Vid hantering av bokningar behöver du ofta anteckna viktiga detaljer som är bra att komma ihåg när du betjänar kunden. Därför finns det på varje bokning en egen funktion, där du kan lägga till både varaktiga anteckningar om kunden och detaljer kopplade till just den specifika bokningen. Nedan förklarar vi hur du använder och hittar de här anteckningarna.

Kundanteckningar mot bokningsanteckningar

Kundanteckningar:

• De följer alltid med den specifika kunden, oavsett hur många gånger hen besöker salongen.
• De passar bra för att spara långsiktig information (t.ex. allergier, särskilda önskemål, anteckningar om kundens preferenser).
• Kundanteckningar ses bara av salongens medarbetare (behöriga användarkonton); kunden själv ser dem inte.

Bokningsanteckningar:

• De är kopplade till en specifik bokning och förs inte automatiskt över till nya bokningar.
• Använd dem för att anteckna aktuell eller enstaka information (t.ex. att kunden kommer att bli sen, eller vill ha en viss produkt/behandling just den här gången).
• Även de här anteckningarna ses bara av salongens medarbetare.

Möjligheter och tilläggsinformation om anteckningar

1. Lägga till anteckningar:
   • Öppna bokningen som du vill lägga till anteckningar på.
   • Klicka på den brevliknande ikonen Notes uppe till höger (visas på bilden ovan).
   • Fyll i fältet med nödvändig information (kundanteckningar eller bokningsanteckningar).
2. Visning av anteckningar i kalendern:
   • Har en bokning en anteckning visas en blå meddelandeikon bredvid bokningen i kalendern.
   • Ikonen uppmärksammar dig på att det finns viktig tilläggsinformation för den här bokningen, som du bör granska innan tjänsten utförs.
3. Information som kunden angett i fältet för tilläggsinformation vid onlinebokning:
   • Har kunden lagt till kommentarer eller önskemål i fältet Additional information vid onlinebokningen visas den texten under bokningsanteckningarna.

TIPS:
Oroa dig inte, kunderna ser inte de här anteckningsfälten på sitt eget konto. Det är interna salonganteckningar som bara syns för behöriga användarkonton.

Bokningshistorik

I bokningsmenyn finns ofta även fliken Booking history, där du ser kundens alla tidigare, pågående och kommande besök.

• Upptill ser du hur många bokningar hen totalt har (inklusive kommande bokningar).
• I listan visas varje tidigare bokning med datum, medarbetarens namn och bokningsstatus.
• Vid behov kan du öppna en viss tidigare bokning för att se vilka tjänster som erbjöds där eller vilka anteckningar som lagts till.

Bokningsanteckningar ger din personal snabb tillgång till viktig information, både om ett specifikt besök och om kunden i allmänhet. Att använda dem hjälper dig erbjuda bättre service, eftersom ingen viktig detalj glöms bort. Dessutom får du via fliken Booking history en enkel överblick över kundens tidigare bokningsrelaterade anteckningar.

Lägg gärna till anteckningar vid varje bokning framöver, för att förbättra det interna arbetsflödet i salongen och erbjuda kunden bästa möjliga service!