Al gestionar reservas, a menudo hace falta anotar detalles importantes que hay que tener en cuenta al atender al cliente. Por eso, cada reserva tiene una función independiente donde se pueden añadir tanto notas permanentes vinculadas al cliente como detalles específicos de esa reserva concreta. A continuación te explicamos cómo usar y encontrar estas notas.

Notas de cliente frente a notas de reserva

Customer note:

• Siempre acompañan a un cliente concreto, sea cual sea el número de veces que visite el salón.
• Van bien para guardar información a largo plazo (por ejemplo, alergias, preferencias especiales, notas sobre los gustos del cliente).
• Solo las ven los empleados del salón (usuarios con permiso); el propio cliente no las ve.

Booking note:

• Están vinculadas a una reserva concreta y no se trasladan automáticamente a las nuevas reservas.
• Úsalas para anotar información puntual o de un solo uso (por ejemplo, un aviso de que el cliente llegará tarde o quiere un producto/procedimiento concreto esta vez).
• Estas notas también las ven solo los empleados del salón.

Opciones de las notas e información adicional

1. Añadir notas:
   • Abre la reserva a la que quieras añadir notas.
   • Haz clic, en la esquina superior derecha, en el icono con forma de sobre Notes (visible en la imagen de arriba).
   • Rellena el campo con la información que necesites (Customer note o Booking note).
2. Cómo se muestran las notas en el calendario:
   • Si una reserva tiene alguna nota, en el calendario aparece un icono azul de mensaje junto a ella.
   • El icono llama la atención sobre que esa reserva tiene información adicional importante que conviene revisar antes de prestar el servicio.
3. Información que el cliente introduce en el campo de información adicional de la reserva online:
   • Si el cliente ha añadido comentarios o preferencias en el campo de información adicional al hacer la reserva online, ese texto aparece en las notas de la reserva.

CONSEJO:
No te preocupes: los clientes no ven estos campos de notas en su propia cuenta. Son notas internas del salón, visibles solo para los usuarios autorizados.

Historial de reservas

En el menú de la reserva también suele haber una pestaña Booking history, donde ves todas las visitas anteriores, actuales y futuras de ese cliente.

• Arriba se ve cuántas reservas tiene en total (incluidas las futuras).
• En la lista aparece cada reserva anterior con su fecha, el nombre del profesional y el estado de la reserva.
• Si lo necesitas, puedes abrir una reserva anterior concreta para ver qué servicios se ofrecieron o qué notas se añadieron a esa reserva.

Las notas de la reserva garantizan al personal un acceso rápido a la información importante, tanto sobre una visita concreta como sobre el cliente en general. Usarlas ayuda a ofrecer un mejor servicio, porque así nunca se olvida ningún detalle importante. Además, la pestaña Booking history permite consultar fácilmente las notas de las reservas anteriores del cliente.

La próxima vez que estés en una reserva, añade notas sin dudarlo, para mejorar el flujo de trabajo interno del salón y ofrecer al cliente el mejor servicio posible.