Tässä ohjeessa selitämme, miten jokainen työntekijä voi itse määrittää, kuinka suurella etuajalla asiakas voi varata ajan verkossa. Tämä antaa sinulle joustavuuden päättää, kuinka nopeasti olet valmis ottamaan vastaan uusia varauksia - haluatko tarjota varaamisen jo samaksi päiväksi vai haluatko vähintään muutaman tunnin tai päivän etuajan.

Mikä on varauksen etuaika?

Varauksen etuaika tarkoittaa minimiaikaväliä, jonka on jäätävä asiakkaan verkkovarauksen tekohetken ja palvelun todellisen alkamisajan väliin. Esimerkiksi:

• Jos etuajan asetus on määritetty kahteen tuntiin, asiakas voi varata verkkoajanvarausjärjestelmässä aikaisintaan kahden tunnin päähän (jos kyseinen aika on vapaa).
• Jos se on määritetty yhteen päivään, asiakas näkee ensimmäiset vapaat ajat 24 tunnin päästä nykyhetkestä.

Tämä asetus on erittäin hyödyllinen, jos tarvitset hieman reagointiaikaa ennen uuden asiakkaan palvelemista tai haluat yksinkertaisesti suunnitella työpäiväsi varmemmin.

Miten asetetaan?

 
1. Siirry Sovellukset-sivulle.
2. Avaa sovellus nimeltä Työntekijät.
3. Valitse työntekijä, jolle haluat asettaa varauksen etuajan, klikkaamalla Info-painiketta (voi olla juuri sinä itse).
4. Siirry työntekijän profiilissa Asetukset-osioon.
5. Vieritä alaspäin, kunnes pääset Verkkoajanvaraus-kategoriaan.
6. Etsi Verkkoajanvarauksen minimietuaika ja määritä sopiva väli (päivät, tunnit, minuutit).

Esimerkkejä:

•    Jos valitset 0 minuuttia
     Asiakas voi varata ajan itselleen välittömästi. Esimerkiksi jos kalenterissasi on vapaa aika kello 13.00 ja asiakas varaa myös kello 13.00, hän voi (teoriassa) tulla paikalle heti.  
•    Jos valitset 2 tuntia
     Asiakas voi varata ajan itselleen vähintään kaksi tuntia etukäteen. Jos kello on 13.00, ensimmäinen mahdollinen aika on 15.00 (jos se on vapaa).  
 
•    Jos valitset 1 päivän
     Asiakkaan on varattava aikansa vähintään 24 tuntia etukäteen. Jos tänään on maanantai kello 12.00, aikaisintaan hän voi varata ajan itselleen vasta tiistaiksi kello 12.00 jälkeen.  

 VINKKI:
 Jos asut kauempana salongista tai tarvitset silti lisäaikaa valmisteluihin, voi olla hyödyllistä määrittää pidempi etuaika (esim. 2 tuntia tai 1 päivä). Jos taas olet aina salongissa paikalla ja valmis palvelemaan asiakkaita, voit jättää etuajan hyvin lyhyeksi (jopa 0 minuuttia).  

Miksi tämä on hyödyllistä?

• Antaa sinulle hengähdystilaa suunnitteluun ja valmistautumiseen.
• Välttää yllättäviä tilanteita, joissa asiakas ilmestyy hetkessä paikalle, mutta et ole siihen valmistautunut.
• Mahdollistaa päiväaikataulusi pitämisen realistisena ja sen paremman suunnittelun, erityisesti jos matkasi salonkiin on pitkä tai sinulla on paljon muita tehtäviä.
  ‍

Kannattaa kokeilla erilaisia asetuksia ja löytää juuri itselle sopiva etuaika. Näin voit olla varma, ettei kukaan varaa liian viime hetkellä, kun et ole vielä valmis ottamaan asiakkaita vastaan.

‍