Při správě rezervací je často potřeba zaznamenat důležité podrobnosti, které je nutné mít při obsluze klienta na paměti. Proto má každá rezervace samostatnou funkci, kde lze přidávat jak trvalé poznámky vztahující se ke klientovi, tak podrobnosti týkající se právě dané konkrétní rezervace. Níže vysvětlíme, jak tyto poznámky používat a najít.

Poznámky klienta vs. poznámky rezervace

Customer note:

• Ty vždy patří ke konkrétnímu klientovi bez ohledu na to, kolikrát salon navštíví.
• Hodí se dobře k ukládání dlouhodobých informací (např. alergie, zvláštní přání, poznámky k preferencím klienta).
• Poznámky klienta vidí pouze zaměstnanci salonu (uživatelé s oprávněním); klient sám je nevidí.

Booking note:

• Ty jsou spojené s konkrétní rezervací a automaticky se nepřenášejí do nových rezervací.
• Používejte je k zaznamenání aktuální nebo jednorázové informace (např. že klient přijde později nebo si tentokrát přeje konkrétní produkt/proceduru).
• I tyto poznámky vidí pouze zaměstnanci salonu.

Možnosti poznámek a doplňující informace

1. Přidání poznámek:
   • Otevřete rezervaci, ke které chcete přidat poznámky.
   • Klikněte vpravo nahoře na ikonu ve tvaru papíru Notes (vidíte ji na obrázku výše).
   • Vyplňte pole potřebnými informacemi (Customer note nebo Booking note).
2. Zobrazení poznámek v kalendáři:
   • Pokud má rezervace zapsanou nějakou poznámku, zobrazí se v kalendáři u rezervace modrá ikonka zprávy.
   • Ikona upozorňuje, že daná rezervace obsahuje důležité doplňující informace, které by bylo dobré před poskytnutím služby zkontrolovat.
3. Informace, které klient zadá do pole doplňujících informací při online rezervaci:
   • Pokud klient při vytváření online rezervace přidá do pole doplňující informace komentáře nebo přání, tento text se zobrazí pod poznámkami k rezervaci.

TIP:
Nemějte obavy, klienti sami tato pole s poznámkami ve svém účtu nevidí. Jde o interní poznámky salonu, které vidí pouze oprávnění uživatelé.

Historie rezervací

V nabídce spojené s rezervací bývá často k dispozici i záložka Booking history, kde vidíte všechny dřívější, aktuální a budoucí návštěvy daného klienta.

• Nahoře vidíte, kolik má celkem rezervací (včetně budoucích rezervací).
• V seznamu je uvedena každá dřívější rezervace spolu s datem, jménem zaměstnance a stavem rezervace.
• V případě potřeby můžete otevřít konkrétní dřívější rezervaci a zjistit, jaké služby v ní byly poskytnuty nebo jaké poznámky k ní byly přidány.

Poznámky k rezervaci zajišťují personálu rychlý přístup k důležitým informacím, jak ke konkrétní návštěvě, tak ke klientovi obecně. Jejich používání pomáhá poskytovat lepší obsluhu, protože tak nikdy nezapomenete na žádný důležitý detail. Navíc ze záložky Booking history snadno získáte přehled o dřívějších poznámkách klienta souvisejících s rezervacemi.

Až budete příště u rezervace, směle přidávejte poznámky, abyste zlepšili interní pracovní postup salonu a poskytli klientovi tu nejlepší obsluhu!