Las cancelaciones de pago ayudan a proteger tu salón en las situaciones en las que un cliente cancela una reserva demasiado tarde o no se presenta. En SalonLife puedes definir tú mismo/a con cuánta antelación puede un cliente cancelar gratis antes del inicio de la reserva, y en qué condiciones tienes derecho a quedarte con parte del importe como compensación por la hora reservada.
En este artículo explicamos cómo funciona la cancelación tanto en las reservas con anticipo como en las que no lo tienen.
¿Cómo ve el cliente una cancelación de pago?
Cuando el cliente abre la confirmación o el recordatorio de su reserva, ve ahí un botón:
Cancellation
Si el salón tiene activada la cancelación de pago, el cliente también ve las condiciones correspondientes antes de cancelar.
Por ejemplo:
- hasta qué fecha y hora puede cancelar gratis
- qué importe se puede retener como compensación en caso de cancelación demasiado tardía
- cuáles son las condiciones de reserva del salón
Solo después de eso el cliente puede confirmar la cancelación. Así el cliente sabe de antemano que la cancelación tiene un coste.
¿Por qué es necesaria la cancelación de pago?
La cancelación de pago ayuda a reducir:
- las cancelaciones de última hora
- los huecos que quedan vacíos
- los ingresos perdidos
- las situaciones en las que un cliente reserva una hora a la ligera
También ayuda a proteger el tiempo de trabajo y los ingresos del profesional.
Guía paso a paso
¿Cómo configurar la cancelación de pago?
1. Selecciona: Apps → Notifications
2. Abre: Cancellation fees
3. Define:
- cuántas horas antes del inicio de la reserva puede el cliente cancelar gratis
- si en caso de cancelación tardía el salón retiene un importe fijo o un porcentaje
- qué texto se envía al cliente
4. Guarda los cambios.
Dos notificaciones distintas por correo sobre la cancelación
En SalonLife puedes usar dos notificaciones de cancelación distintas.
1. Cancelación estándar
Se usa cuando el cliente cancela dentro del plazo permitido, o cuando no utilizas la opción de cancelación de pago.
El contenido del correo puede ser neutro, por ejemplo:
- la reserva ha sido cancelada
- si lo desea, el cliente puede reservar una nueva hora
2. Cancelación de pago
Se usa cuando el cliente cancela demasiado tarde.
El contenido del correo puede destacar:
- que se trató de una cancelación tardía
- que, según las condiciones de reserva, el salón tiene derecho a retener parte del importe como compensación
- qué importe o porcentaje se queda el salón
¿Qué ocurre después de una cancelación demasiado tardía?
Para el salón
- el sistema marca la reserva como cancelada
- el salón ve que se trató de una cancelación tardía
- es posible retener el anticipo o el cargo por cancelación como compensación
- en la caja queda constancia del pago
- si es necesario, se puede hacer un reembolso o dejar el importe para futuras reservas del cliente
Para el cliente
- el cliente ve las condiciones correspondientes antes de cancelar
- el cliente confirma la cancelación él mismo
- el cliente recibe un correo sobre la cancelación
- según las condiciones, parte del importe puede quedarse en el salón como compensación
Anticipo y cancelación de pago
La cancelación de pago también funciona junto con los anticipos.
Por ejemplo, un salón puede definir que:
- para confirmar la reserva hay que pagar un anticipo del 25 %
- el anticipo mínimo es de 10 €
- se puede cancelar gratis hasta 48 horas antes del inicio de la reserva
Si el cliente cancela demasiado tarde o no se presenta, el salón tiene derecho a retener el anticipo como compensación.
¿Cómo funciona el anticipo en la reserva online?
Si una reserva exige anticipo:
1. El cliente elige el servicio y la hora.
2. Antes de confirmar la reserva, el cliente ve un aviso de que se necesita un anticipo.
3. El cliente puede elegir:
- pagar el importe completo de inmediato
- o pagar solo el anticipo obligatorio
4. A continuación se muestran al cliente:
- las condiciones del anticipo
- las condiciones de cancelación
- los posibles cargos en caso de cancelación tardía
5. El cliente debe aceptar las condiciones.
6. Después, el cliente introduce los datos de su tarjeta.
¿Qué ocurre si el cliente no paga el anticipo?
Si el cliente no paga el anticipo en el plazo establecido:
- la reserva queda inicialmente pendiente
- se envía un recordatorio al cliente
- si no se realiza el pago, la reserva se cancela automáticamente
Todas las reservas canceladas siguen siendo visibles en el historial del sistema. Las encontrarás siempre en la página Reservas.
CONSEJO:
Te recomendamos redactar las condiciones de cancelación de la forma más clara y sencilla posible. Si el cliente entiende las condiciones desde el momento de la reserva, después hay menos malentendidos.
Las cancelaciones de pago ayudan a proteger tu tiempo de trabajo y dan reglas claras tanto al salón como al cliente.