In dieser Anleitung erklären wir, wie jeder Mitarbeiter selbst festlegen kann, mit welcher Vorlaufzeit ein Kunde online einen Termin buchen kann. Das gibt dir die Flexibilität zu entscheiden, wie schnell du bereit bist, neue Buchungen anzunehmen – ob du eine Buchung noch für denselben Tag anbieten möchtest oder lieber mindestens ein paar Stunden bzw. einen Tag Vorlauf brauchst.

Was ist die Vorlaufzeit für Buchungen?

Die Vorlaufzeit für Buchungen ist der Mindestzeitraum, der zwischen dem Moment der Online-Buchung durch den Kunden und dem tatsächlichen Beginn der Leistung liegen muss. Zum Beispiel:

  • Ist die Vorlaufzeit auf zwei Stunden eingestellt, kann der Kunde im Online-Buchungssystem frühestens einen Termin in zwei Stunden buchen (sofern dieser Termin frei ist).
  • Ist sie auf einen Tag eingestellt, sieht der Kunde die ersten freien Zeiten erst 24 Stunden ab dem aktuellen Zeitpunkt.

Diese Einstellung ist sehr nützlich, wenn du etwas Reaktionszeit vor der Betreuung eines neuen Kunden brauchst oder deinen Arbeitstag einfach verlässlicher planen möchtest.

Wie richtest du das ein?

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  1. Gehe zur Apps-Seite.
  2. Öffne die App Staff.
  3. Wähle den Mitarbeiter, für den du die Vorlaufzeit für Buchungen einrichten möchtest, indem du auf die Schaltfläche Info klickst (das kannst auch du selbst sein).
  4. Gehe im Mitarbeiterprofil zum Bereich Preferences.
  5. Scrolle nach unten, bis du zur Kategorie Online booking kommst.
  6. Suche Appointment lead time und lege den passenden Abstand fest (Tage, Stunden, Minuten).

Beispiele:

  •    Wählst du 0 Minuten
    Der Kunde kann sich sofort einen Termin buchen. Hast du zum Beispiel um 13:00 Uhr eine freie Zeit im Kalender und der Kunde bucht ebenfalls für 13:00 Uhr, könnte er (theoretisch) sofort vorbeikommen.
  •    Wählst du 2 Stunden
    Der Kunde kann sich einen Termin frühestens zwei Stunden im Voraus buchen. Ist es jetzt 13:00 Uhr, ist die erste mögliche Zeit 15:00 Uhr (sofern diese frei ist).
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  •    Wählst du 1 Tag
    Der Kunde muss seinen Termin mindestens 24 Stunden vorher festlegen. Ist heute Montag, 12:00 Uhr, kann er frühestens für Dienstag nach 12:00 Uhr buchen.
 TIPP:
Wohnst du weiter vom Salon entfernt oder brauchst du zusätzliche Vorbereitungszeit, kann eine längere Vorlaufzeit sinnvoll sein (z. B. 2 Stunden oder 1 Tag). Bist du dagegen immer im Salon und jederzeit einsatzbereit, kannst du die Vorlaufzeit auch sehr kurz halten (sogar 0 Minuten).

Warum ist das nützlich?

  • Es gibt dir Spielraum für Planung und Vorbereitung.
  • Es verhindert unerwartete Situationen, in denen ein Kunde plötzlich vor der Tür steht, du aber nicht darauf vorbereitet bist.
  • Es hilft dir, deinen Tagesplan realistisch zu halten und besser zu planen, besonders wenn du einen längeren Anfahrtsweg zum Salon oder viel anderes zu tun hast.
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Es lohnt sich, verschiedene Einstellungen auszuprobieren und die für dich passende Vorlaufzeit zu finden. So kannst du sicher sein, dass niemand in letzter Minute bucht, obwohl du gar nicht bereit bist, Kunden zu empfangen.

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