Στη διαχείριση των κρατήσεων συχνά χρειάζεται να καταγράφεις σημαντικές λεπτομέρειες που πρέπει οπωσδήποτε να έχεις υπόψη κατά την εξυπηρέτηση του πελάτη. Γι’ αυτό κάθε κράτηση έχει μια ξεχωριστή λειτουργία, όπου μπορείς να προσθέτεις τόσο μόνιμες σημειώσεις για τον πελάτη όσο και λεπτομέρειες που αφορούν μόνο τη συγκεκριμένη κράτηση. Παρακάτω εξηγούμε πώς χρησιμοποιείς και πού βρίσκεις αυτές τις σημειώσεις.

Σημειώσεις πελάτη και σημειώσεις κράτησης

Σημειώσεις πελάτη (Customer note):

• Συνοδεύουν πάντα τον συγκεκριμένο πελάτη, ανεξάρτητα από το πόσες φορές έρχεται στο σαλόνι.
• Ταιριάζουν για την αποθήκευση πληροφοριών μεγαλύτερης διάρκειας (π.χ. αλλεργίες, ειδικές επιθυμίες, παρατηρήσεις για τις προτιμήσεις του πελάτη).
• Τις σημειώσεις πελάτη τις βλέπουν μόνο τα μέλη της ομάδας του σαλονιού (οι χρήστες με δικαίωμα πρόσβασης). Ο ίδιος ο πελάτης δεν τις βλέπει.

Σημειώσεις κράτησης (Booking note):

• Συνδέονται με τη συγκεκριμένη κράτηση και δεν μεταφέρονται αυτόματα σε νέες κρατήσεις.
• Χρησιμοποίησέ τες για να καταγράφεις πληροφορίες που αφορούν το άμεσο ή μία μόνο φορά (π.χ. ειδοποίηση ότι ο πελάτης θα αργήσει ή ότι αυτή τη φορά θέλει συγκεκριμένο προϊόν ή διαδικασία).
• Και αυτές τις σημειώσεις τις βλέπουν μόνο τα μέλη της ομάδας του σαλονιού.

Δυνατότητες των σημειώσεων και επιπλέον πληροφορίες

1. Προσθήκη σημειώσεων:
   • Άνοιξε την κράτηση στην οποία θέλεις να προσθέσεις σημειώσεις.
   • Κάνε κλικ πάνω δεξιά στο εικονίδιο Notes, που μοιάζει με φύλλο χαρτιού (φαίνεται στην επάνω εικόνα).
   • Συμπλήρωσε το πεδίο με τις πληροφορίες που χρειάζονται (σημειώσεις πελάτη ή σημειώσεις κράτησης).
2. Εμφάνιση των σημειώσεων στο ημερολόγιο:
   • Όταν σε μια κράτηση έχει γραφτεί κάποια σημείωση, στο ημερολόγιο εμφανίζεται δίπλα στην κράτηση ένα μπλε εικονίδιο μηνύματος.
   • Το εικονίδιο τραβά την προσοχή στο ότι αυτή η κράτηση έχει σημαντικές επιπλέον πληροφορίες, που καλό είναι να δεις οπωσδήποτε πριν από την υπηρεσία.
3. Πληροφορίες που γράφει ο πελάτης στο πεδίο επιπλέον πληροφοριών της online κράτησης:
   • Αν ο πελάτης, κάνοντας την online κράτηση, έχει γράψει σχόλια ή προτάσεις στο πεδίο επιπλέον πληροφοριών, το κείμενο αυτό εμφανίζεται στις σημειώσεις κράτησης.

ΣΥΜΒΟΥΛΗ:
Μην ανησυχείς, οι πελάτες δεν βλέπουν αυτά τα πεδία σημειώσεων στον λογαριασμό τους. Είναι εσωτερικές σημειώσεις του σαλονιού, που βλέπουν μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες.

Ιστορικό κρατήσεων

Στο μενού της κράτησης υπάρχει συχνά και η καρτέλα Booking History, όπου βλέπεις όλες τις προηγούμενες, τρέχουσες και μελλοντικές επισκέψεις του συγκεκριμένου πελάτη.

• Επάνω φαίνεται πόσες κρατήσεις έχει συνολικά (μαζί με τις μελλοντικές).
• Στη λίστα εμφανίζεται κάθε προηγούμενη κράτηση με την ημερομηνία, το όνομα του επαγγελματία και την κατάσταση της κράτησης.
• Αν χρειάζεται, μπορείς να ανοίξεις μια συγκεκριμένη προηγούμενη κράτηση, για να δεις ποιες υπηρεσίες έγιναν ή ποιες σημειώσεις προστέθηκαν στην κράτηση.

Οι σημειώσεις κράτησης εξασφαλίζουν στην ομάδα γρήγορη πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες, τόσο για τη συγκεκριμένη επίσκεψη όσο και για τον πελάτη γενικά. Η χρήση τους βοηθά να προσφέρεις καλύτερη εξυπηρέτηση, γιατί έτσι δεν ξεχνιέται ποτέ καμία σημαντική λεπτομέρεια. Επιπλέον, από την καρτέλα Booking History βλέπεις εύκολα τις σημειώσεις των προηγούμενων  κρατήσεων του πελάτη.

Από εδώ και πέρα, όταν βρίσκεσαι σε μια κράτηση, πρόσθεσε άφοβα σημειώσεις, για να βελτιώσεις την εσωτερική ροή εργασίας του σαλονιού και να προσφέρεις στον πελάτη την καλύτερη δυνατή εξυπηρέτηση!