Nella gestione delle prenotazioni è spesso necessario annotare dettagli importanti da tenere sicuramente presenti durante il servizio al cliente. Per questo ogni prenotazione ha una funzione dedicata, dove puoi aggiungere sia note permanenti legate al cliente sia dettagli relativi proprio a quella specifica prenotazione. Di seguito spieghiamo come usare e trovare queste note.

Note del cliente e note della prenotazione

Note del cliente (Customer note):

• Accompagnano sempre un cliente specifico, indipendentemente da quante volte viene in salone.
• Sono adatte per salvare informazioni durature (ad es. allergie, richieste particolari, note sulle preferenze del cliente).
• Le note del cliente sono visibili solo ai collaboratori del salone (utenti autorizzati); il cliente stesso non le vede.

Note della prenotazione (Booking note):

• Sono legate a una prenotazione specifica e non vengono trasferite automaticamente alle nuove prenotazioni.
• Usale per annotare informazioni immediate o valide una sola volta (ad es. un avviso che il cliente arriverà in ritardo o desidera questa volta un prodotto/trattamento specifico).
• Anche queste note sono visibili solo ai collaboratori del salone.

Possibilità delle note e informazioni aggiuntive

1. Aggiungere note:
   • Apri la prenotazione a cui vuoi aggiungere le note.
   • Clicca in alto a destra sull'icona a forma di foglio, Notes (visibile nell'immagine sopra).
   • Compila il campo con le informazioni necessarie (note del cliente o note della prenotazione).
2. Visualizzazione delle note nel calendario:
   • Se una prenotazione ha una nota, nel calendario compare un'icona blu a forma di messaggio accanto alla prenotazione.
   • L'icona richiama l'attenzione sul fatto che in quella prenotazione ci sono informazioni aggiuntive importanti, da controllare sicuramente prima di eseguire il servizio.
3. Le informazioni inserite dal cliente nel campo delle informazioni aggiuntive durante la prenotazione online:
   • Se il cliente, durante la prenotazione online, ha aggiunto nel campo informazioni aggiuntive commenti o richieste, questo testo compare anche nelle note della prenotazione.

CONSIGLIO:
Non preoccuparti, i clienti non vedono questi campi delle note nel proprio account. Sono note interne del salone, visibili solo agli utenti autorizzati.

Cronologia delle prenotazioni

Nel menu legato alla prenotazione è spesso presente anche la scheda Cronologia delle prenotazioni, dove vedi tutte le visite passate, attuali e future di quel cliente.

• In alto si vede quante prenotazioni ha in totale (comprese anche quelle future).
• Nell'elenco è riportata ogni prenotazione precedente con data, nome del collaboratore e stato della prenotazione.
• Se necessario, puoi aprire una prenotazione precedente specifica per vedere quali servizi sono stati offerti o quali note sono state aggiunte alla prenotazione.

Le note della prenotazione garantiscono al personale un accesso rapido a informazioni importanti, sia sulla visita specifica sia sul cliente in generale. Il loro utilizzo aiuta a offrire un servizio migliore, perché nessun dettaglio importante viene mai dimenticato. Inoltre, dalla scheda cronologia delle prenotazioni puoi facilmente avere una panoramica delle note legate alle prenotazioni precedenti del cliente.

D'ora in poi, quando sei in una prenotazione, aggiungi pure delle note senza esitare, per migliorare il flusso di lavoro interno del salone e offrire al cliente il miglior servizio possibile!