Bij het beheren van boekingen wil je vaak belangrijke details vastleggen die je tijdens de behandeling van een klant zeker wilt onthouden. Daarom heeft elke boeking een aparte functie waarmee je zowel blijvende klantnotities als details over deze specifieke boeking kunt toevoegen. Hieronder leggen we uit hoe je deze notities gebruikt en terugvindt.

Klantnotities versus boekingsnotities

Klantnotities:

• Deze blijven altijd aan die ene klant gekoppeld, ongeacht hoe vaak hij of zij in de salon komt.
• Geschikt voor langdurige informatie (bijv. allergieën, speciale wensen, opmerkingen over voorkeuren van de klant).
• Klantnotities zijn alleen zichtbaar voor de medewerkers van de salon (gebruikers met de juiste rechten); de klant zelf ziet ze niet.

Boekingsnotities:

• Deze horen bij één specifieke boeking en worden niet automatisch overgenomen naar nieuwe boekingen.
• Gebruik ze om eenmalige of actuele informatie vast te leggen (bijv. dat de klant later komt, of deze keer een specifiek product of specifieke behandeling wil).
• Ook deze notities zijn alleen zichtbaar voor de medewerkers van de salon.

Mogelijkheden en extra informatie bij notities

1. Notities toevoegen:
   • Open de boeking waar je notities aan wilt toevoegen.
   • Klik rechtsboven op het papiericoontje voor Notes (te zien op de afbeelding hierboven).
   • Vul het veld met de juiste informatie (klantnotitie of boekingsnotitie).
2. Notities in de Calendar:
   • Als er bij een boeking een notitie staat, verschijnt er een blauw berichticoontje naast de boeking in de Calendar.
   • Dit icoon geeft aan dat er belangrijke extra informatie is die je vóór de behandeling zeker moet nalezen.
3. Informatie die de klant zelf invult bij het online boeken:
   • Vult de klant bij het online boeken een opmerking of wens in het veld voor extra informatie in, dan verschijnt deze tekst automatisch bij de boekingsnotities.

TIP:
Geen zorgen, klanten zien deze notitievelden nooit in hun eigen account. Het zijn interne salonnotities die alleen bevoegde gebruikers kunnen zien.

Boekingsgeschiedenis

In het boekingsmenu vind je meestal ook het tabblad History, waar je alle eerdere, huidige en toekomstige bezoeken van deze klant ziet.

• Bovenaan zie je hoeveel boekingen deze klant in totaal heeft (inclusief toekomstige boekingen).
• In de lijst staat elke eerdere boeking met datum, naam van de medewerker en status van de boeking.
• Je kunt indien nodig een specifieke eerdere boeking openen om te zien welke behandelingen er zijn gedaan of welke notities er zijn toegevoegd.

Boekingsnotities zorgen dat je team snel toegang heeft tot belangrijke informatie, zowel over een specifiek bezoek als over de klant in het algemeen. Zo vergeet je nooit een belangrijk detail en kun je betere service bieden. Via het tabblad History krijg je bovendien eenvoudig inzicht in de notities bij eerdere boekingen van de klant.

Voeg voortaan gerust notities toe bij een boeking om de interne workflow van je salon te verbeteren en klanten de best mogelijke service te bieden!