Ce guide explique comment chaque membre de l’équipe peut définir lui-même le délai de préavis avec lequel un client peut réserver un créneau en ligne. Cela vous donne la flexibilité de décider à quelle vitesse vous êtes prêt à accepter de nouvelles réservations : proposer la réservation dès le jour même, ou exiger au moins quelques heures ou quelques jours de préavis.
Qu’est-ce que le délai de préavis de réservation ?
Le délai de préavis de réservation correspond à l’intervalle minimal qui doit s’écouler entre le moment où le client effectue sa réservation en ligne et l’heure réelle de début de la prestation. Par exemple :
- Si le délai de préavis est réglé sur deux heures, le client peut réserver, dans le système de réservation en ligne, au plus tôt un créneau dans deux heures (si ce créneau est libre).
- S’il est réglé sur un jour, le client voit les premiers créneaux libres 24 heures après le moment présent.
Ce réglage est très utile si vous avez besoin d’un peu de temps de réaction avant de recevoir un nouveau client, ou si vous souhaitez simplement planifier votre journée de travail de façon plus sûre.
Comment configurer ce réglage ?
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- Allez sur la page Apps.
- Ouvrez l’application nommée Staff.
- Choisissez le membre de l’équipe pour lequel vous voulez configurer le délai de préavis de réservation, en cliquant sur le bouton Info (cela peut être vous-même).
- Allez, dans le profil du membre de l’équipe, à la section Preferences.
- Faites défiler jusqu’à la catégorie Online booking.
- Trouvez Appointment lead time et définissez l’intervalle souhaité (jours, heures, minutes).
Exemples :
- Si vous choisissez 0 minute
Le client peut réserver un créneau immédiatement. Par exemple, si vous avez un créneau libre dans le calendrier à 13h00 et que le client réserve également à 13h00, il peut (en théorie) arriver tout de suite. - Si vous choisissez 2 heures
Le client peut réserver un créneau au moins deux heures à l’avance. S’il est 13h00, le premier créneau possible commence à 15h00 (s’il est libre). - Si vous choisissez 1 jour
Le client doit réserver son créneau au moins 24 heures à l’avance. Si nous sommes aujourd’hui lundi à 12h00, il ne pourra au plus tôt réserver un créneau que pour mardi après 12h00.
ASTUCE :
Si vous habitez loin du salon ou avez besoin de temps supplémentaire pour vous préparer, il peut être utile de définir un délai de préavis plus long (par ex. 2 heures ou 1 jour). Mais si vous êtes toujours présent au salon et prêt à recevoir des clients, vous pouvez laisser un délai très court (même 0 minute).
Pourquoi est-ce utile ?
- Vous donne une marge de manœuvre pour planifier et vous préparer.
- Évite les situations imprévues où un client se présente aussitôt, sans que vous soyez prêt à le recevoir.
- Vous permet de garder un planning réaliste et de mieux l’organiser, surtout si le trajet jusqu’au salon est long ou si vous avez beaucoup d’autres tâches.
Il est judicieux d’essayer différents réglages pour trouver le délai de préavis qui vous convient le mieux. Vous pouvez ainsi être certain que personne ne réserve à la dernière minute alors que vous n’êtes pas réellement prêt à recevoir des clients.