Odpłatne odwołania pomagają chronić salon w sytuacjach, gdy klient odwołuje rezerwację za późno albo się nie zjawia. W systemie SalonLife możesz samodzielnie ustalić, ile czasu przed rozpoczęciem rezerwacji klient może bezpłatnie odwołać wizytę oraz na jakich warunkach masz prawo zatrzymać część kwoty jako odszkodowanie za zarezerwowany czas.

W tym artykule wyjaśniamy, jak działa odwołanie zarówno przy rezerwacjach z zadatkiem, jak i bez zadatku.

Jak wygląda odpłatne odwołanie z perspektywy klienta?

Gdy klient otwiera potwierdzenie rezerwacji lub przypomnienie, widzi tam przycisk:

Odwołaj rezerwację

Jeśli salon ma włączone odpłatne odwołania, klient przed odwołaniem widzi również odpowiednie warunki.

Na przykład:

  • do jakiej daty i godziny można odwołać bezpłatnie
  • jaka kwota może zostać zatrzymana jako odszkodowanie w razie zbyt późnego odwołania
  • jakie są warunki rezerwacji salonu

Tylko po tym klient może potwierdzić odwołanie. Dzięki temu klient wie, że odwołanie jest płatne.

Dlaczego odpłatne odwołanie jest potrzebne?

Odpłatne odwołanie pomaga ograniczyć:

  • odwołania z ostatniej chwili
  • puste terminy w kalendarzu
  • utracony przychód
  • sytuacje, w których klient rezerwuje termin bez zastanowienia

Pomaga to również chronić czas pracy i przychód osoby prowadzącej salon.

Instrukcja krok po kroku

Jak skonfigurować odpłatne odwołanie?

1. Wybierz: Apps → Notifications

2. Otwórz: Paid cancellation

3. Ustaw:

  • ile godzin przed rozpoczęciem rezerwacji klient może bezpłatnie odwołać wizytę
  • czy przy późnym odwołaniu salonowi zostaje określona kwota czy procent
  • jaki tekst zostanie wysłany do klienta

4. Zapisz (Save) zmiany.

Dwa różne powiadomienia e-mail o odwołaniu

W systemie SalonLife można korzystać z dwóch różnych powiadomień o odwołaniu.

1. Zwykłe odwołanie

Używane jest wtedy, gdy klient odwołuje wizytę w dozwolonym czasie albo gdy nie korzystasz z opcji odpłatnego odwołania.

Treść wiadomości może być neutralna, na przykład:

  • rezerwacja została odwołana
  • jeśli chce, klient może zarezerwować nowy termin

2. Odpłatne odwołanie

Używane jest wtedy, gdy klient odwołuje wizytę za późno.

Treść wiadomości może podkreślać:

  • że odwołanie było zbyt późne
  • że zgodnie z warunkami rezerwacji salon ma prawo zatrzymać część kwoty jako odszkodowanie
  • jaka kwota lub procent zostaje u salonu

Co się dzieje po zbyt późnym odwołaniu?

Dla salonu

  • system oznacza rezerwację jako odwołaną
  • salon widzi, że odwołanie było spóźnione
  • można zatrzymać zadatek lub opłatę za odwołanie jako odszkodowanie
  • w Checkout zostaje zapisana informacja o płatności
  • w razie potrzeby można zrobić zwrot albo zostawić kwotę na przyszłe rezerwacje klienta

Dla klienta

  • klient widzi odpowiednie warunki przed odwołaniem
  • klient sam potwierdza odwołanie
  • klient otrzymuje e-mail dotyczący odwołania
  • w zależności od warunków część kwoty może zostać u salonu jako odszkodowanie

Zadatek i odpłatne odwołanie

Odpłatne odwołanie działa też razem z zadatkami.

Na przykład salon może ustawić, że:

  • do potwierdzenia rezerwacji trzeba wpłacić zadatek w wysokości 25%
  • minimalny zadatek to 10 zł
  • bezpłatnie można odwołać do 48 godzin przed rozpoczęciem rezerwacji

Jeśli klient odwołuje wizytę za późno albo się nie zjawia, salon ma prawo zatrzymać zadatek jako odszkodowanie.

Jak działa zadatek przy rezerwacji online?

Jeśli rezerwacja wymaga zadatku:

1. Klient wybiera usługę i termin.

2. Przed potwierdzeniem rezerwacji klient widzi informację, że wymagany jest zadatek.

3. Klient może wybrać:

  • zapłacić całą kwotę od razu
  • albo zapłacić tylko obowiązkowy zadatek

4. Następnie klientowi wyświetlane są:

  • warunki zadatku
  • warunki odwołania
  • możliwe opłaty w razie późnego odwołania

5. Klient musi zaakceptować warunki.

6. Następnie klient wpisuje dane swojej karty płatniczej.

Co się dzieje, jeśli klient nie wpłaci zadatku?

Jeśli klient nie wpłaci zadatku w wyznaczonym czasie:

  • rezerwacja pozostaje początkowo na oczekiwaniu
  • klientowi wysyłane jest przypomnienie
  • jeśli płatność nie zostanie dokonana, rezerwacja jest automatycznie odwoływana

Wszystkie odwołane rezerwacje pozostają widoczne w historii systemu. Znajdziesz je zawsze na stronie Rezerwacje.

WSKAZÓWKA:

Zalecamy, aby warunki odwołania były jak najbardziej jasne i napisane prostym językiem. Jeśli klient rozumie warunki już w momencie rezerwacji, później powstaje mniej nieporozumień.

Odpłatne odwołania pomagają chronić Twój czas pracy i dają jasne zasady - zarówno dla salonu, jak i dla klienta.