Ved administrasjon av bookinger er det ofte behov for å notere viktige detaljer som absolutt bør huskes under betjeningen av kunden. Derfor har hver booking en egen funksjon der du kan legge til både faste notater knyttet til kunden, og detaljer knyttet til akkurat denne bookingen. Nedenfor forklarer vi hvordan du bruker og finner disse notatene.

Kundenotater vs. bookingnotater

Kundenotater:

• Disse følger alltid den bestemte kunden, uansett hvor mange ganger kunden besøker salongen.
• Egner seg godt til å lagre informasjon over lengre tid (f.eks. allergier, spesielle ønsker, merknader om kundens preferanser).
• Kundenotater er kun synlige for salongens ansatte (brukere med rettigheter); kunden selv ser dem ikke.

Bookingnotater:

• Disse er knyttet til én bestemt booking, og overføres ikke automatisk til nye bookinger.
• Bruk dem til å notere informasjon som gjelder akkurat nå eller kun denne ene gangen (f.eks. beskjed om at kunden blir forsinket, eller ønsker et bestemt produkt/en bestemt behandling denne gangen).
• Også disse notatene er kun synlige for salongens ansatte.

Muligheter og tilleggsinformasjon for notater

1. Legge til notater:
   • Åpne bookingen du ønsker å legge notater til.
   • Klikk på ikonet som ligner et brev, Notes, øverst i høyre hjørne (vist på bildet over).
   • Fyll ut feltet med nødvendig informasjon (kundenotater eller bookingnotater).
2. Visning av notater i kalenderen:
   • Hvis en booking har et notat, vises et blått meldingsikon ved siden av bookingen i kalenderen.
   • Ikonet gjør deg oppmerksom på at bookingen har viktig tilleggsinformasjon som bør sjekkes før tjenesten utføres.
3. Informasjon kunden selv har lagt til feltet for tilleggsinformasjon ved nettbooking:
   • Hvis kunden har lagt til kommentarer eller ønsker i feltet tilleggsinformasjon ved nettbooking, vises denne teksten under bookingnotatene.

TIPS:
Ikke bekymre deg — kundene ser ikke disse notatfeltene på sin egen konto. Dette er interne salongnotater som kun er synlige for autoriserte brukere.

Bookinghistorikk

I menyen knyttet til bookingen finnes det ofte også en fane for Bookinghistorikk, der du ser alle den aktuelle kundens tidligere, nåværende og fremtidige besøk.

• Øverst ser du hvor mange bookinger kunden har totalt (inkludert fremtidige bookinger).
• I listen vises hver tidligere booking med dato, ansattnavn og bookingstatus.
• Ved behov kan du åpne en bestemt tidligere booking for å se hvilke tjenester som ble tilbudt, eller hvilke notater som ble lagt til bookingen.

Bookingnotater gir de ansatte rask tilgang til viktig informasjon, både om det aktuelle besøket og om kunden generelt. Bruken av disse hjelper deg med å tilby bedre service, siden ingen viktig detalj noensinne glemmes. I tillegg gir fanen bookinghistorikk en enkel oversikt over kundens tidligere notater knyttet til bookinger.

Neste gang du er inne på en booking, legg gjerne til notater for å forbedre den interne arbeidsflyten i salongen, og gi kunden den beste servicen!