In deze handleiding leggen we uit hoe elke medewerker zelf kan bepalen met hoeveel voorbereidingstijd een klant online een afspraak kan boeken. Dit geeft je de flexibiliteit om te bepalen hoe snel je klaar bent om nieuwe boekingen te ontvangen: wil je boeken voor dezelfde dag aanbieden, of wil je liever minstens een paar uur of een dag vooraankondiging?

Wat is de minimale boekingstermijn?

De minimale boekingstermijn is de minimale tijd die moet zitten tussen het moment waarop de klant online boekt en het daadwerkelijke starttijdstip van de dienst. Bijvoorbeeld:

• Staat de instelling voor de boekingstermijn op twee uur, dan kan de klant in het online-boekingssysteem op zijn vroegst een tijd over twee uur boeken (mits die tijd vrij is).
• Staat deze op één dag, dan ziet de klant de eerste vrije tijden pas 24 uur vanaf dit moment.

Deze instelling is heel nuttig als je wat reactietijd nodig hebt voordat je een nieuwe klant bedient, of als je gewoon je werkdag met meer zekerheid wilt plannen.

Hoe stel je dit in?

 
1. Ga naar de pagina Apps.
2. Open de app genaamd Staff.
3. Kies de medewerker voor wie je de minimale boekingstermijn wilt instellen door op de knop Info te klikken (dit kun je ook jezelf zijn).
4. Ga in het profiel van de medewerker naar het onderdeel Preferences.
5. Scroll naar beneden tot de categorie Online booking.
6. Zoek Appointment lead time en stel de gewenste termijn in (dagen, uren, minuten).

Voorbeelden:

•    Kies je 0 minuten
     Dan kan de klant meteen een tijd boeken. Heb je bijvoorbeeld om 13.00 uur een vrije plek in de agenda en boekt de klant ook om 13.00 uur, dan kan hij (theoretisch) meteen langskomen.  
•    Kies je 2 uur
     Dan kan de klant minstens twee uur van tevoren een tijd boeken. Is het 13.00 uur, dan begint de eerst mogelijke tijd om 15.00 uur (als die vrij is).  
 
•    Kies je 1 dag
     Dan moet de klant zijn afspraak minstens 24 uur van tevoren vastleggen. Is het vandaag maandag 12.00 uur, dan kan hij op zijn vroegst pas dinsdag na 12.00 uur een tijd boeken.  

 TIP:
 Woon je verder van de salon of heb je toch extra tijd nodig om je voor te bereiden, dan kan het handig zijn een langere boekingstermijn in te stellen (bijv. 2 uur of 1 dag). Ben je altijd in de salon aanwezig en klaar om klanten te ontvangen, dan kun je de termijn heel kort houden (zelfs 0 minuten).  

Waarom is dit nuttig?

• Geeft je ademruimte voor planning en voorbereiding.
• Voorkomt onverwachte situaties waarin een klant meteen komt opdagen terwijl jij daar niet op voorbereid bent.
• Helpt je je dagplanning realistisch te houden en beter te plannen, vooral als je een lange reis naar de salon hebt of veel andere bezigheden hebt.
  ‍

Het is verstandig om verschillende instellingen te proberen en de boekingstermijn te vinden die bij jou past. Zo weet je zeker dat niemand op het laatste moment boekt terwijl jij nog niet klaar bent om klanten echt te ontvangen.

‍