bookingen gjøres, oppstår det færre misforståelser senere.

Avbestillingsgebyr bidrar til å beskytte arbeidstiden din og gir tydelige regler for både salongen og kunden.