Pri upravljanju rezervacij je pogosto treba zapisati pomembne podrobnosti, ki jih morate pri postrežbi stranke zagotovo upoštevati. Zato ima vsaka rezervacija posebno funkcijo, v kateri lahko dodate tako trajne opombe o stranki kot podrobnosti, povezane prav s to rezervacijo. Spodaj pojasnjujemo, kako te opombe uporabljate in kje jih najdete.

Opombe o stranki in opombe k rezervaciji

Opombe o stranki (Customer note):

• Vedno so povezane z določeno stranko, ne glede na to, kolikokrat obišče salon.
• Primerne so za shranjevanje dolgoročnih informacij (npr. alergije, posebne želje, opombe o preferencah stranke).
• Opombe o stranki vidijo samo zaposleni v salonu (uporabniki z dovoljenjem); stranka sama jih ne vidi.

Opombe k rezervaciji (Booking note):

• Povezane so z določeno rezervacijo in se ne prenesejo samodejno v nove rezervacije.
• Uporabite jih za zapis takojšnjih ali enkratnih informacij (npr. obvestilo, da bo stranka zamudila ali da si tokrat želi določen izdelek oziroma tretma).
• Tudi te opombe vidijo samo zaposleni v salonu.

Možnosti opomb in dodatne informacije

1. Dodajanje opomb:
   • Odprite rezervacijo, ki ji želite dodati opombe.
   • V desnem zgornjem kotu kliknite ikono Notes, ki je videti kot list papirja (prikazana na zgornji sliki).
   • Izpolnite polje s potrebnimi informacijami (opombe o stranki ali opombe k rezervaciji).
2. Prikaz opomb v koledarju:
   • Če ima rezervacija zapisano opombo, je v koledarju ob rezervaciji prikazana modra ikona sporočila.
   • Ikona opozarja, da so pri tej rezervaciji pomembne dodatne informacije, ki jih je dobro pregledati pred izvedbo storitve.
3. Informacije, ki jih stranka vnese v polje za dodatne informacije pri spletnem naročanju:
   • Če je stranka pri spletni rezervaciji v polje Additional info dodala komentarje ali želje, se to besedilo prikaže med opombami k rezervaciji.

NASVET:
Brez skrbi, stranke teh polj z opombami v svojem računu ne vidijo. To so interne opombe salona, ki jih vidijo samo pooblaščeni uporabniki.

Zgodovina rezervacij

V meniju rezervacije je pogosto na voljo tudi zavihek Booking History, v katerem vidite vse pretekle, trenutne in prihodnje obiske te stranke.

• Na vrhu je prikazano, koliko rezervacij ima stranka skupaj (vključno s prihodnjimi).
• Na seznamu je vsaka pretekla rezervacija prikazana z datumom, imenom izvajalca in statusom rezervacije.
• Po potrebi lahko odprete določeno preteklo rezervacijo in si ogledate, katere storitve so bile opravljene ali katere opombe so bile dodane k rezervaciji.

Opombe k rezervaciji osebju zagotavljajo hiter dostop do pomembnih informacij o določenem obisku in o stranki na splošno. Z njimi lahko ponudite boljšo storitev, saj nobena pomembna podrobnost nikoli ne gre v pozabo. Poleg tega na zavihku Booking History preprosto dobite pregled nad opombami k preteklim  rezervacijam stranke.

Ko boste naslednjič pri rezervaciji, brez zadržkov dodajte opombe, da izboljšate notranji potek dela v salonu in stranki ponudite najboljšo storitev!