Σε αυτόν τον οδηγό εξηγούμε πώς κάθε μέλος της ομάδας μπορεί να ορίσει μόνο του πόσο νωρίτερα πρέπει να κλείσει ο πελάτης ένα online ραντεβού. Έτσι έχεις την ευελιξία να αποφασίσεις πόσο γρήγορα μπορείς να δέχεσαι νέες κρατήσεις: αν θέλεις να προσφέρεις κρατήσεις ήδη για την ίδια ημέρα ή αν θέλεις τουλάχιστον μερικές ώρες ή ημέρες προειδοποίησης.

Τι είναι ο χρόνος προειδοποίησης για κρατήσεις;

Ο χρόνος προειδοποίησης είναι το ελάχιστο χρονικό διάστημα που πρέπει να μεσολαβεί ανάμεσα στη στιγμή που ο πελάτης κάνει την online κράτηση και στην πραγματική ώρα έναρξης της υπηρεσίας. Για παράδειγμα:

• Αν ο χρόνος προειδοποίησης έχει οριστεί σε δύο ώρες, ο πελάτης μπορεί να κλείσει στο σύστημα online κρατήσεων ραντεβού το νωρίτερο σε δύο ώρες από τώρα (εφόσον η ώρα αυτή είναι ελεύθερη).
• Αν έχει οριστεί σε μία ημέρα, ο πελάτης βλέπει τις πρώτες ελεύθερες ώρες σε 24 ώρες από αυτή τη στιγμή.

Αυτή η ρύθμιση είναι πολύ χρήσιμη αν χρειάζεσαι λίγο χρόνο για να οργανωθείς πριν εξυπηρετήσεις έναν νέο πελάτη ή απλώς θέλεις να προγραμματίζεις την εργάσιμη ημέρα σου με μεγαλύτερη σιγουριά.

Πώς το ρυθμίζεις;

 
1. Πήγαινε στη σελίδα Apps.
2. Άνοιξε την εφαρμογή με το όνομα Staff.
3. Επίλεξε το μέλος της ομάδας για το οποίο θέλεις να ρυθμίσεις τον χρόνο προειδοποίησης, κάνοντας κλικ στο κουμπί Info (μπορεί να είναι και το δικό σου προφίλ).
4. Στο προφίλ του μέλους της ομάδας πήγαινε στην ενότητα Preferences.
5. Κύλισε προς τα κάτω μέχρι την κατηγορία Online booking.
6. Βρες τη ρύθμιση Appointment lead time και όρισε το διάστημα που σου ταιριάζει (ημέρες, ώρες, λεπτά).

Παραδείγματα:

•    Αν επιλέξεις 0 λεπτά
     Ο πελάτης μπορεί να κλείσει ραντεβού αμέσως. Για παράδειγμα, αν έχεις ελεύθερη ώρα στο ημερολόγιο στις 13:00 και ο πελάτης κλείνει ραντεβού επίσης στις 13:00, μπορεί (θεωρητικά) να έρθει αμέσως.  
•    Αν επιλέξεις 2 ώρες
     Ο πελάτης μπορεί να κλείσει ραντεβού τουλάχιστον δύο ώρες νωρίτερα. Αν η ώρα είναι 13:00, η πρώτη δυνατή ώρα είναι οι 15:00 (αν είναι ελεύθερη).  
 
•    Αν επιλέξεις 1 ημέρα
     Ο πελάτης πρέπει να κλείσει το ραντεβού του τουλάχιστον 24 ώρες νωρίτερα. Αν σήμερα είναι Δευτέρα και η ώρα 12:00, το νωρίτερο που μπορεί να κλείσει είναι για την Τρίτη μετά τις 12:00.  

 ΣΥΜΒΟΥΛΗ:
 Αν μένεις μακριά από το σαλόνι ή χρειάζεσαι επιπλέον χρόνο για προετοιμασία, ίσως σε βοηθήσει να ορίσεις μεγαλύτερο χρόνο προειδοποίησης (π.χ. 2 ώρες ή 1 ημέρα). Αν όμως είσαι πάντα στο σαλόνι και μπορείς να εξυπηρετήσεις πελάτες αμέσως, μπορείς να αφήσεις τον χρόνο προειδοποίησης πολύ σύντομο (ακόμη και 0 λεπτά).  

Γιατί είναι χρήσιμο;

• Σου δίνει χώρο να ανασάνεις για προγραμματισμό και προετοιμασία.
• Αποτρέπει απρόοπτες καταστάσεις, όπου ο πελάτης εμφανίζεται ξαφνικά χωρίς να έχεις προλάβει να προετοιμαστείς.
• Σου επιτρέπει να κρατάς το πρόγραμμα της ημέρας ρεαλιστικό και να το σχεδιάζεις καλύτερα, ειδικά αν η διαδρομή σου μέχρι το σαλόνι είναι μεγάλη ή έχεις πολλές άλλες υποχρεώσεις.
  ‍

Αξίζει να δοκιμάσεις διαφορετικές ρυθμίσεις και να βρεις τον χρόνο προειδοποίησης που σου ταιριάζει. Έτσι είναι βέβαιο ότι κανείς δεν θα κλείσει ραντεβού την τελευταία στιγμή, όταν δεν μπορείς πραγματικά να δεχτείς πελάτες.

‍