Varausten hallinnassa on usein tarpeen kirjata ylös tärkeitä yksityiskohtia, jotka on syytä muistaa asiakasta palvellessa. Siksi jokaisella varauksella on erillinen toiminto, johon voi lisätä sekä asiakkaaseen liittyviä pysyviä muistiinpanoja että juuri tähän tiettyyn varaukseen liittyviä yksityiskohtia. Alta löydät selitykset siihen, miten näitä muistiinpanoja käytetään ja löydetään.

Asiakkaan vs. varauksen muistiinpanot

Asiakkaan muistiinpanot:

• Ne kulkevat aina tietyn asiakkaan mukana riippumatta siitä, kuinka monta kertaa hän käy salongissa.
• Sopivat hyvin pidempiaikaisen tiedon tallentamiseen (esim. allergiat, erityistoiveet, merkinnät asiakkaan mieltymyksistä).
• Asiakkaan muistiinpanoja näkevät vain salongin työntekijät (oikeuden omaavat käyttäjät); asiakas itse ei näe niitä.

Varauksen muistiinpanot:

• Ne liittyvät tiettyyn varaukseen eivätkä siirry automaattisesti uusiin varauksiin.
• Käytä niitä juuri kyseisen kerran tai kertaluonteisen tiedon merkitsemiseen (esim. ilmoitus, että asiakas myöhästyy tai haluaa tällä kertaa tietyn tuotteen/käsittelyn).
• Myös näitä muistiinpanoja näkevät vain salongin työntekijät.

Muistiinpanojen mahdollisuudet ja lisätiedot

1. Muistiinpanojen lisääminen:
   • Avaa varaus, jonka yhteyteen haluat lisätä muistiinpanoja.
   • Klikkaa oikeasta yläkulmasta kirjekuoren muotoista Muistiinpanot-kuvaketta (näkyy yllä olevassa kuvassa).
   • Täytä kenttä tarvittavalla tiedolla (asiakkaan muistiinpanot tai varauksen muistiinpanot).
2. Muistiinpanojen näyttäminen kalenterissa:
   • Jos varaukseen liittyy merkintä, kalenterissa näytetään varauksen kohdalla sininen viestikuvake.
   • Kuvake kiinnittää huomion siihen, että tässä varauksessa on tärkeää lisätietoa, joka kannattaa ehdottomasti käydä läpi ennen palvelun aloittamista.
3. Asiakkaan verkkoajanvarauksen lisätiedot-kenttään syöttämä tieto:
   • Jos asiakas on verkkoajanvarausta tehdessään lisännyt lisätiedot-kenttään kommentteja tai toiveita, tämä teksti ilmestyy varauksen muistiinpanojen alle.

VINKKI:
Älä huoli, asiakkaat eivät näe näitä muistiinpanokenttiä omalla tilillään. Nämä ovat salongin sisäisiä muistiinpanoja, joita näkevät vain valtuutetut käyttäjät.

Varausten historia

Varaukseen liittyvässä valikossa on usein myös Varausten historia -välilehti, josta näet kyseisen asiakkaan kaikki aiemmat, nykyiset ja tulevat käynnit.

• Yläosassa näkyy, kuinka monta varausta hänellä on yhteensä (mukaan lukien tulevat varaukset).
• Luettelossa on esitelty jokainen aiempi varaus päivämäärän, palvelleen työntekijän nimen ja varauksen tilan kanssa.
• Tarvittaessa voit avata jonkin tietyn aiemman varauksen nähdäksesi, mitä palveluja siinä tarjottiin tai mitä muistiinpanoja varaukseen lisättiin.

Varauksen muistiinpanot takaavat henkilökunnalle nopean pääsyn tärkeään tietoon sekä tietystä käynnistä että asiakkaasta yleisesti. Niiden käyttö auttaa tarjoamaan parempaa palvelua, sillä näin yksikään tärkeä yksityiskohta ei koskaan unohdu. Lisäksi varausten historia -välilehdeltä saa kätevästi yleiskuvan asiakkaan aiempiin varauksiin liittyvistä muistiinpanoista.

Kun olet jatkossa varauksen äärellä, lisää rohkeasti muistiinpanoja parantaaksesi salongin sisäistä työnkulkua ja tarjotaksesi asiakkaalle parhaan mahdollisen palvelun!