Przy zarządzaniu wizytami często trzeba zapisać ważne szczegóły, o których koniecznie trzeba pamiętać podczas obsługi klienta. Dlatego każda wizyta ma osobną funkcję, w której można dodać zarówno stałe notatki związane z klientem, jak i szczegóły dotyczące właśnie tej konkretnej wizyty. Poniżej wyjaśniamy, jak korzystać z tych notatek i jak je znaleźć.

Notatki klienta a notatki wizyty

Client Notes:

• Zawsze towarzyszą konkretnemu klientowi, niezależnie od tego, ile razy odwiedza salon.
• Dobrze sprawdzają się do zapisywania informacji długoterminowych (np. alergie, szczególne życzenia, uwagi o preferencjach klienta).
• Notatki klienta widzą tylko pracownicy salonu (uprawnieni użytkownicy); sam klient ich nie widzi.

Booking Notes:

• Są powiązane z konkretną wizytą i nie przenoszą się automatycznie do nowych wizyt.
• Używaj ich do zapisywania bieżących lub jednorazowych informacji (np. informacja, że klient się spóźni albo tym razem chce konkretnego produktu/zabiegu).
• Te notatki też widzą tylko pracownicy salonu.

Możliwości notatek i dodatkowe informacje

1. Dodawanie notatek:
   • Otwórz wizytę, do której chcesz dodać notatki.
   • Kliknij w prawym górnym rogu ikonę Notes w kształcie kartki papieru (widoczną na powyższym zdjęciu).
   • Wypełnij pole potrzebnymi informacjami (notatki klienta lub notatki wizyty).
2. Wyświetlanie notatek w kalendarzu:
   • Jeśli wizyta ma zapisaną notatkę, w kalendarzu obok wizyty pokazywana jest niebieska ikona wiadomości.
   • Ikona zwraca uwagę, że w tej wizycie jest ważna dodatkowa informacja, którą koniecznie warto sprawdzić przed wykonaniem usługi.
3. Informacje wpisane przez klienta w polu dodatkowych informacji podczas rezerwacji online:
   • Jeśli klient dodał podczas rezerwacji online komentarze lub życzenia w polu Additional Info, ten tekst pojawi się w notatkach wizyty.

WSKAZÓWKA:
Nie martw się, klienci sami nie widzą tych pól notatek na swoim koncie. To wewnętrzne notatki salonu, widoczne tylko dla upoważnionych użytkowników.

Historia wizyt

W menu związanym z wizytą często jest też zakładka History, w której widzisz wszystkie wcześniejsze, obecne i przyszłe wizyty danego klienta.

• U góry widać, ile ma łącznie wizyt (w tym również przyszłe wizyty).
• Na liście wymieniona jest każda wcześniejsza wizyta wraz z datą, imieniem pracownika oraz statusem wizyty.
• W razie potrzeby możesz otworzyć konkretną wcześniejszą wizytę, żeby zobaczyć, jakie usługi tam oferowano lub jakie notatki do niej dodano.

Notatki wizyty zapewniają personelowi szybki dostęp do ważnych informacji zarówno o konkretnej wizycie, jak i o kliencie ogólnie. Korzystanie z nich pomaga zapewnić lepszą obsługę, bo dzięki temu nigdy nie umyka żaden ważny szczegół. Dodatkowo z zakładki History łatwo uzyskasz przegląd wcześniejszych notatek związanych z wizytami klienta.

Gdy następnym razem będziesz przy wizycie, śmiało dodawaj notatki, żeby usprawnić wewnętrzny przepływ pracy salonu i zapewnić klientowi jak najlepszą obsługę!