Dans la gestion des réservations, il est souvent nécessaire de noter des détails importants à garder à l'esprit lors du service au client. C'est pourquoi chaque réservation dispose d'une fonctionnalité dédiée, permettant d'ajouter aussi bien des notes permanentes liées au client que des détails propres à cette réservation précise. Voici comment utiliser et retrouver ces notes.

Notes client contre notes de réservation

Notes client :

• Elles accompagnent toujours un client précis, quel que soit le nombre de ses visites au salon.
• Elles conviennent bien pour enregistrer des informations durables (par ex. allergies, demandes particulières, notes sur les préférences du client).
• Seuls les membres de l'équipe du salon (utilisateurs autorisés) voient les notes client ; le client lui-même ne les voit pas.

Notes de réservation :

• Elles sont liées à une réservation précise et ne sont pas automatiquement reportées vers de nouvelles réservations.
• Utilisez-les pour noter des informations immédiates ou ponctuelles (par ex. le client préviendra qu'il sera en retard, ou souhaite un produit/une procédure spécifique cette fois-ci).
• Ces notes ne sont, elles aussi, visibles que par les membres de l'équipe du salon.

Fonctionnalités des notes et informations complémentaires

1. Ajouter des notes :
   • Ouvrez la réservation à laquelle vous voulez ajouter des notes.
   • Cliquez sur l'icône en forme d'enveloppe Notes en haut à droite (visible sur l'image ci-dessus).
   • Remplissez le champ avec l'information nécessaire (notes client ou notes de réservation).
2. Affichage des notes dans le calendrier :
   • Si une réservation contient une note, une icône bleue de message s'affiche à côté d'elle dans le calendrier.
   • Cette icône attire l'attention sur la présence d'informations complémentaires importantes, à consulter avant de commencer la prestation.
3. Informations saisies par le client dans le champ Note de la réservation en ligne :
   • Si le client a ajouté des commentaires ou des souhaits dans le champ Note lors de la réservation en ligne, ce texte apparaît dans les notes de la réservation.

ASTUCE :
Pas d'inquiétude, les clients ne voient pas ces champs de notes sur leur propre compte. Ce sont des notes internes au salon, visibles uniquement par les utilisateurs autorisés.

Historique des réservations

Le menu d'une réservation comporte souvent aussi un onglet History, où vous voyez toutes les visites passées, actuelles et à venir du client concerné.

• En haut, vous voyez le nombre total de réservations (y compris les réservations à venir).
• La liste indique chaque réservation passée avec sa date, le nom du prestataire et son statut.
• Si besoin, vous pouvez ouvrir une réservation passée précise pour voir les prestations proposées ou les notes ajoutées.

Les notes de réservation garantissent à l'équipe un accès rapide aux informations importantes, aussi bien sur une visite précise que sur le client en général. Leur utilisation aide à offrir un meilleur service, car aucun détail important n'est jamais oublié. De plus, l'onglet History permet d'avoir facilement une vue d'ensemble des notes liées aux réservations précédentes du client.

La prochaine fois que vous êtes sur une réservation, n'hésitez pas à ajouter des notes, pour améliorer le flux de travail au sein du salon et offrir au client le meilleur service possible !