Отмяната с такса помага да защитите салона в ситуации, в които клиентът отменя резервацията твърде късно или не се явява. В SalonLife сами определяте колко време преди началото на резервацията клиентът може да отмени безплатно и при какви условия имате право да задържите част от сумата като компенсация за запазеното време.
В тази статия обясняваме как работи отмяната както при резервации с предплащане, така и при резервации без предплащане.
Как изглежда отмяната с такса за клиента?
Когато клиентът отвори потвърждението или напомнянето за резервацията си, той вижда бутона:
„Cancel my appointment“ (отмяна на часа)
Ако салонът е включил отмяната с такса, клиентът вижда и съответните условия, преди да отмени.
Например:
- до коя дата и час може да отмени безплатно
- каква сума може да бъде задържана като компенсация при твърде късна отмяна
- какви са условията за резервация на салона
Едва след това клиентът може да потвърди отмяната. Така той знае, че отмяната е с такса.
Защо е нужна отмяната с такса?
Отмяната с такса помага да намалите:
- отмените в последния момент
- празните часове в графика
- пропуснатите приходи
- случаите, в които клиентът запазва час лекомислено
Освен това помага да защитите работното време и доходите на специалиста.
Стъпка по стъпка
Как да настроите отмяната с такса?
1. Изберете: Apps → Notifications
2. Отворете: Paid cancellation
3. Задайте:
- колко часа преди началото на резервацията клиентът може да отмени безплатно
- дали при късна отмяна салонът задържа фиксирана сума или процент
- какъв текст да получи клиентът
4. Натиснете Save, за да запазите промените.
Два различни имейла за отмяна
В SalonLife можете да използвате две различни известия за отмяна.
1. Обикновена отмяна
Използва се, когато клиентът отмени часа в разрешения срок или когато не използвате отмяна с такса.
Съдържанието на имейла може да е неутрално, например:
- резервацията е отменена
- ако желае, клиентът може да запази нов час
2. Отмяна с такса
Използва се, когато клиентът отмени твърде късно.
В текста на имейла можете да подчертаете:
- че става дума за късна отмяна
- че съгласно условията за резервация салонът има право да задържи част от сумата като компенсация
- каква сума или процент остава за салона
Какво се случва след твърде късна отмяна?
За специалиста
- системата отбелязва резервацията като отменена
- салонът вижда, че става дума за късна отмяна
- предплащането или таксата за отмяна може да бъде задържана като компенсация
- в касата остава запис за плащането
- при нужда можете да възстановите сумата или да я запазите за бъдещи резервации на клиента
За клиента
- клиентът вижда съответните условия, преди да отмени
- клиентът сам потвърждава отмяната
- клиентът получава имейл за отмяната
- в зависимост от условията част от сумата може да остане за салона като компенсация
Предплащане и отмяна с такса
Отмяната с такса работи и заедно с предплащанията.
Например салонът може да определи, че:
- за потвърждаване на резервацията се плаща предплащане от 25%
- минималното предплащане е 10 €
- безплатната отмяна е възможна до 48 часа преди началото на резервацията
Ако клиентът отмени твърде късно или не се яви, салонът има право да задържи предплащането като компенсация.
Как работи предплащането при онлайн резервация?
Ако резервацията изисква предплащане:
1. Клиентът избира услуга и час.
2. Преди да потвърди резервацията, клиентът вижда съобщение, че е нужно предплащане.
3. Клиентът може да избере:
- дали да плати цялата сума веднага
- или да плати само задължителното предплащане
4. След това на клиента се показват:
- условията за предплащане
- условията за отмяна
- възможните такси при късна отмяна
5. Клиентът трябва да приеме условията.
6. След това клиентът въвежда данните на банковата си карта.
Какво се случва, ако клиентът не плати предплащането?
Ако клиентът не плати предплащането в определения срок:
- резервацията първоначално остава в изчакване
- на клиента се изпраща напомняне
- ако плащането не бъде направено, резервацията се анулира автоматично
Всички отменени резервации обаче остават видими в историята на системата. Винаги можете да ги намерите на страницата Bookings.
СЪВЕТ:
Препоръчваме условията за отмяна да са възможно най-ясни и написани на разбираем език. Ако клиентът разбере условията още при резервирането, по-късно ще има по-малко недоразумения.
Отмяната с такса помага да защитите работното си време и дава ясни правила както на салона, така и на клиента.