As taxas de cancelamento ajudam a proteger o salão em situações em que o cliente cancela a marcação demasiado tarde ou não aparece. Na SalonLife podes definir tu mesmo até quanto tempo antes da marcação o cliente pode cancelar gratuitamente, e em que condições tens o direito de reter parte do valor como compensação pelo horário reservado.
Neste artigo explicamos como funciona o cancelamento, tanto em marcações com pagamento antecipado como sem pagamento antecipado.
Como é que o cancelamento com taxa aparece para o cliente?
Quando o cliente abre a confirmação ou o lembrete da marcação, vê aí um botão:
Cancelar marcação
Se o salão tiver o cancelamento com taxa ativado, o cliente vê também as condições correspondentes antes de cancelar.
Por exemplo:
- até que data e hora pode cancelar gratuitamente
- que valor pode ficar retido como compensação em caso de cancelamento demasiado tardio
- quais são as condições de marcação do salão
Só depois é que o cliente pode confirmar o cancelamento. Assim, o cliente sabe que o cancelamento tem uma taxa associada.
Porque é que o cancelamento com taxa é necessário?
O cancelamento com taxa ajuda a reduzir:
- cancelamentos de última hora
- horários que ficam vazios
- receita perdida
- situações em que o cliente reserva um horário sem compromisso
Ajuda também a proteger o tempo de trabalho e a receita do salão.
Guia passo a passo
Como configurar o cancelamento com taxa?
1. Escolhe: Apps → Notifications
2. Abre: Cancellation fees
3. Define:
- quantas horas antes do início da marcação o cliente pode cancelar gratuitamente
- se, em caso de cancelamento tardio, fica retido para o salão um valor fixo ou uma percentagem
- que texto é enviado ao cliente
4. Save as alterações.
Duas notificações diferentes de cancelamento por e-mail
Na SalonLife podes usar dois tipos diferentes de notificação de cancelamento.
1. Cancelamento normal
É usada quando o cliente cancela a marcação dentro do prazo permitido, ou quando não usas a opção de cancelamento com taxa.
O conteúdo do e-mail pode ser neutro, por exemplo:
- a marcação foi cancelada
- se quiser, o cliente pode reservar um novo horário
2. Cancelamento com taxa
É usada quando o cliente cancela demasiado tarde.
No conteúdo do e-mail podes destacar:
- que se tratou de um cancelamento tardio
- que, de acordo com as condições de marcação, o salão tem o direito de reter parte do valor como compensação
- que valor ou percentagem fica retido para o salão
O que acontece depois de um cancelamento demasiado tardio?
Para o salão
- o sistema marca a marcação como cancelada
- o salão vê que se tratou de um cancelamento tardio
- é possível reter o pagamento antecipado ou a taxa de cancelamento como compensação
- fica um registo do pagamento no checkout
- se necessário, podes fazer um reembolso ou deixar o valor para futuras marcações do cliente
Para o cliente
- o cliente vê as condições correspondentes antes de cancelar
- o cliente confirma o cancelamento ele próprio
- o cliente recebe um e-mail sobre o cancelamento
- consoante as condições, parte do valor pode ficar retida pelo salão como compensação
Pagamento antecipado e cancelamento com taxa
O cancelamento com taxa também funciona em conjunto com pagamentos antecipados.
Por exemplo, o salão pode definir que:
- para confirmar a marcação é preciso pagar um pagamento antecipado de 25%
- o pagamento antecipado mínimo é de 10 €
- é possível cancelar gratuitamente até 48 horas antes do início da marcação
Se o cliente cancelar demasiado tarde ou não aparecer, o salão tem o direito de reter o pagamento antecipado como compensação.
Como funciona o pagamento antecipado numa marcação online?
Se a marcação exigir pagamento antecipado:
1. O cliente escolhe o serviço e o horário.
2. Antes de confirmar a marcação, o cliente vê um aviso de que é necessário um pagamento antecipado.
3. O cliente pode escolher:
- pagar o valor total de imediato
- ou pagar apenas o pagamento antecipado obrigatório
4. De seguida, é mostrado ao cliente:
- as condições do pagamento antecipado
- as condições de cancelamento
- eventuais taxas em caso de cancelamento tardio
5. O cliente tem de aceitar as condições.
6. De seguida, o cliente introduz os dados do cartão bancário.
O que acontece se o cliente não pagar o pagamento antecipado?
Se o cliente não pagar o pagamento antecipado dentro do prazo definido:
- a marcação fica inicialmente pendente
- é enviado um lembrete ao cliente
- se o pagamento não for feito, a marcação é cancelada automaticamente
Todas as marcações canceladas continuam visíveis no histórico do sistema. Encontras sempre estas marcações na página Reservas.
DICA:
Recomendamos incluir as condições de cancelamento da forma mais clara e simples possível. Se o cliente perceber as condições logo no momento da marcação, surgem menos mal-entendidos mais tarde.
As taxas de cancelamento ajudam a proteger o teu tempo de trabalho e dão regras claras tanto para o salão como para o cliente.