Les annulations payantes protègent votre salon lorsqu'un client annule trop tard ou ne se présente pas. Dans SalonLife, vous définissez vous-même combien de temps avant le rendez-vous un client peut annuler gratuitement, et dans quelles conditions vous avez le droit de conserver une partie du montant à titre de compensation pour le créneau réservé.
Dans cet article, nous expliquons comment fonctionne l'annulation, aussi bien pour les réservations avec acompte que sans acompte.
À quoi ressemble une annulation payante du point de vue du client ?
Lorsque le client ouvre sa confirmation de rendez-vous ou son rappel, il y voit un bouton :
Annuler le rendez-vous
Si le salon a activé l'annulation payante, le client voit les conditions correspondantes avant de confirmer l'annulation.
Par exemple :
- jusqu'à quelle date et quelle heure l'annulation gratuite est possible
- le montant qui peut être retenu à titre de compensation en cas d'annulation trop tardive
- les conditions de réservation du salon
Ce n'est qu'ensuite que le client peut confirmer l'annulation. Il est ainsi informé que celle-ci est payante.
Pourquoi l'annulation payante est-elle utile ?
L'annulation payante aide à réduire :
- les annulations de dernière minute
- les créneaux qui restent vides
- la perte de revenus
- les réservations prises à la légère
Elle protège aussi votre temps de travail et vos revenus.
Étapes à suivre
Comment configurer l'annulation payante ?
1. Allez dans : Apps → Notifications
2. Ouvrez : Paid cancellation
3. Définissez :
- combien d'heures avant le rendez-vous le client peut annuler gratuitement
- si le salon retient un montant fixe ou un pourcentage en cas d'annulation tardive
- le texte envoyé au client
4. Cliquez sur Save pour enregistrer.
Deux e-mails de notification différents pour l'annulation
Dans SalonLife, vous pouvez utiliser deux notifications d'annulation différentes.
1. Annulation standard
Elle est utilisée lorsque le client annule dans le délai autorisé, ou lorsque vous n'utilisez pas l'annulation payante.
Le contenu de l'e-mail peut être neutre, par exemple :
- le rendez-vous est annulé
- le client peut réserver un nouveau créneau s'il le souhaite
2. Annulation payante
Elle est utilisée lorsque le client annule trop tard.
Le contenu de l'e-mail peut préciser :
- qu'il s'agissait d'une annulation tardive
- que, conformément aux conditions de réservation, le salon a le droit de conserver une partie du montant à titre de compensation
- le montant ou le pourcentage retenu par le salon
Que se passe-t-il après une annulation trop tardive ?
Pour vous
- le système marque la réservation comme annulée
- vous voyez qu'il s'agit d'une annulation tardive
- vous pouvez retenir des frais d'annulation sur l'acompte, à titre de compensation
- le paiement reste enregistré dans Checkout
- si besoin, vous pouvez effectuer un remboursement ou garder le montant pour une future réservation du client
Pour la clientèle
- le client voit les conditions avant de confirmer l'annulation
- il confirme lui-même l'annulation
- il reçoit un e-mail concernant l'annulation
- selon les conditions, une partie du montant peut être retenue par le salon à titre de compensation
Acompte et annulation payante
L'annulation payante fonctionne aussi avec l'acompte.
Le salon peut par exemple définir que :
- un acompte de 25 % doit être versé pour confirmer la réservation
- le montant minimum de l'acompte est de 10 €
- l'annulation gratuite est possible jusqu'à 48 heures avant le rendez-vous
Si le client annule trop tard ou ne se présente pas, le salon a le droit de conserver l'acompte à titre de compensation.
Comment fonctionne l'acompte lors d'une réservation en ligne ?
Si la réservation nécessite un acompte :
1. Le client choisit la prestation et le créneau.
2. Avant de confirmer la réservation, le client voit un message l'informant qu'un acompte est nécessaire.
3. Le client peut choisir :
- de régler la totalité immédiatement
- ou de ne verser que l'acompte obligatoire
4. Le client voit ensuite s'afficher :
- les conditions relatives à l'acompte
- les conditions d'annulation
- les frais éventuels en cas d'annulation tardive
5. Le client doit accepter les conditions.
6. Il saisit ensuite les données de sa carte bancaire.
Que se passe-t-il si le client ne verse pas l'acompte ?
Si le client ne règle pas l'acompte dans le délai imparti :
- la réservation reste d'abord en attente
- un rappel est envoyé au client
- si le paiement n'est pas effectué, la réservation est annulée automatiquement
Toutes les réservations annulées restent néanmoins visibles dans l'historique du système. Vous les retrouvez toujours dans Réservations.
ASTUCE :
Nous vous recommandons de formuler les conditions d'annulation le plus clairement et simplement possible. Si le client comprend les conditions dès la réservation, cela évite des malentendus par la suite.
Les annulations payantes protègent votre temps de travail et fixent des règles claires, aussi bien pour le salon que pour le client.