Pri správe rezervácií je často potrebné zapísať si dôležité podrobnosti, na ktoré treba pri obsluhe klienta určite myslieť. Preto má každá rezervácia samostatnú funkciu, kde môžete pridať trvalé poznámky týkajúce sa klienta aj podrobnosti týkajúce sa práve tejto konkrétnej rezervácie. Nižšie vysvetlíme, ako tieto poznámky používať a kde ich nájsť.

Poznámky ku klientovi vs. k rezervácii

Customer note (poznámky ku klientovi):

• Tieto sú vždy viazané na konkrétneho klienta bez ohľadu na to, koľkokrát salón navštívi.
• Hodia sa na ukladanie dlhodobejších informácií (napr. alergie, špeciálne želania, poznámky o preferenciách klienta).
• Poznámky ku klientovi vidia len pracovníci salónu (používatelia s oprávnením); klient sám ich nevidí.

Booking note (poznámky k rezervácii):

• Tieto sú viazané na konkrétnu rezerváciu a automaticky sa neprenášajú do nových rezervácií.
• Používajte ich na zaznamenanie aktuálnych alebo jednorazových informácií (napr. upozornenie, že klient bude meškať alebo že si tentoraz želá konkrétny produkt či procedúru).
• Aj tieto poznámky vidia len pracovníci salónu.

Možnosti poznámok a doplňujúce informácie

1. Pridanie poznámok:
   • Otvorte rezerváciu, ku ktorej chcete pridať poznámky.
   • Kliknite v pravom hornom rohu na ikonu Notes v tvare listu papiera (je viditeľná na obrázku vyššie).
   • Vyplňte pole potrebnými informáciami (poznámky ku klientovi alebo k rezervácii).
2. Zobrazenie poznámok v kalendári:
   • Ak je pri rezervácii zapísaná nejaká poznámka, v kalendári sa pri rezervácii zobrazí modrá ikona správy.
   • Ikona upozorňuje, že v tejto rezervácii sú dôležité doplňujúce informácie, ktoré by ste si mali pred poskytnutím služby určite pozrieť.
3. Informácie, ktoré klient zadal do poľa s doplňujúcimi informáciami pri online rezervácii:
   • Ak klient pri online rezervácii pridal do poľa doplňujúce informácie komentáre alebo želania, tento text sa zobrazí medzi poznámkami k rezervácii.

TIP:
Nebojte sa, klienti tieto polia s poznámkami vo svojom účte nevidia. Sú to interné poznámky salónu, ktoré vidia len oprávnení používatelia.

História rezervácií

V ponuke rezervácie je často k dispozícii aj karta Booking History, kde vidíte všetky predchádzajúce, aktuálne a budúce návštevy daného klienta.

• Hore vidíte, koľko rezervácií má klient celkovo (vrátane budúcich rezervácií).
• V zozname je uvedená každá predchádzajúca rezervácia s dátumom, menom pracovníka a stavom rezervácie.
• V prípade potreby môžete otvoriť niektorú konkrétnu predchádzajúcu rezerváciu a pozrieť sa, aké služby sa v nej poskytli alebo aké poznámky boli k rezervácii pridané.

Poznámky k rezervácii zabezpečujú personálu rýchly prístup k dôležitým informáciám o konkrétnej návšteve aj o klientovi všeobecne. Ich používanie pomáha poskytovať lepšie služby, pretože sa nikdy nezabudne na žiadny dôležitý detail. Navyše na karte Booking History ľahko získate prehľad o poznámkach k predchádzajúcim  rezerváciám klienta.

Keď budete nabudúce pri rezervácii, pokojne pridávajte poznámky, aby ste zlepšili interný pracovný postup salónu a ponúkli klientovi čo najlepšie služby!