Taxele de anulare te ajută să protejezi salonul în situațiile în care clientul anulează programarea prea târziu sau nu se prezintă. În SalonLife poți stabili tu însuți/însăți cu cât timp înainte de programare poate un client să anuleze gratuit și în ce condiții ai dreptul să reții o parte din sumă drept compensație pentru timpul rezervat.
În acest articol explicăm cum funcționează anularea, atât pentru programările cu avans, cât și pentru cele fără avans.
Cum arată o anulare cu taxă, din perspectiva clientului?
Când clientul își deschide confirmarea programării sau memento-ul, vede acolo un buton:
Anulează programarea
Dacă salonul are activată taxa de anulare, clientul vede, înainte de a anula, și condițiile respective.
De exemplu:
- până la ce dată și oră se poate anula gratuit
- ce sumă poate fi reținută drept compensație, în cazul unei anulări prea târzii
- care sunt condițiile de rezervare ale salonului
Abia după aceea clientul poate confirma anularea. Astfel, clientul știe din timp că anularea presupune o taxă.
De ce este necesară taxa de anulare?
Taxa de anulare ajută la reducerea:
- anulărilor de ultim moment
- orelor rămase libere
- veniturilor pierdute
- situațiilor în care clientul face o programare fără să se gândească prea mult
De asemenea, ajută la protejarea timpului de lucru și a veniturilor profesionistului beauty.
Ghid pas cu pas
Cum configurezi taxa de anulare?
1. Alege: Apps → Notifications
2. Deschide: Cancellation fees
3. Stabilește:
- cu câte ore înainte de programare poate clientul să anuleze gratuit
- dacă, în cazul unei anulări târzii, salonul reține o sumă fixă sau un procent
- ce text îi este trimis clientului
4. Salvează modificările.
Două notificări diferite prin e-mail pentru anulare
În SalonLife poți folosi două notificări diferite pentru anulare.
1. Anulare obișnuită
Se folosește atunci când clientul anulează în intervalul permis sau când nu folosești opțiunea de taxă de anulare.
Conținutul mesajului poate fi neutru, de exemplu:
- programarea a fost anulată
- dacă dorește, clientul poate face o nouă programare
2. Anulare cu taxă
Se folosește atunci când clientul anulează prea târziu.
În conținutul mesajului poți sublinia:
- că a fost vorba de o anulare târzie
- că, potrivit condițiilor de rezervare, salonul are dreptul să rețină o parte din sumă drept compensație
- ce sumă sau procent rămâne salonului
Ce se întâmplă după o anulare prea târzie?
Pentru profesionistul beauty
- sistemul marchează programarea ca anulată
- salonul vede că a fost vorba de o anulare târzie
- este posibil să reții avansul sau taxa de anulare drept compensație
- în Checkout rămâne o notă despre plată
- la nevoie, poți face o rambursare sau poți păstra suma pentru viitoarele programări ale clientului
Pentru client
- clientul vede condițiile respective înainte de anulare
- clientul confirmă el însuși anularea
- clientul primește un e-mail despre anulare
- în funcție de condiții, o parte din sumă poate rămâne salonului drept compensație
Avansul și taxa de anulare
Taxa de anulare funcționează și împreună cu avansurile.
De exemplu, salonul poate stabili că:
- pentru confirmarea programării trebuie plătit un avans de 25%
- avansul minim este de 50 lei
- se poate anula gratuit cu până la 48 de ore înainte de programare
Dacă clientul anulează prea târziu sau nu se prezintă, salonul are dreptul să rețină avansul drept compensație.
Cum funcționează avansul la o programare online?
Dacă o programare necesită avans:
1. Clientul alege serviciul și ora.
2. Înainte de confirmarea programării, clientul vede un mesaj că este necesar un avans.
3. Clientul poate alege:
- să plătească toată suma imediat
- sau să plătească doar avansul obligatoriu
4. Apoi îi sunt afișate clientului:
- condițiile avansului
- condițiile de anulare
- eventualele taxe, în cazul unei anulări târzii
5. Clientul trebuie să fie de acord cu condițiile.
6. Apoi clientul își introduce datele cardului bancar.
Ce se întâmplă dacă clientul nu plătește avansul?
Dacă clientul nu plătește avansul în intervalul de timp stabilit:
- programarea rămâne inițial în așteptare
- clientului i se trimite un memento
- dacă plata tot nu este făcută, programarea este anulată automat
Toate programările anulate rămân totuși vizibile în istoricul sistemului. Le găsești mereu pe pagina Rezervări.
SFAT:
Îți recomandăm să adaugi condițiile de anulare cât mai clar și pe înțelesul tuturor. Dacă clientul înțelege condițiile chiar din momentul programării, apar mai puține neînțelegeri ulterior.
Taxele de anulare te ajută să îți protejezi timpul de lucru și oferă reguli clare, atât pentru salon, cât și pentru client.