Når du administrerer bookinger, er der ofte behov for at notere vigtige detaljer, som du skal huske, når du betjener kunden. Derfor har hver booking en separat funktion, hvor du kan tilføje både faste noter knyttet til kunden og detaljer, der kun gælder den bestemte booking. Herunder forklarer vi, hvordan du bruger og finder disse noter.

Kundenoter vs. bookingnoter

Kundenoter:

• De følger altid den bestemte kunde, uanset hvor mange gange vedkommende besøger salonen.
• Er velegnede til at gemme langsigtet information (f.eks. allergier, særlige ønsker, bemærkninger om kundens præferencer).
• Kundenoter ses kun af salonens medarbejdere (brugere med adgang); kunden ser dem ikke selv.

Bookingnoter:

• De er knyttet til den bestemte booking og overføres ikke automatisk til nye bookinger.
• Brug dem til at notere information om det, der sker lige nu, eller engangsoplysninger (f.eks. besked om, at kunden kommer for sent, eller ønsker et bestemt produkt/en bestemt behandling denne gang).
• Også disse noter ses kun af salonens medarbejdere.

Muligheder for noter og yderligere information

1. Tilføjelse af noter:
   • Åbn den booking, du vil tilføje noter til.
   • Klik på det papirformede Notes-ikon øverst til højre (vist på billedet ovenfor).
   • Udfyld feltet med de nødvendige oplysninger (kundenoter eller bookingnoter).
2. Visning af noter i kalenderen:
   • Hvis en booking har en note, vises et blåt beskedikon ved siden af bookingen i kalenderen.
   • Ikonet gør dig opmærksom på, at der er vigtig ekstra information ved denne booking, som du bør tjekke, inden du udfører ydelsen.
3. Information, kunden har indtastet i feltet til ekstra oplysninger ved online booking:
   • Hvis kunden har tilføjet kommentarer eller ønsker i feltet ekstra oplysninger ved online booking, vises denne tekst under bookingnoterne.

TIP:
Vær ikke bekymret — kunderne ser ikke selv disse notefelter på deres konto. Det er interne salonnoter, som kun autoriserede brugere ser.

Payment history

I den menu, der hører til bookingen, findes ofte også fanen Payment history, hvor du kan se alle den pågældende kundes tidligere, nuværende og kommende besøg.

• Øverst kan du se, hvor mange bookinger vedkommende har i alt (inklusive kommende bookinger).
• Listen viser hver tidligere booking med dato, medarbejderens navn og bookingens status.
• Du kan om nødvendigt åbne en bestemt tidligere booking for at se, hvilke ydelser der blev tilbudt, eller hvilke noter der blev tilføjet til bookingen.

Bookingnoter giver personalet hurtig adgang til vigtig information, både om det enkelte besøg og om kunden generelt. Ved at bruge dem kan du give bedre service, fordi ingen vigtige detaljer nogensinde bliver glemt. Derudover kan du nemt få et overblik over kundens tidligere bookingnoter under fanen Payment history.

Når du fremover er inde ved en booking, så tilføj gerne noter for at forbedre salonens interne arbejdsgang og give kunden den bedst mulige service!